(Sensible) Daten sicher speichern, archivieren und transferieren

Die Digitalisierung und der Übergang zur Wirtschaft 4.0 stellt nahezu alle Unternehmen vor große Herausforderungen. Vor allem die Themen Datensicherheit und Cloud-Computing sowie der Transfer großer Datenmengen zwischen Unternehmen, Kunden und innerhalb der eigenen Unternehmensstrukturen stehen dabei im Fokus.

Was sollten Unternehmen also in diesem Zusammenhang beachten und welche Maßnahmen sind zu ergreifen, um eine sichere und effiziente IT-Infrastruktur zu gewährleisten? 

Gefahren lauern überall

Sensible Daten sicher speichern, archivieren und transferieren

In Deutschland bzw. innerhalb der Europäischen Union herrscht zumindest pro forma die wohl weltweit beste Sicherheit von sensiblen und personenbezogenen Daten. In der Praxis hingegen lauern noch immer viele Gefahren, die sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen schnell zum Verhängnis werden können. Die Einfallstore für Kriminelle und die Tücken beim Umgang mit Daten im digitalen Raum sind mannigfaltig.

Software ohne aktuelle Updates, schlecht oder gar überhaupt nicht abgesicherte Unternehmensnetzwerke, fehlende Backup-Strategien, unseriöse Anbieter von Cloud-Diensten oder im Umgang mit sensiblen Daten ungeschultes Personal sind nur die augenscheinlichsten Schwachstellen.

Im Zweifel können diese Schwachstellen dazu führen, dass unternehmensinterne Daten unwiderruflich gelöscht werden oder in falsche Hände geraten. Hierbei können nicht nur immense finanzielle Schäden entstehen, im schlimmsten Fall kann ein Datenverlust existenzbedrohend für Unternehmen sein. 

Datenmengen werden immer größer 

Nicht erst seitdem die E-Mail das Fax größtenteils abgelöst hat, nimmt die Menge an Daten, die Unternehmen mit anderen Unternehmen oder unternehmensintern austauschen, stetig zu. Die Zeiten in denen die gesamte Buchhaltung oder sämtliche Rechnungen eines Jahres auf einer Diskette Platz fanden, sind lange vorbei. Längst werden nicht mehr ausschließlich Textdokumente versendet, Videopräsentationen, Projektdaten von mehreren Gigabyte oder vertrauliche Unternehmensberichte können schnell für immense Datenmengen sorgen.

Auch Dokumentationen von Unternehmensprozessen, Personalakten und andere Datensätze benötigen tendenziell zunehmend mehr Speicher. Das Auslagern des Speicherns auf externe Dienstleister, die eine Cloud-Umgebung zur Verfügung stellen, scheint vielen Unternehmen daher eine sinnvolle Option.

Bei der Auswahl eines entsprechenden Anbieters sollte man diesen allerdings genau unter die Lupe nehmen (siehe Abschnitt Cloud-Speicher).

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, hierarchische Freigabeprozesse und hohen Passwortschutz sicherstellen 

Immer wieder sorgen Schwachstellen beim Datentransfer zu Datenverlust oder fehlerhaften Übertragungen. Auch muss sichergestellt werden, dass Unbefugte nicht während des Transfers auf die Daten zugreifen kann. Unabhängig davon, ob es sich um einen unternehmensinternen oder einen Organisationsgrenzen überschreitenden Datentransfer handelt, höchste Sicherheitsstandards sollten jederzeit eingehalten werden, wenn Unternehmen größere Dateien verschicken.

Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, hierarchische Freigabeprozesse sowie ein hoher Passwortschutz sind für die Sicherheit beim Austausch von digitalen Dokumenten oder großen Datensätzen unabdingbar. Anbieter von entsprechender Software oder spezialisierte Dienstleister bieten innovative Datentransfer-Lösungen, die individuell an die Ansprüche des jeweiligen Unternehmens abgestimmt werden können.

Um etwaige Schwachstellen in der Unternehmens-IT aufzuspüren, empfiehlt es sich einen professionellen Dienstleister mit einer Analyse zu beauftragen. Verschiedenste Tests, etwa Penetrationstests, können Schwachstellen zuverlässig aufspüren und die Ergebnisse dazu nutzen, um Lösungen zu finden, die das System nachhaltig optimieren.  

