Immer mehr Betriebe nehmen sich der Digitalisierung und weiteren technischen Hilfsmitteln an, um Arbeitsprozesse und -abläufe zu verbessern. Dadurch wird nicht nur die Effizienz am Arbeitsplatz gesteigert, sondern es lassen sich zudem wertvolle Ressourcen sparen und anderweitig einsetzen.
Unter eine solche digitale Erneuerung fällt ebenso die Verwendung einer Ausgabenverwaltungssoftware, die einem beim Managen der Finanzen unterstützt und viele weitere Vorzüge mit sich bringt. Welche das sind und wieso ein Unternehmen von der Einbindung dieser Software profitiert, erfährt man in diesem Artikel.
Arbeitserleichterung für die Buchhaltung
Die Erstellung des Monats- und Jahresabschlusses ist eine wesentliche Aufgabe der Finanzabteilung, für die es zum einen eine sorgfältige Belegverwaltung als auch eine ordentliche Archivierung der Dokumente benötigt. Diese Aufgabe nimmt allerdings viel Arbeit und Zeit in Anspruch, weshalb die Buchhaltung von der Verwendung einer Ausgabenverwaltungssoftware großen Nutzen ziehen kann. Denn dadurch ergeben sich die folgenden Möglichkeiten:
- Digitales Einreichen der Belege
- Automatisches Kategorisieren der Daten
- Sofortige digitale Archivierung der Dokumente
- Einfache Weiterleitung an entsprechende Parteien
Außerdem ist diese Software auch mit weiteren Ergänzungen, wie virtuellen Kreditkarten, erweiterbar und kompatibel. So lässt sich einiges an Zeit sparen und noch dazu reduziert sich das Risiko, dass Belege verloren gehen und sich bei der Verwaltung Fehler einschleichen.
Den Überblick über die Finanzen behalten
Sowohl für den CFO als auch für die Unternehmensführung ist es von enormer Wichtigkeit, sämtliche Ausgaben stets im Auge zu behalten und über die aktuelle Unternehmenslage informiert zu sein. Denn bei den Mitarbeitern angefangen, über Instandhaltungen, bis hin zu Materialkosten, fallen ständig irgendwo Ausgaben an. Gerade in großen Betrieben kann man dabei schnell einmal den Durchblick verlieren, was allerdings fatale Folgen haben kann.
Damit dies nicht passiert, kann hier ebenfalls wieder eine Ausgabenverwaltungssoftware von Vorteil sein. Da sich nämlich alle Transaktionen und Zahlungsziele in Echtzeit verfolgen und einsehen lassen, erhält man so stets eine getreue Abbildung der Finanzlage eines Unternehmens.
Des Weiteren erinnert die Software an anstehende Zahlungen, wodurch es zu keinen zusätzlich anfallenden Kosten mehr kommt, und es werden zudem automatisch Mahnungen an Externe geschickt.
Anfertigung einer exakten Budgetplanung
Jedes Projekt, Neuanschaffung, Reisekostenabrechnung oder anderweitige Planung basiert zumeist auf einem festgelegten Budget. Im besten Fall kommt man mit der gesetzten Summe aus, obwohl in der Regel stets ein Geldpuffer einkalkuliert wird. Doch grundsätzlich gilt, je genauer und zutreffender ein Budget angefertigt wurde, desto weniger Probleme ergeben sich am Ende.
Eine weitere Funktion, die die Ausgabenverwaltungssoftware aufweist und die bei der Budgetplanung hilft, ist das Tool Insights. Dabei erhält man aufschlussreiche und wichtige Informationen bezüglich der Finanzen, die einem beim Kalkulieren einer Projektsumme helfen. Noch dazu ermöglicht das Programm komplexe Aufschlüsselungen in verständliche Ansichten umwandeln zu lassen.
Unter anderem kann man diese Daten auch in visuellen Formen, wie Diagrammen, darstellen. Besonders wenn es um die Gewinnung von Sponsoren, Stakeholdern oder Partnern geht, kann dieses verbesserte Verständnis bei Präsentationen ausschlaggebend sein.
Effizientes Setzen von Sparzielen
Rücklagen und Geldpuffer zu haben ist für jedes Unternehmen wichtig, da man so für Notsituationen und Ausnahmefälle gewappnet ist. Deshalb ist es ratsam, sich stets Spar- und Unternehmensziele zu setzen, wobei diese vor allem die folgenden Kriterien erfüllen sollten:
- Umsetzbarkeit
- Realitätsgetreu
- In mehrere kleinere Ziele unterteilt
Als zusätzliche Unterstützung kann man dabei wieder auf eine Ausgabenverwaltungssoftware zurückgreifen, da sich so leichter realistische Umsetzungszeiträume einplanen lassen und man immer einen exakten Einblick auf den bisherigen Fortschritt und etwaige Verzögerungen erhält.
Was jedoch genauso zu einem Kostenersparnis beiträgt ist, dass der bisher papierbasierte Ablauf, mittels der Software, voll und ganz digitalisiert wird und somit Druck-, Porto-, Papier- und Archivierungsausgaben ausbleiben.
Verbesserte Zusammenarbeit und verkürzte Arbeitsabläufe
Nicht nur die Buchhaltung an sich, sondern auch weitere Abteilungen haben täglich etwas mit Transaktionen und Finanzen allgemein zu tun. Allerdings war es bisher immer üblich, dass sich Mitarbeiter vor Zahlungsfreigabe erst eine entsprechende Genehmigung einholen mussten.
Dieser Prozess nimmt leider einiges an Zeit in Anspruch, weshalb auch hier eine Effizienzverbesserung von Vorteil ist. So ergibt sich mit der Verwendung von Ausgabenverwaltungssoftwares und dazugehörigen Firmenkreditkarten die Möglichkeit, dass ein Angestellter einen individuell erstellten Zugriff auf das Unternehmenskonto erhält.
Damit können sie selbständig Zahlungen durchführen, erlangen viel mehr Handlungsfreiheit und sparen sich wertvolle Zeit, weil sie nicht mehr auf eine Genehmigung warten müssen. Denn sämtliche Transaktionen sind zu 100% transparent, nachvollziehbar und rückverfolgbar, wodurch man als Geschäftsführer überhaupt keinen Grund zur Sorge haben muss.
Als weiterer Pluspunkt verbessert sich zudem auch noch die Zusammenarbeit unter den einzelnen Abteilungen und mit externen Parteien.
Fazit
Das Handhaben von Finanzen in einem Unternehmen führt zu unterschiedlichen Aufgaben, wie der Rechnungsverwaltung, der Budgetplanung, dem Einkalkulieren von Sparzielen oder dem Prüfen von Zahlungsanfragen. Häufig nehmen jedoch einige dieser Prozesse viel Arbeit und Zeit in Anspruch, weshalb man mittels des Einsatzes einer Ausgabenverwaltungssoftware zu einem effizienten Arbeitsfluss beitragen kann.
Diese digitale Erneuerung bringt viele Vorzüge für einen Betrieb mit sich, wobei sie zudem mit zusätzlichen Ergänzungen, wie Firmenkreditkarten für Mitarbeiter, erweitert werden können.
Dadurch ist es möglich, dass solche Ausgabenverwaltungssoftwares, ganz einfach an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden.