Virtueller Datenraum und sein wirtschaftlicher Nutzen für Unternehmen

Der virtuelle Datenraum legt seinen Fokus auf ökonomische, zeitgemäße und sichere Unternehmenstransaktionen. Mithilfe dieses Datenraums sind Sie ab sofort in der Lage, Kooperationspartnern und Käufern, aber auch Interessenten alle benötigten Dokumente und Informationen über wirklich sichere Transaktionen zur Verfügung zu stellen.

In diesem Zusammenhang kommen wir im folgenden Beitrag auch auf Due Diligence Prüfungen zu sprechen und stellen die Vorteile des zukünftigen Datenaustauschs zusammen.

Zeitgemäßer Datenaustausch 2015 und seine Anforderungen

virtuelles Büro

Auch wenn laut einer Umfrage noch 74 Prozent aller Befragten Ihre Daten per Mail versenden, empfiehlt sich diese Form des Datenaustauschs nicht für Unternehmen. Die Ansprüche an die Verfügbarkeit und den Austausch von Daten sind gerade im letzten Jahr merklich gestiegen, was nicht zuletzt an der zunehmenden Vernetzung und Digitalisierung des gesamten Alltags und der unternehmerischen Prozesse liegt.

Was verstehen wir unter Due Diligence?

Due Diligence wird auch mit dem Kürzel DD bezeichnet und beinhaltet eine spezifische Risikoprüfung. Diese Risikoprüfung wird dann durchgeführt, wenn zum Beispiel eine Unternehmensbeteiligung ansteht oder sich ein Käufer mit dem Gedanken trägt, eine Immobilie zu übernehmen. Auch im Zusammenhang mit dem Vorhaben an die Börse zu gehen kommt es zu ähnlichen Risikoprüfungen.

Wollen wir diesen Begriff direkt ins Deutsche übersetzen, treffen wir auf: „im Verkehr erforderliche Sorgfalt“. Über diese aufwendige und sorgfältige Prüfung ist es möglich, die jeweiligen Schwächen und Stärken eines Objekts und die zu Grunde liegenden Risiken vorab abzuwägen, um im Endeffekt den eigentlichen Wert festlegen zu können.

Virtueller Datenraum und seine Vorteile für die Nutzer

Mithilfe eines virtuellen Datenraums beschleunigen Sie diese Prozesse und machen diese zugänglich für mehrere Personengruppen. Gerade bei der Übertragung von Daten und Dokumenten in einem virtuellen Raum spielt die Sicherheit eine ausschlaggebende Rolle. Sicherer Datenraum von docurex und anderen bekannten Anbietern ist auch nicht mehr teuer. Werfen Sie in diesem Zusammenhang aber immer einen Blick auf die Zertifikate eines Anbieters und legen Wert auf ein mehrgliedriges Sicherheitssystem. Alle Daten sollten verschlüsselt übertragen und aufgezeichnet werden.

Datenschutz im virtuellen Datenraum

Serviceleistungen und Transparenz der führenden Anbieter

Die Qualität und Wertigkeit eines Systems, einer Serviceleistung oder einer Anwendung macht sich nicht zuletzt an ihrer Benutzerfreundlichkeit fest. Was nützt der sicherste, virtuelle Datenraum, wenn kaum jemand damit umgehen kann. Bei unserem eben genannten Beispiel zu bleiben: Docurex wurde u.a. von der Fraunhofer-Gesellschaft überprüft und mit einem Zertifikat versehen.

Das garantiert jedem Kunden eine sichere und benutzerfreundliche sowie intuitive Benutzung. Tatsächlich soll es möglich sein, auf diesen Datenraum zurückzugreifen und die einzelnen Schritte auszuführen, ohne eine aufwändige Schulung absolvieren zu müssen.

Virtueller Datenraum: flexibel und jederzeit einsetzbar

Es dauert nur wenige Stunden und der persönliche, elektronische Datenraum ist einsatzbereit und wurde nach höchsten Sicherheitsstandards an die persönliche Corporate Identity angepasst. Alle übertragenen Dokumente werden in Form von PDF kopiergeschützt dargestellt. Darüber hinaus garantiert virtueller Datenaustausch ein zeitunabhängiges und zuverlässiges Arbeiten.

So können mehrere Personen parallel ihre Arbeiten in diesem virtuellen Datenraum erledigen. Werfen wir einen ersten Blick auf die Benutzeroberfläche fällt nochmals die hohe Benutzerfreundlichkeit positiv auf, was einen ersten Einstieg merklich erleichtert. Demnach ist es sinnvoll, physische Datenräume durch virtuelle Kapazitäten zu ersetzen.

Risikolose Speicherung und Dokumentation

Die Online-Module erlauben es Ihnen, gezielte Fragen zu den Dokumenten oder den Ordnern zu stellen. Die Fragen gelangen auf direktem Weg zum passenden Mitarbeiter und halten das Risiko von Missverständnissen und Problemen auf einem geringen Level. Obendrein sind Q&A Module in der Lage, in absehbarer Zeit eine enorm hohe Anzahl an Fragen zu beantworten.

So erhöhen Sie nicht nur die Qualität im Hinblick auf die problemlose Strategien, sondern auch die Servicequalität, indem Sie einen Fokus auf eine schnelle und unkomplizierte Bearbeitung von Problemen legen.

Gängige Sicherheitsstandards in der Übersicht

In puncto Sicherheit vertrauen die Top Anbieter einem mehrstufigen System, das allen seinen Nutzern ein Höchstmaß an Vertragssicherheit zugesteht. Neben einer 246 Bit Verschlüsselung garantiert zum Beispiel Docurex über 20 verschiedene Sicherheitsmerkmale, die einen Missbrauch nahezu unmöglich machen. Mit jeder Transaktion, die im virtuellen Datenraum erfolgt, geht eine revisionssichere Aufzeichnung einher. Je nach Bedarf haben Sie dann die Möglichkeit, auf zurückliegende Daten, Änderungen und Zugriffe Einsicht zu nehmen.

Darüber hinaus wird ein Höchstmaß an Kontrolle und Übersicht bereitgestellt. Zudem ist es über ein weiterführendes Modul möglich, Dokumente in einem übersichtlichen Vergleich gegenüber abzubilden. Dies erhöht wiederum die Übersichtlichkeit des virtuellen Datenraums. Im Prinzip sind die Kontrollfunktion und die Transparenz den standardisierten Büroräumen um ein Vielfaches überlegen.


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