Datenschutz am Arbeitsplatz – worauf muss man achten?

Das Thema Datenschutz ist am Arbeitsplatz ebenso wichtig wie im privaten Umfeld. Besonders betroffen davon sind Arbeitnehmer, die in der Datenverarbeitung angestellt sind. Sie müssen die geltenden Datenschutzgrundsätze beachten und sich regelmäßig auf das bestehende Datengeheimnis verpflichten. Auch das private ins Internet gehen während der Arbeit, das unter Umständen erlaubt ist, unterliegt den Datenschutzbestimmungen. Schließlich handelt es sich hierbei ebenfalls um personenbezogene Daten, die nur unter bestimmten Voraussetzungen verarbeitet oder genutzt werden dürfen.

Datenschutz: Ein wichtiges Thema für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen

Datenschutz am Arbeitsplatz

Im alltäglichen Leben spielt der Datenschutz immer wieder eine wichtige Rolle. Betroffen davon sind sowohl das Privat- als auch das Berufsleben. Dennoch ist es für viele Angestellte in einem Beschäftigungsverhältnis nicht allzu einfach, die eigenen Rechte und Pflichten nachzuvollziehen. Schließlich gibt es kein gesondertes Gesetz, dass den Datenschutz im Arbeitsrecht definiert. Regelungen zum Arbeitnehmerdatenschutz finden sich hingegen dezentralisiert in unterschiedlichen Gesetzen wieder.

Das Recht auf informationelle Selbstbestimmung

Wie bei anderen personenbezogenen Daten gilt für Mitarbeiterdaten, dass diese nur dann verarbeitet oder genutzt werden dürfen, sofern eine aktive Zustimmung vorliegt. Zusätzlich ist eine Weiterverarbeitung möglich, wenn die Rechtsvorschrift es erlaubt oder die Verwendung anderweitig anordnet ist. Dem zugrunde liegt das Recht auf die informationelle Selbstbestimmung, da personenbezogene Daten dem Eigentum zuzuordnen sind.

Informationen, die für die Aufnahme, Beendigung oder Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses notwendig sind, dürfen laut § 32 Absatz 1 Satz 1 des Bundesdatenschutzgesetzes grundsätzlich erhoben werden. Dazu zählen unter anderen Personen- und Adressdaten.

Kontoverbindungen wie auch allgemeine Angaben zur Steuer werden zusätzlich für die Lohnabrechnung benötigt und dürfen deshalb erfasst werden. Im Zuge eines Bewerbungsprozesses dürfen außerdem zusätzliche Daten wie die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer gespeichert werden. Allerdings gilt auch hier, dass so wenig Daten wie möglich erhoben werden dürfen.

Obwohl grundsätzlich die Einwilligung bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten nur dann erlaubt ist, wenn dem zugestimmt wird, kann diese Regelung außer Kraft gesetzt werden. Das ist beispielsweise der Fall, wenn sie zur Aufklärung einer Straftat oder eines dienstlichen Vergehens benötigt werden. Dazu muss allerdings ein konkreter verdachtsbezogener Anhaltspunkt vorliegen. Ist das der Fall, dann dürfen die Daten zur Aufklärung gespeichert werden. Eine verdachtsunabhängige Generalkontrolle hingegen ist verboten.

Datenschutz: Auch die Arbeitnehmer sind in der Pflicht

Die Regelungen zum Datenschutz am Arbeitsplatz müssen allerdings nicht nur vom Arbeitgeber eingehalten werden. Wird am eigenen Rechner mit sensiblen Daten gearbeitet, dann muss ein fremder Zugriff auf die empfindlichen personenbezogenen Daten vermieden werden. Deshalb drängen die meisten Arbeitgeber darauf, dass die wichtigsten Maßnahmen getroffen werden, die für die Arbeitnehmer möglich sind.

Dazu zählt beispielsweise, dass für den Zugang zum PC ein sicheres Passwort gewählt werden sollte. Das Passwort sollte dabei auf keinen Fall auf einem Zettel notiert oder anderweitig für Dritte zugänglich aufbewahrt werden. Sobald der Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz verlässt, sollte außerdem der Bildschirm gesperrt werden, damit vorübergehende Personen keinen Zugriff auf die geöffneten Daten haben.

Wer hingegen über einen eigenen Schlüssel zum Büro verfügt beziehungsweise über Schlüssel zu Aktenschränken, sollte auch diese sorgsam verwahren. Idealerweise sollten sie deshalb getrennt von Privatschlüssel aufbewahrt werden und auf keinen Fall mit zusätzlichen Hinweisen versehen werden. Dasselbe gilt selbstverständlich für wichtige Informationen, Bescheinigungen, Akten oder Schreiben, die nach Arbeitsschluss nicht offen zugänglich aufbewahrt werden sollten. Die Schweigepflicht über die Unternehmensdaten gilt dabei keinesfalls nur für fest angestellte Arbeitnehmer. Extern beschäftigte Mitarbeiter haben sich an die geltenden Bestimmungen zu halten und müssen deshalb im Vorfeld eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben. In dieser wird zugesichert, dass Betriebsgeheimnisse, betriebsrelevante Daten wie auch sensible Informationen nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen.

Ein Gedanke zu „Datenschutz am Arbeitsplatz – worauf muss man achten?“

  1. Mein Chef legt einen hohen Wert auf Datenschutz am Arbeitsplatz. Bald hat er für das ganze Team eine Schulung organisiert. Ich denke auch, dass man selbst als Arbeitnehmer hohe Verantwortung hat, zur Sicherheit der Daten beizutragen. Viel zu oft sehe ich Kollegen, die den Pin ihres Laptops auf einem Klebezettel, für alle sichtbar, an ihrem Arbeitsplatz liegen lassen.

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