In der Zeit der Digitalisierung müssen wir uns immer neuen Herausforderungen stellen. Egal ob große oder kleine Unternehmen, niemand bleibt davon verschont. Immer mehr Dokumente werden nur noch elektronisch erstellt und verschickt. Aufbewahrt werden müssen sie dennoch für eine gewisse Zeit.
Doch wo und wie sollen sie archiviert werden? Muss nun alles ausgedruckt werden, um die Dokumente in ein räumliches Archiv zu bringen? Oder was ist mit der Effizienz?
Jedes Jahr werden Unmengen an Stunden mit der Archivierung verbracht. Ist das wirklich noch notwendig?
Archivierungssoftware – Archivierung im 21.Jahrundert
Immer mehr Unternehmen legen Wert auf eine digitale Archivierung. Jeder Unternehmer hat das mit Sicherheit schon einmal gehört. Doch um was handelt es sich dabei eigentlich und wie kann das eigene Unternehmen davon profitieren?
Tatsächlich ist bei der digitalen Archivierung von der Aufbewahrung der Dokumente und Informationen in digitaler Form die Rede. Wichtig ist dabei für viele Unternehmen die revisionssichere Archivierung der Dokumente. Hierbei handelt es sich um die digitale Archivierung diverse Unternehmensdokumente für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer.
Für die Aufbewahrung dieser Dokumente gelten bestimmte Regeln. Diese lauten wie folgt:
- Unveränderbarkeit
- langfristige Verfügbarkeit (gesetzliche Aufbewahrungsfristen)
Um diese Vorschriften einzuhalten, gibt es diverse Software Produkte. Da jedes Unternehmen anders funktioniert und aufgestellt ist, ist es leider fast unmöglich eine richtige Archivierungssoftware zu empfehlen.
Bei der Recherche bin ich auf appvizer gestoßen. Dort findet man gute Tipps für die Verwaltung von digitalen Dokumenten und Empfehlungen für Archivierungssoftware, um sämtliche Dokumente archivieren zu können.
Wir haben die wichtigsten Kriterien für eine funktionierende Software zusammengefasst.
Die richtige Archivierung
Natürlich sollte jede Archivierungssoftware auch richtig archivieren können. Doch während manche in der Bedienung ganz einfach sind, sind es andere wiederrum nicht. Immerhin möchte jeder das abgelegte Dokument auch schnell wiederfinden können. So hilft es zum Beispiel ein Programm mit einer automatischen Schlagwort Generierung zu kaufen.
Somit erhalten die Dokumente auf Grund ihres Inhalts automatische Schlagwörter, die dann bei der Suche helfen können. Weniger hochwertige Archivierungssoftware benötigen meist eine manuelle Eingabe von Schlagwörtern. Dies kann sehr zeitaufwendig werden.
Je weniger Aufwand bei der Archivierung, desto effizienter im Arbeitsalltag und desto schneller lernen die Mitarbeiter mit der neuen Software umzugehen.
Das schnelle Finden
Genauso schnell wie die Archievierung selbst, sollte natürlich auch das Finden sein. Daher sollte Sichergestellt sein, dass das Programm eine gute Suchfunktion hat. Gibt es Suchkriterien (Jahrgang, Rechnungsbetrag, Lieferort, etc.)?
Wie lange dauert der Suchvorgang selbst wenn es Millionen von Dokumenten im Archiv gibt? Können Favoriten für häufige Suchanfragen angelegt werden?
Revisionssichere Aufbewahrung
Es ist wichtig sich bei der Aufbewahrung an die gesetzlichen Vorschriften zu halten, auch als Freiberufler oder Freelancer. Daher sollte es gewisse Zugriffsbeschränkungen geben. So können Mitarbeiter zum Beispiel nur Dokumente öffnen, jedoch weder löschen noch bearbeiten.
Sehr hilfreich ist auch eine Archivierungssoftware, die bei der Bearbeitung eines vorhanden Dokuments automatisch ein neues Dokument beginnt. Somit können alte Versionen nicht aus Versehen gelöscht werden.
Handhabung unterschiedlicher Dokumente
In manchen Firmen wird nicht nur mit Microsoft Office Dokumenten und PDF gearbeitet. Eine geeignete Archivierungssoftware sollte jedoch auch in der Lage sein andere Dateiformate zu archivieren. Hier ist die Rede von E-Mails, CAD-Zeichnungen und vielem mehr.
Jedes Unternehmen weiß meist welche Dokumente im Alltag verwendet werden und sollte bei der Auswahl der richtigen Archivierungssoftware darauf achten, dass diese mit den notwendigen Dokumenten umgehen kann.
Automatische Aktenverwaltung
Es empfiehlt sich natürlich auch bereits vor der Archivierung auch elektronischen Akten anzulegen. Dies ist bei vielen Archivierungssoftware durchaus möglich. So kann bei einem neuen Kunden zum Beispiel eine neue Kundenakte angelegt werden.
Viele Softwaren eröffnen direkt gleichzeitig alle nötigen Unterverzeichnisse (Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, etc.), die nach Bedarf festgelegt werden können. Dies erspart jede Menge Zeit und ermöglicht auch in Zukunft ein schnelleres Ablegen und Suchen von Dokumenten.
Viele Archivierungssoftwaren sind dann in der Lage die archivierten Dokumente automatisch zuzuordnen. So werden in Zukunft Rechnung automatisch in der Akte des richtigen Kunden unter dem Unterverzeichnis Rechnung abgelegt.
Die elektronischen Akten ermöglichen es die anschließende Archivierung einfacher zu gestalten. So können hochwertige Archivierungssoftwaren automatisch gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften einhalten. Es kann im System festgelegt werden, welche Fristen für welche Art von Dokumenten eingehalten werden muss.
Erreicht das jeweilige Dokument sein ‚Ablaufdatum‘ wird die Archivierungssoftware das Dokument direkt ins Archiv verschieben. Dieser automatische Vorgang kann jede Menge Zeit und somit auch einiges Geld einsparen.
Zusammenfassung
Eine elektronische Archivierungssoftware bringt natürlich erst einmal Veränderung für den täglichen Ablauf im Büroalltag mit sich. Doch wer eine hochwertige Software für die Archivierung anschafft, kann sich durchaus viel Zeit und Nerven sparen.
Wichtig ist es jedoch auch, die Bedürfnisse des Unternehmens mit den Fähigkeiten der Software zu vergleichen. Es sollte sichergestellt werden, dass die Software für alle benötigten Unternehmensvorgänge geeignet ist. Im Idealfall sollte die Software vor dem Kauf ausgiebig getestet werden.
