Die wachsende Gruppe der Selbstständigen in Deutschland befasst sich im beruflichen Alltag mit den Aufgaben der Buchhaltung. In diesen Stunden ist es nicht möglich, neue Aufträge zu bearbeiten, Produkte zu verbessern und Kunden zu gewinnen. Damit jene Tätigkeiten nicht auf der Strecke bleiben, welche für die Generierung des Einkommens verantwortlich sind, entscheiden sich viele Freelancer für die Nutzung einer Buchhaltungssoftware.
Neben den zeitlichen Vorzügen, die mit der Software in Verbindung stehen, ist es zumeist möglich, eine höhere Präzision und Genauigkeit zu erleben. Die meisten Selbstständigen und Freelancer verfügen über keine fundierten Fachkenntnisse auf dem Gebiet der Buchhaltung. Dies steigert wiederum die Fehlerquote, sofern viele Aufgaben selbst übernommen werden. Wird eine professionelle Buchhaltungssoftware mit den richtigen Informationen gespeist, so ist sie dazu in der Lage, eine fehlerfreie und damit verlässliche Dokumentation zu liefern. Dazu zählt der Überblick über alle aktuellen Zahlen, an denen weiterführende Entscheidungen im Kleinunternehmen ausgerichtet werden können.
Der Blick auf die Buchhaltungssoftware lohnt sich gerade dann, wenn ein Steuerberater aus finanziellen Gründen nicht infrage kommt. Die modernen Softwaredienstleister bieten kleinen Unternehmen ohne Jahresumsätze im mittleren sechsstelligen Bereich die Möglichkeit, die Buchhaltung dennoch effizient zu gestalten. Das Verhältnis von Preis und Leistung kann aufgrund des eigenen Arbeitseinsatzes dabei ein besseres sein.
Kostenlose Buchhaltungssoftware – Kann ich hier Geld sparen?
Immer mehr Selbstständige werden derzeit von den Angeboten einer kostenlosen Buchhaltungssoftware gelockt. Auf den ersten Blick verspricht diese Offerte eine zusätzliche Reduktion der Kosten, welche wiederum eine Gewinnsteigerung mit sich bringt. Die praktische Erfahrung zeigt, dass die kostenlose Software in erster Linie dazu genutzt werden sollte, um sich einen Eindruck der allgemeinen Gestaltung und Funktionalität zu verschaffen. Da Hersteller diese Variante nutzen, um einen Vorgeschmack auf die kostenpflichtige Lizenzversion zu wecken, stehen zumeist die folgenden Optionen nicht zur Verfügung:
- Gesetzlich aktuelle und rechtssichere Buchungsvorlagen
- Komplette Buchhaltung (inkl. Jahresabschluss)
- Frequente Updates und Aktualisierungen
- GoBD-konformes Arbeiten
Als Alternative zur Freeware mit eingeschränktem Funktionsumfang lassen sich etwa kostenlose Word oder Excel-Vorlagen nutzen. Rechnungen samt aller wichtigen Daten können derweil mit einem Online-Rechnungsgenerator erstellt werden. Seit dem Jahr 2018 tragen Unternehmer in vollem Umfang die Pflicht, GoBD-konform zu arbeiten. Kostenpflichtige Lizenzprodukte halten diese „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ ein. Kostenlose Vorlagen hingegen erfüllen diese gesetzlichen Vorgaben und die bereits bestehenden Regelungen zur Buchführungs- und Archivierungspflicht nicht. So muss bei der Verwendung der Freeware unter Umständen ein großer Mehraufwand eingeplant werden, um die entscheidenden Kriterien der Konformität zu erfüllen.
Buchhaltungsprogramme im Vergleich: Offline- vs. Online
Viele große Unternehmen, welche eine doppelte Buchführung erstellen müssen, entscheiden sich für Offline-Lizenzprodukte. Diese bieten einen großen Funktionsumfang, der in einem großen Datenpaket heruntergeladen werden kann. Darunter leidet in einigen Fällen die Bedienbarkeit, da eine längere Einarbeitung erforderlich ist.
Weiterhin bieten Offline-Buchhaltungsprogramme keine automatische Aktualisierung aller Grundlagen an. So müssen sich die Nutzer selbst um die regelmäßige Anpassung der sich ändernden gesetzlichen Grundlagen kümmern. Nicht immer ist dies allein durch Updates möglich. Hin und wieder steht auch der Kauf einer neuen Produktversion an. Dafür steht den Nutzern bei renommierten Herstellern ein umfassender Support zur Verfügung, der aufkommende Fragen klären kann. Die Gefahr des Datenverlusts bleibt zu jeder Zeit bestehen, sofern diese nicht mehrfach gesichert wurden. Denn im Hintergrund steht keine Cloud, die einen ständigen Zugriff ermöglichen würde.
