Die sichere Ablage von Geschäftsdokumenten ist für Unternehmen von großer Bedeutung. Besonders für Firmen, die vor Ort nicht auf die notwendige Infrastruktur setzen können, bieten sich virtuelle Datenräume an. Diese gewährleisten eine durchgehende Verfügbarkeit der hinterlegten Daten und implementieren die notwendigen Sicherheitsvorkehrungen, damit sie für ihre Kunden einen umfassenden Service von hoher Qualität anbieten können.
Was sind virtuelle Datenräume?
Sicherheit und Vertrauen bilden das Zentrum virtueller Datenräume. Ein virtueller Datenraum ist eine Cloud-Lösung, über die vertrauliche Geschäftsinformationen sicher gespeichert und weitergegeben werden können. Mit einem speziellen Sicherheitskonzept ausgestattet bieten sie zusätzliche Funktionalität, die über einen normalen Webspace nicht gegeben ist. Dazu zählen beispielsweise erweiterte Berechtigungen, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und Wasserzeichen. Gleichzeitig sind alle Funktionen vorhanden, die für ein effizientes Arbeiten notwendig sind – darunter Q&A-Tools, Bookmarks und Notizen.
Ursprünglich wurden die virtuellen Datenräume für Finanztransaktionen, für das Immobilien Lifecycle Management und IPOs genutzt. Allerdings haben sich die Anwendungsfälle innerhalb des letzten Jahrzehnts verändert und vor allem gehäuft. Deshalb findet sich mittlerweile für beinahe jedes interessierte Unternehmen der passende Datenraum.
Datenraumanbieter: Die Auswahl muss die eigenen Ansprüche erfüllen
Welcher virtuelle Datenraum dabei verwendet wird, hängt in erster Linie von den Bedürfnissen und Anwendungsgebieten des jeweiligen Unternehmens ab. Allerdings sind es Feinheiten, die die einzelnen Datenräume voneinander unterscheiden. Denn die meisten Datenräume basieren heutzutage auf der Machine Learning Technologie, einem Algorithmus, der auf KI setzt. Dadurch können die angebotenen Features verfeinert und teils automatisiert werden. Eine Methode, die sich für die Kunden durch ihre Vorzüge auszeichnet.
Da die virtuellen Datenräume inzwischen die Norm sind und den physischen Datenraum abgelöst haben, ist es wichtig, auf einen seriösen Anbieter zu setzen. Ein solcher Provider steht für Professionalität und Sicherheit beim Austauschen, Speichern und Verwalten von Dokumenten. Ob es sich dabei um Daten zu Patent- und Lizenzverfahren oder M&A-Transaktionen handelt, sollte letztlich eine untergeordnete Rolle spielen. Dennoch herrscht eine gewisse Spezialisierung vonseiten der Anbieter vor.
Für das Unternehmen ist dabei vor allem wichtig, dass eine fundierte Vertrauensbasis besteht. Diese Vertrauensbasis ist es, die für den Erfolg eines Projektes ausschlaggebend ist. Schließlich können wichtige Geschäftsdokumente nur dort abgelegt werden, wo die Sicherheit an erster Stelle steht, und eine möglichst durchgängige Zugriffsverfügbarkeit sichergestellt ist.
Den richtigen Provider für den virtuellen Datenraum finden
Ein wichtiger Punkt, wenn es um die Wahl des passenden Providers geht, sind die vorhandenen Zertifizierungen. Anerkannte Provider werden sich für ihs einfache und sichere Hochladen von Dokumenten sowie ihr abspeichern und verwalten. Um welche Daten es sich dabei handelt, ist den Plattformen in aller Regel egal. Sie setzen viel mehr auf einen reibungslosen Ablauf der gängigsten Anwendungsfälle.
Zusätzlich sollte eine intuitive Handhabung gewährleistet sein. Ergänzend bieten sich verständliche Workflows an, die sich positiv auf das Nutzererlebnis auswirken. Gleren ausgezeichneten Umgang mit den sensiblen Daten entsprechend auszeichnen lassen. Um herauszufinden, wer als bester deutscher Datenraum 2021 gilt, lohnt sich ein Blick auf die Software-Bewertungsplattformen. Diese zeigen nicht nur, welche Anbieter zertifiziert wurden, sondern bieten gleichzeitig eine Kategorisierung entsprechend der jeweiligen Spezialisierung an.
Obwohl die Kernkompetenzen, Konzepte und Funktionalitäten hinter den unterschiedlichen Datenräumen ähnlich sind, kann es trotz allem sinnvoll sein, auf einen spezialisierten Anbieter zu setzen. Eine solche Spezialisierung bedeutet, dass der Datenraum auf spezielle Anwendungsfälle zugeschnitten ist, die für die Branche üblich sind. Unabhängig davon müssen die Kernfunktionen vorhanden sein. Diese betreffen das einfache und sichere Hochladen von Dokumenten sowie ihr abspeichern und verwalten. Um welche Daten es sich dabei handelt, ist den Plattformen in aller Regel egal. Sie setzen viel mehr auf einen reibungslosen Ablauf der gängigsten Anwendungsfälle.
Zusätzlich sollte eine intuitive Handhabung gewährleistet sein. Ergänzend bieten sich verständliche Workflows an, die sich positiv auf das Nutzererlebnis auswirken. Gleichzeitig erleichtern sie Anfängern den Umgang mit der Plattform. Diese Workflows können erhebliche Auswirkungen auf den erfolgreichen Abschluss der jeweiligen Projekte haben. In vielen Fällen bietet es sich daher an, zuerst auf eine kostenlose Testversion des Anbieters zu setzen. So ist es einfacher herauszufinden, ob die eigenen Ansprüche erfüllt werden und eine langfristige Zusammenarbeit erfolgversprechend scheint.
