11 nützliche Tools für ein produktiveres Arbeiten

Ganz gleich ob es darum geht, Aufgaben und Termine zu verwalten, die Zusammenarbeit mit den Kollegen organisieren oder den Überblick über die immer größer werdende Flut an E-Mails zu behalten – das moderne Arbeitsleben bringt einige Herausforderungen mit sich. Vor diesem Hintergrund ist es nur allzu einfach, sich zu verzetteln oder den Überblick über das wesentliche zu verlieren, was sich unweigerlich negativ auf die eigene Arbeitsleistung auswirkt. Nicht selten müssen Überstunden genommen werden, um die dadurch verursachten Schäden zu begrenzen.

Bei diesem Szenario handelt es sich jedoch keineswegs um ein unvermeidbares Schicksal. Denn es gibt gleich eine ganze Reihe nützlicher Tools, die dabei helfen den Arbeitsalltag effizienter zu organisieren und so die Produktivität deutlich zu erhöhen. Die unten stehende Liste bietet eine Auswahl der 11 beliebtesten und besten Tools für ein produktives Arbeiten.

nützliche Tools für ein produktiveres Arbeiten

1. Evernote

Das digitale Ablagesystem für Notizen und Dokumente zählt zu den beliebtesten und meistgenutzten Produktivitätstools und gilt nicht wenigen als unverzichtbares Hilfsmittel für den Arbeitsalltag.

Evernote ermöglicht das Erstellen digitaler Notizbücher, in denen sich lose Gedanken ebenso sammeln lassen wie wichtige Dokumente oder im Rahmen des Arbeitsalltags erstellte Notizen. Entsprechende Plugins und Erweiterungen für den Browser oder andere Anwendungen vereinfachen diesen Prozess ungemein. Die erstellten Notizbücher lassen sich wiederum gruppieren, um so ein effizientes und übersichtliches Ordnungssystem für alle möglichen Notizen zu schaffen.

Durch die Möglichkeit, einzelne Notizen oder ganze Notizbücher zu teilen, erweist sich Evernote darüber hinaus als effizientes Tool zur Kollaboration im Rahmen des Arbeitsalltags.

2. InLoox PM

Effizienz, eine strukturierte Aufgabenverteilung sowie eine gute Kommunikation sind für Projekte von entscheidender Bedeutung. Eine Software, die dabei unterstützt, ist InLoox PM. Das Projektmanagement Tool stellt eine Erweiterung zu den gängigen Microsoft Office Programmen dar. Der Vorteil: Die vertraute Benutzeroberfläche wird beibehalten und um hilfreiche Funktionen ergänzt. Vorhandenen Daten und Dokumente können einfach übertragen und im Projekt verwendet werden. In Outlook integriert vereinfacht das Programm die Kommunikation zwischen allen Beteiligten des Projekts und unterstütz eine übersichtlich gestaltete Terminplanung. So kann die Transparenz und Nachvollziehbarkeit sämtlicher Projektschritte gesteigert werden. Auch zu Dokumentationszwecken eignet sich InLoox PM. Durch die Kompatibilität mit anderen Office Programmen ist es möglich, Daten mit nur wenigen Klicks z.B. in Excel-Tabellen oder Word-Dokumente zu konvertieren.

3. Mailbox

Wer seine E-Mails von unterwegs abrufen und bearbeiten möchte steht unter Umständen vor dem Problem, dass die Standardanwendungen mobiler Betriebssysteme nicht sehr intuitiv zu bedienen sind oder nicht den gewünschten Funktionsumfang bieten.

Die App „Mailbox“ bietet ein minimalistisches Interface und wurde im Hinblick darauf konzipiert, den Posteingang von unterwegs effizient zu verwalten. Eingehende Mails können dabei mit Hilfe einer intuitiven Wischbewegung entweder archiviert oder direkt gelöscht werden. Zudem gibt es die Möglichkeit, eine Mail in eine Art Schlafmodus zu versetzen, um diese für eine spätere Bearbeitung vorzumerken.