Cloud-Speicher mit Sorgfalt auswählen 

Ein externer Cloud-Speicher ermöglicht es Unternehmen große Datenmengen zu sichern und zu verwalten, ohne dabei auf eigene Hardware zurückgreifen zu müssen. Somit entfallen sämtliche Wartungsarbeiten, der Cloud-Anbieter ist für sämtliche Sicherheitsaspekte verantwortlich und zuständig. Bei der Auswahl eines Anbieters von Cloud-Speichern ist es daher besonders wichtig, einen seriösen Anbieter zu wählen.

Neben zahlreichen professionellen Anbietern, welche das Vertrauen von zahlreichen großen Unternehmen genießen, gibt es leider auch immer wieder schwarze Schafe in dieser Branche. Wer seine Daten sicher aufbewahrt wissen will, sollte daher einige Aspekte beachten: 

  • Ein erstes Anzeichen auf unseriöse Praktiken können besonders günstige Tarife sein. Anbieter, die also von branchenüblichen Kostenmodellen abweichen, sind mit Vorsicht zu behandeln.
  • Auch der Standort der vom jeweiligen Anbieter zur Verfügung gestellten Server kann Aufschluss über die Vertrauenswürdigkeit eines Cloud-Anbieters geben. Ein relativ sicheres Indiz für einen seriösen Anbieter ist ein Serverstandort in der EU – bestenfalls sogar in Deutschland. Server, die sich in Karibikstaaten oder bestimmten Ländern Afrikas befinden, sind eher nicht zu empfehlen. 

Es ist in jedem Fall ratsam, sich über einzelne Anbieter genau zu informieren und auch Bewertungen von Unternehmen, die den jeweiligen Service bereits in Anspruch nehmen, mit in die Entscheidung mit einfließen zu lassen. 

Regelmäßige Backups erstellen und Updates durchführen 

Um auch für den Fall der Fälle gerüstet zu sein, sollten Unternehmen eine effektive Backup-Strategie verfolgen. Durch das regelmäßige Absichern sämtlicher relevanter Unternehmensdaten kann sichergestellt werden, dass der Datenbestand auch bei einem Verlust wieder hergestellt werden kann. Um eine größtmögliche Sicherheit zu gewährleisten, sollten Backups stets auf mindestens zwei unterschiedlichen Datenträgern gesichert werden. 

Darüber hinaus sollten sämtliche zum Einsatz kommenden Software-Anwendungen regelmäßige Updates erfahren. Wenn keine Updates erfolgen, können Hacker und Cyberkriminelle Schwachstellen nutzen, um in die IT-Systeme von Unternehmen einzudringen und somit auf die Daten zugreifen können. Je länger eine Software nicht aktualisiert wird, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein solcher Fall eintritt.

Unternehmen welche auf seriöse Anbieter von Software-as-a-Service zurückgreifen, können in der Regel von automatischen Updates seitens des Anbieters profitieren. Es lohnt sich vor allem für Unternehmen ohne eine eigene IT-Abteilung, auf externe Dienstleister zurückzugreifen. 

Flexible, zukunftsfähige Strategie entwickeln

Noch befinden wir uns erst ganz am Anfang der vierten industriellen Revolution. Wenn sich die Entwicklung im Bereich Digitalisierung, Vernetzung und Cloud-Computing weiterhin so fortsetzt, werden sich in absehbarer Zukunft große Teile von Unternehmensprozessen nachhaltig verändern. Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben ist es wichtig, dass Unternehmen aktuelle Trends im Blick behalten und neue Innovationen zeitnah ihn die eigene Strategie mit einbeziehen.

Der technologische Fortschritt war schon immer einer der Hauptantreiber von Wachstum und wird es auch weiterhin bleiben. Um mit dem rasanten Wachstum schrittzuhalten, müssen Unternehmen vor allem sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur und sämtliche damit verbundenen Bereiche eine absolut sichere Umgebung darstellen. Je komplexer die Unternehmensstrukturen, desto mehr Aufwand wird benötigt, um das System permanent zu schützen. 

Flexible Cloud-Lösungen von seriösen Anbietern sind eine gute Möglichkeit für kleine und mittlere Unternehmen, um eine sichere und effiziente Datenspeicherung und Übertragung zu gewährleisten. Großunternehmen und internationale Konzerne kommen in den meisten Fällen nicht um interne Lösungen und einer hauseigenen IT-Abteilung umher. Unabhängig von Größe und Ausrichtung eines Unternehmens, ist es zwingend notwendig, eine flexibel anpassbare und auf die Zukunft ausgerichtete IT-Strategie zu entwickeln, um die Herausforderungen der kommenden Zeit zu bestehen.

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