Online DMS in Deutschland

Gerade in den letzten Jahren dürfte wohl keinem entgangen sein, dass Cloud-Computing und Mobile-Computing einen beispielhaften Siegeszug hingelegt haben und infolgedessen auch die Bedeutung von so genannten Dokumentmanagementsystemen erhöht haben.

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist es ab sofort von großer Bedeutung, auf ein effektives DMS System und eine benutzerfreundliche Lösung zu setzen, die es Ihnen ermöglicht Daten und Dokumente, sowie Informationen sicher, unmittelbar und zeitgemäß zu bearbeiten und zu versenden.

DMS Systeme

Dokumentenmanagementsysteme sinnvoll einsetzen

Die Dokumentmanagementsysteme werden im Allgemeinen mit DMS abgekürzt und verweisen dabei direkt auf die Organisation und die Struktur von unternehmenswichtigen Daten. Diese zum Teil betriebskritischen Dokumente haben bisher ausschließlich Einzug in das Unternehmen und in die Büros gehalten. Seit dem Zeitalter der mobilen Datensicherung wurden die Grenzen jedoch gesprengt und es ist notwendig, die Dokumente auch im Home Office verfügbar zu machen.

Nicht nur Ihre Kooperationspartner und Kunden profitieren von dieser heraufgesetzten Verfügbarkeit, sondern auch Sie selbst, denn Sie können jederzeit und überall von jedem mobilen Endgerät auf Ihre Daten Zugriff nehmen.

Befinden Sie sich zum Beispiel bei einem Partner oder bei einem Kunden, ist es möglich, via Tablet oder Laptop auf wichtige Dokumente Zugriff zu nehmen und diese direkt zur Hand zu haben. Wir sprechen in diesem Zusammenhang von einer unternehmerischen Digitalisierung, die längst auf den gesamten Alltag einwirkt und in den nächsten Jahren noch einen merklichen Anstieg verzeichnen wird.

Erst wenn Sie auf eine effektive DMS Lösung setzen, sind Sie der zunehmenden Unübersichtlichkeit und der digitalen Vernetzung gewachsen und sorgen für Transparenz und Sicherheit im gesamten Unternehmen.

DMS Systeme & Sicherheit

Nicht nur im Unternehmen, sondern auch privat setzen mittlerweile viele Anwender auf die Cloud. Es gibt kaum ein unkomplizierteres Verfahren, die Dateien und Dokumente zu sichern und gegen Datenklau oder Viren zu schützen. Sie können sich die Cloud wie eine digitale Wolke vorstellen, die gerade im Zusammenspiel mit starken Servern jede Menge Vorteile hat. Was hält also noch von der Nutzung und Speicherung via Cloud ab?

Es ist zum Teil die Sicherheit äußerst sensibler Daten, die hier einen der Risikofaktoren darstellt. Oder sind Sie sich darüber bewusst, dass viele Cloud-Anbieter gerade in anderen Ländern ganz andere Datenschutzgrundlagen haben als in Deutschland? In diesem Zusammenhang die Übersicht über die einzelnen Richtlinien zu behalten, ist schier unmöglich und wir verweisen als Lösungsidee auf DMS Lösungen aus Deutschland.

In kaum einem anderen Land herrschen schließlich so strenge Reglementierungen und Datenschutzrichtlinien, wie in der Bundesrepublik. Was liegt da näher, als auf einen deutschen Anbieter zu bauen?

Akten digitalisieren mit DMS

Daten flexibel mit Kunden und Partner austauschen

Möchten Sie die eigenen Daten und Informationen sowie Dokumente mit anderen Kollegen und Geschäftskontakten teilen, geht der Blick auf das integrierte Dokumentenmanagementsystem, das in der Regel in Verbindung mit der Cloud angeboten wird. Welche Funktionen sollte diese DMS Lösung aber eigentlich bieten?

Sie sollten mindestens die Möglichkeit haben, in wenigen Klicks einen Ordner zu erstellen, diesen beliebig zu verschieben, kopieren und weitergeben zu können oder einen anderen Dateinamen zu geben. Das ausschlaggebende Schlagwort in diesem Zusammenhang ist aber wohl die revisionssichere Dokumentenverwaltung, d.h. jeder einzelne Prozess, jede Änderung und jeder Austausch wird in einem Skript festgehalten und kann zu jedem Zeitpunkt nachvollzogen werden. Auf diese Weise ist es denkbar, alle Dokumente in einem virtuellen Datenraum abzuspeichern und gleichsam gegen den Missbrauch Unberechtigter zu schützen.

Einige DMS Lösungen erlauben es, auch die privaten Dokumente in einem externen Bereich mit aufzunehmen und Ihr gesamtes Leben in diesen Dokumenten-Management-System zu verwalten, wie man es schön bei diesem bekannten Online DMS in Deutschland sehen kann. Gerade Unternehmen raten wir übrigens dazu, bei den Speicherkapazitäten nicht zu knapp vorzugehen; wobei auch ein späteres Aufrüsten im Hinblick auf die gespeicherten Datenmengen jederzeit möglich sein sollte.

Fazit

Für kleine, mittelständische und große Unternehmen ist es längst an der Zeit, im Hinblick auf die Digitalisierung und Vernetzung umzudenken und auf effektive Datenspeichersysteme und Dokumentenmanagementsysteme zu setzen. In diesem Zusammenhang haben vor allem die effektiven Dienstleister die Nase vorn, denn diese bieten Ihnen eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche, die keinerlei Schulung bedarf und sofort von Kunden, Interessenten und Kooperationspartnern problemlos genutzt werden kann.

Leistungsfähige Systeme erlauben die Integration von persönlichen Dokumenten in einem extern gesicherten Bereich. Legen Sie bei der Auswahl von einem passenden Cloud Anbieter und einer DMS Lösung besonders hohen Wert auf die anerkannten Qualitätszertifikate, ein Höchstmaß an Sicherheit und Verschlüsselung der Daten sowie auf eine einfache Bedienung und Transparenz des Unternehmens.



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