Erfolgreiche Unternehmen sind deswegen erfolgreich, weil sie nie stillstehen. Prozessoptimierung ist hier das Zauberwort, denn nur wer sich selbst regelmäßig hinterfragt und prüft, kann dadurch viele neue Potenziale erkennen, die einen durch Anpassungen weiter nach vorne bringen können.
Hierzu gibt es natürlich schon unzählige Berater auf dem Markt, während andere Unternehmen durch die Entwicklung von Software-Schnittstellen dazu beitragen, dass Unternehmen völlig selbstständig ihre Prozesse optimieren können.
Warum Prozessoptimierung?
Wer seine eigenen Prozesse nicht dauerhaft auf den Prüfstand stellt, tritt auf der Stelle. Die Konkurrenz entwickelt neue Produkte oder verbessert bestehende, bietet dem Kunden somit einen Vorteil und bleibt in dessen Gedächtnis. Dabei könnte es so einfach sein. Die Prozessoptimierung erfolgt immer in einer vorgegebenen Reihenfolge.
Zunächst wird der Status Quo ermittelt, man führt also auf, um was es sich bei dem zu optimierenden Prozess handelt. Daraufhin werden die Potenziale festgelegt, die zur Zielerreichung dienen sollen. Konkrete Maßnahmen werden zunächst definiert und anschließend durchgeführt.
Besonders wichtig ist die durchgängige Dokumentation aller Maßnahmen, damit diese auch im Anschluss nachvollzogen werden können. Nach der gesamten Optimierung gibt eine weitere Analyse Aufschluss darüber, ob die Ziele erreicht wurden und welche weiteren Potenziale im Rahmen des Prozesses gegebenenfalls noch aufgedeckt werden konnten.
Software als Unterstützung
Wer seine Prozesse dauerhaft und vor allem möglichst effizient optimieren möchte, wird früher oder später an den Punkt kommen, ab dem der Einsatz einer hilfreichen Software auch Sinn machen würde. Das Problem dabei ist, dass sich die einzelnen Prozesse und Probleme von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden.
Eine gute BPMS, also eine Business Process Management Software, wie sie etwa von MR.KNOW angeboten wird, muss individuell anpassbar sein. Heißt, dass man sie ganz einfach und individuell auf das eigene Unternehmen und die hier relevanten Prozesse einstellen kann.
Eine Software hilft dann nicht nur bei der Optimierung der Prozesse, sondern im besten Fall auch bei einer Automatisierung. Die Software spielt einen Prozess immer wieder durch und gibt in ihren Auswertungen Aufschluss darüber, wann ein Optimierungspotenzial ausfindig gemacht werden konnte.
Dadurch werden interne Kapazitäten nicht mehr gebunden und vor allem bekommt man bei Bedarf einen Überblick über alle untersuchten Prozesse. Dabei können die Ergebnisse ganz unterschiedlich sein.
Im besten Fall werden Prozesse ausgemacht, die völlig unnötig sind und in der Folge beendet werden können, denn auch die Steigerung der Effizient einiger Prozesse kann zu Einsparungen bei Zeit und Geld führen.
Vorteile der Prozessoptimierung
Die Vorteile einer dauerhaften Prozessoptimierung liegen auf der Hand. So hat man die Prozesse in seinem Unternehmen immer präsent und kann verschiedene Potenziale ausfindig machen. Das verbessert gleichzeitig auch die Zusammenarbeit der Mitarbeiter, denn von einem erfolgreicheren Unternehmen profitieren in erster Linie auch die Beschäftigten.
Dadurch, dass Prozesse von einer Software automatisiert werden, sinkt auch die Fehleranfälligkeit durch menschliches Versagen. Die Flexibilität ist ein weiterer Vorteil, denn durch die Software können Potenziale und die damit verbundenen Veränderungen leicht ausfindig gemacht und im Anschluss umgesetzt werden.
Die Weiterentwicklung von Produkten muss ebenfalls genannt werden, denn nicht selten entstehen durch die Optimierung eines Produktes oder eines Prozesses völlig neue Ideen für Produkte, welche das Unternehmen in Zukunft weiter nach vorne bringen können.