Die Digitalisierung verändert die Geschäftswelt strukturell zum Besseren. Standardmethode der Interaktion mit Kunden liefern nicht mehr das gewünschte Ergebnis. Damit Ihr Unternehmen immer den Kopf über Wasser haltet, muss man modernen Trends folgen. Wenn Sie dies nicht tun, schafft dies schließlich ein Konkurrent für Sie und nimmt Ihr Zielpublikum weg.
Was ist der aktuelle Trend im Business? Die maximale Vereinfachung und Verbilligung ist der Prozess der Umwandlung in einen Zielkunden. Gleiches gilt für die Betreuung eines bereits „aufgewärmten“ Publikums. Die globale Pandemie und eine Reihe von Finanzkrisen haben gezeigt, dass die übliche Organisation des Business nicht mehr funktioniert.
Das Problem wird gerade durch die Digitalisierung gelöst. Eines der Tools ist der Datenraum. Die Datenraum-Software ist nicht nur eine “Marotte” oder “Know-how” für Geeks, sie ist eine lebenswichtige Notwendigkeit für jede Art von Business. Der Datenraum ist eine umfassende digitale Lösung. VDRs sind mit digitalen Tools ausgestattet, mit denen Sie routinemäßige Geschäftsprozesse optimieren können. Außerdem bietet der Datenraum eine effektive Kontrolle über die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Der Datenraum kann für die due diligence von Unternehmenstransaktionen genutzt werden.
Weitere Informationen über die Auswahl von virtuellen Datenräumen – https://datenraume.de/guide/
In diesem Artikel stellen wir Ihnen ausführlich dar, wie ein sicherer Datenraum Ihr Business verändern wird und warum ein Datenraum dringend in die digitale Infrastruktur implementiert werden muss.
Warum ist ein Datenraum ein Must-have für Business?
Die heutige Geschäftswelt steht in einer harten Konkurrenz. Es wird immer schwieriger, ein Publikum zu gewinnen, und daher sind effektivere Wege erforderlich. Die Lösung ist ein virtueller Datenraum.
Wie sparen Unternehmen das Geld? Vor allem wird die Zahl der Mitarbeiter reduziert. Absolut jeder kann gekündigt werden, auch Spezialisten, die seit der Gründung des Unternehmens tätig sind. Es kann man nicht so tun, weil man die Zeit für die Schulung anderer Mitarbeiter aufwenden muss und ihre Produktivität erheblich sinken wird. Zudem wird die Motivation wird extrem niedrig sein.
Wie macht man es richtig? Die Antwort ist, die Kosten routinemäßiger Geschäftsprozesse zu senken oder andere Ausgabeposten zu reduzieren. Warum zum Beispiel sollte es viele Büros geben? Ja, Unternehmensvertretung werden benötigt, und man kann sie nicht vollständig loswerden. Man kann aber die Anzahl der Büros reduzieren, wodurch mehr Mittel frei werden, und man muss kein Personal entlassen.
Nutzen Sie einen virtuellen Datenraum statt eines Offline-Büros. Der Datenraum ersetzt Ihr Büro, gleichzeitig ist der virtuelle Datenraum ein geschützter Arbeitsplatz.
Sicherer Datenraum ist ein umfassender Schutz von Unternehmensgeheimnissen
Schon jetzt gibt es Fälle, in denen äußerst wichtige vertrauliche Informationen mit Standardmethoden übermittelt werden. Häufig werden technische Zeichnungen und Geschäftsbriefe per E-Mail versandt. Dies kann man aus mehreren Gründen nicht tun:
- die weitere Kontrolle über die Informationen geht verloren – Sie werden nicht wissen, was Ihr Gesprächspartner mit den Daten macht, wohin er sie sendet und ob er Kopien anfertigt;
- E-Mail-Verkehr kann leicht abgehört werden – es gibt eine Verschlüsselung, aber es ist für Hacker nicht schwierig, sie zu umgehen.
In einem sicheren Datenraum werden Dokumente mit mehrstufiger Kryptografie verschlüsselt. Persönlich wird für jedes Paket ein digitaler Schlüssel erstellt, der in der Praxis unmöglich mit einer Brute-Force-Methode zu knacken ist. Theoretisch ist es möglich, den Schlüssel zu knacken, aber es wird mehr als 2.000 Jahre dauern. Die Datenraum-Software ist also eine Arbeitsumgebung mit erhöhter Sicherheit.
Remotearbeitsbereich
Einige Unternehmen nutzen häufig Outsourcing. Das spart Geld für die Wartung ganzer Abteilungen. Outsourcing wird verwendet, wenn bestimmte Vorgänge nicht dauerhaft durchgeführt werden. Zum Beispiel die Erstellung der Webseite für ein Unternehmen oder die Buchhaltung. Es gibt aber auch eine negative Seite – es ist sehr schwierig, die Aktivitäten solcher Mitarbeiter zu kontrollieren. Dieses Problem wird durch den virtuellen Datenraum gelöst.
Der gesamte Prozess der Interaktion mit Informationen erfolgt über den VDR.
Der sichere Datenraum bietet alles, was Sie zur Arbeit brauchen. Aktionsprotokoll wird im VDR angezeigt. Der Administrator des virtuellen Datenraums weiß, wer das Dokument geöffnet hat und wie viele Kopien erstellt wurden. In diesem Fall kann der Zugriff geordnet werden.
Der Zugriff auf vertrauliche Informationen ist nur nach Verifikation möglich.
Nur der Besitzer des virtuellen Datenraums kann den Zugriff öffnen. Er schließt es auch einfach mit einem Klick.
Schlussfolgerung
Die Datenraum-Anbieter bieten verschiedene virtuelle Datenpakete an. Bei der Auswahl eines virtuellen Datenraums muss man die Tools berücksichtigen, die das Unternehmen benötigt.
Die Kosten für einen sicheren Datenraum sind ein zweitrangiger Aspekt, und der Hauptaspekt ist die Funktionalität, der Bedarf an bestimmten Funktionen. Es kommt oft vor, dass bestimmte Tools nicht benötigt werden, sodass man dies sparen kann. Die Einrichtung eines sichereren Datenraums kostet Geld, aber die Investition wird sich lohnen.