Ein intelligenter Algorithmus merkt sich dabei alle Interaktionen und versucht, bestimmte Verhaltensweisen – etwa die Bearbeitung privater E-Mails aus dem eigenen Bekanntenkreis auf den Abend zu verschieben – auf lange Sicht zu automatisieren.

Leider ist die App nicht mit allen E-Mail Anbietern kompatibel – ein Google- oder iCloud-Account sind hier eine notwendige Bedingung.

4. Pomodoro-Timer

Wer kennt es nicht: Man versucht, konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten, doch überall lauern Ablenkungen etwa in Form vorbeischauender Kollegen, der Versuchung kurz auf Facebook zu schauen oder in Form eingehender E-Mails. Diese Ablenkungen erschweren ein konzentriertes und fokussiertes Arbeiten leider ungemein.

Der Pomodoro-Timer bietet einen eleganten Ausweg aus diesem Dilemma. Die Grundlage dazu bildet die gleichnamige Produktivitätstechnik. Auf eine 25-minütige Phase konzentrierten Arbeitens folgt hier eine Pause von 3-5 Minuten. Danach wird wieder für 25 Minuten konzentriert an einer Aufgabe gearbeitet. Nach insgesamt vier Durchgängen folgt eine längere Pause von 10-15 Minuten

Indem stets nur an einer einzelnen Aufgabe konzentriert gearbeitet wird lassen sich wichtige Aufgaben so deutlich schneller erledigen.

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5. Any.Do

Im Rahmen des Arbeitsalltags kann es nur allzu schnell sehr hektisch werden: Noch während man eine Aufgabe bearbeitet kommen zwei Neue dazu. Schnell läuft man unter diesen Umständen Gefahr, den Überblick über das große Ganze zu verlieren und wichtige Deadlines zu verpassen.

Ein effektives Tool zur persönlichen Aufgabenverwaltung ist daher im modernen Arbeitsalltag ein unerlässlicher Begleiter. Any.Do ist ein solches Tool, dessen Funktionsumfang jedoch über den einer einfachen To-Do-Liste hinausgeht. So lassen sich einzelne Listen mit anderen Teilen und gemeinsam bearbeiten, was die Arbeit an gemeinsamen Projekten extrem vereinfachen kann.

6. Focus@Will

Manchmal erschweren die äußeren Umstände – etwa in Form lauter und unangenehmer Umgebungsgeräusche – ein konzentriertes und produktives arbeiten auf enorme Art und Weise. Nicht wenige greifen in einem solchen Fall zum Kopfhörer, um durch die Beschallung mit der persönlichen Lieblingsmusik den Störgeräuschen einen Riegel vorzuschieben.

Doch so schön es auch ist, sich während der Arbeit mit den Klängen unserer Lieblingsmusik beschallen zu lassen, so sehr schadet diese Angewohnheit unserer Produktivität.

Der Dienst Focus@Will bietet daher eine Sammlung an auf neurowissenschaftlichen Erkenntnissen basierender Konzentrationsmusik. Die Macher der App versprechen jedenfalls, dass es sich damit deutlich konzentrierter und effektiver arbeiten lässt.

7. Dropbox

Nach Feierabend nochmal schnell über die wichtige Präsentation schauen, die morgen gehalten werden soll? Grundsätzlich eine gute Idee, doch was, wenn diese sich auf dem Firmenlaptop befindet? Der sich natürlich noch im Büro befindet?

Mit seinem Cloud-basierten Ansatz bietet der Online-Speicherdienst Dropbox eine elegante Möglichkeit, dieses Problem zu umschiffen: Indem wichtige Dokumente in die Dropbox abgelegt werden, sind diese jederzeit über mobile Endgeräte ebenso wie Notebooks und Desktop-Rechner abrufbar und lassen sich so sowohl von unterwegs aus als auch an „fremden“ Rechnern bearbeiten.

arbeiten von überall Dank der Cloud

8. Trello

Kollaboration bedeutet im digitalen Zeitalter mehr denn je, dass Angestellte eines Unternehmens oder Mitglieder eines Projektteams nicht mehr zwingend an ein und demselben Ort zusammenarbeiten. Umso mehr Bedeutung entfällt daher auf ein effizientes Projektmanagement, dass alle Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter ebenso wie das große Ganze stets im Blick behält.

Die Web-basierte Projektmanagementsoftware Trello bietet genau diesen Funktionsumfang. Auf sogenannten „Boards“ werden Aufgabenlisten erstellt, die wiederum einzelne Aufgaben beinhalten. So erhalten alle Beteiligten einen detaillierten Überblick auf die Aufgaben aller Teammitglieder ebenso wie im Hinblick auf den Allgemeinen Fortschritt eines Projekts.

9. IFTTT

Unser Alltag ist reich an sich wiederholenden und daher lästigen Aufgaben. Wäre es da nicht wunderbar, wenn diese sich automatisieren ließen, um so mehr Zeit für wichtigere Aufgaben zur Verfügung zu haben? Mit dem Dienst IFTTT kein Problem.

Denn mit Hilfe von IFTTT (Kurzform für „If this then that“) lassen sich sogenannte Rezepte erstellen, durch die sich viele alltägliche Aufgaben automatisieren lassen. Diese basieren stets auf einer „Wenn-Dann“ Bedingung, was konkret bedeutet, dass es stets eines bestimmten Auslösers bedarf, um eine Aktion durchzuführen. Da sich IFTTT problemlos mit anderen Diensten wie Evernote, Dropbox, Facebook oder Twitter verbinden lässt entsteht so eine schier unendliche Zahl an Möglichkeiten.

10. 1Password

Das digitale Zeitalter versorgt uns mit einer ganzen Reihe von innovativen Diensten, die uns unseren Alltag erleichtern. Um diese nutzen zu können ist jedoch in der Regel ein eigener Benutzername und ein damit verbundenes Passwort unabdingbar. Je mehr Dienste genutzt werden, desto mehr verschiedene Nutzernamen und Passwörter gilt es sich jedoch merken. Wer es sich einfach machen will wählt ein leicht zu merkendes Passwort oder nutzt grundsätzlich dasselbe Passwort – was im Hinblick auf den Sicherheitsaspekt jedoch keineswegs als förderlich angesehen werden darf.

Der Dienst 1Password kann dabei helfen dieses Problem zu lösen, indem er einen digitalen Tresor bereitstellt, in dem sich sämtliche in Verwendung befindliche Passwörter und Login-Daten sammeln und sicher verwahren lassen. Um auf die hinterlegten Daten zugreifen zu können ist stets die Eingabe eines Master-Passworts erforderlich – welches in diesem Falle natürlich so sicher wie möglich gewählt werden sollte.

11. Pocket

Wie oft stolpert man über einen interessanten Artikel, hat aber gerade nicht die nicht die Zeit, diesen vollständig zu lesen und nicht nur zu überfliegen? Pocket schafft hier Abhilfe, indem sich solche Texte und Artikel auf Knopfdruck in eine Leseliste eintragen lassen. Ein sehr nützliches Feature dabei: Die dort abgesicherten Artikel werden automatisch mit allen verbundenen mobilen Endgeräten synchronisiert und lassen sich auch im Offline-Modus abrufen und lesen. Zudem werden alle gespeicherten Artikel für die Anzeige auf Smartphone Bildschirmen optimiert.

Fazit: Die richtigen Tools erleichtern das Arbeitsleben ungemein

Ob Projektmanagement, Passwortverwaltung oder die Automatisierung von Routineaufgaben – mit den richtigen Tools lassen sich viele Aufgaben im Rahmen des Arbeitsalltags deutlich einfacher und effizienter erledigen.

Davon profitieren nicht nur die eigenen Nerven, sondern auch die Freizeit, da Überstunden so im Idealfall ein Fremdwort bleiben.

Informationen zu Autor:

Alexander Bodenseh schreibt normalerweise im Ergotopia Blog und teilt dort Tipps und Tricks rund um das gesunde und produktive Arbeiten. Ergotopia ist ein Onlineshop für ergonomische Möbel, der mit der Vision ins Leben gerufen wurde die Art wie wir heute arbeiten nachhaltig zu verändern.