Da Online-Buchhaltungsprogramme zumeist für eine vereinfachte Buchhaltung ausgelegt sind, kommen sie besonders für Selbstständige und Freelancer in Betracht. Sie profitieren von der intuitiven Bedienbarkeit, die ihnen dort angeboten werden kann. So soll nach kurzer Zeit ein sicherer Umgang mit allen Funktionen gewährleistet sein. Weiterhin kann die Software auf verschiedenen Geräten und damit ortsunabhängig genutzt werden, sofern eine Internetverbindung vorhanden ist. Für die Sicherheit der übertragenen Daten ist dabei jederzeit gesorgt.
Der Arbeitsaufwand für Selbstständige reduziert sich mit einer Online-Buchhaltungssoftware dadurch, dass keine Updates oder Back-ups auf eigene Initiative durchgeführt werden müssen. Auch an dieser Stelle kümmert sich der Hersteller um die Anliegen der Nutzer. Eines der wichtigsten Argumente, welches Freelancern die vernetzte Version nahelegt, ist die automatische Sicherung der Daten in der Cloud. Jeder Eintrag wird dort sofort gespeichert und bleibt mitsamt dem eigenen Nutzerkonto dort erhalten. So ist für eine sichere Ablage dieser sensiblen Daten gesorgt, die nicht zwingend auf weitere externe Datenträger geladen werden müssen.
Die wichtigsten Funktionen einer guten Buchhaltungssoftware
Entscheidend für die Wahl des Produkts ist nun der Umfang an Funktionen, welcher dem Endnutzer angeboten werden kann. Das Schreiben von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen, die dank des Vordrucks den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, zählt zu den absoluten Grundfunktionen der Software. Dies erleichtert besonders denjenigen die Arbeit, welche sich bislang nicht mit den Maßgaben dieser Dokumente befasst haben.
Die Kleinunternehmerregelung
Besonders zu Beginn ihrer Tätigkeit fallen viele Selbstständige und Freelancer unter die Kleinunternehmerregelung. Dies ist der Fall, wenn der Umsatz nach §19 UStG Absatz 1 eine Grenze von 17.500 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich die Marke von 50.000 Euro nicht übersteigt. Die Regelung soll den bürokratischen Aufwand in der Wachstumsphase so gering wie nur möglich halten. So müssen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen und die Umsatzsteuervoranmeldung entfällt.
Eine gute Buchhaltungssoftware erkennt, wann das Unternehmen unter diese Regelung fällt. Für diesen Zeitraum wird ein anderer Vordruck der Rechnungen zur Verfügung gestellt und der Selbstständige kommt in den Genuss des finanziellen Wettbewerbsvorteils. Wer selbst nicht über die Regelung informiert ist und zu einer minderwertigen Software greift, läuft letztlich Gefahr, diesen Bonus zu verspielen.
Exportfunktion und Datenaustausch
Ist für einen Teil der Buchhaltung die externe Hilfe eines Steuerberaters vorgesehen, so ist die Export-Funktion der Software von entscheidender Bedeutung. Diese stellt sicher, dass alle Daten in korrekter Form sicher übermittelt werden können. Da bereits eine Vorarbeit mit der Software geleistet werden kann, erleichtert dieses Vorgehen dem persönlichen Berater die Arbeit.
Gleichsam empfiehlt es sich, auf Schnittstellen von DATEV oder ELSTER Wert zu legen. Diese ermöglichen einen direkten Austausch mit dem Finanzamt, der etwa für die USt-Voranmeldung oder die Jahressteuererklärung wichtig ist. So entfällt das doppelte Ausfüllen von Formularen beim Kontakt mit den Behörden, was wiederum den Arbeitsaufwand spürbar reduziert.
Die GoBD-Konformität
Seit dem Jahr 2017 ist es für Unternehmer in Deutschland ausnahmslos notwendig, die GoBD-Konformität ihrer Buchhaltung zu gewährleisten. Diese beschreibt verschiedene Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung der Daten. Viele Lizenzprodukte renommierter Hersteller erfüllen diese Ansprüche auf ganzer Linie. Welche Software in dieser Hinsicht absolut rechtssicher ist, machen die sogenannten GoBD-Testate deutlich, welche von unabhängigen Prüfern erstellt werden.
Nützliche Extras
Je nachdem, welche Summen in eine professionelle Buchhaltungssoftware investiert werden können, lassen sich weitere Funktionen nutzen. So können Selbstständige mit einem integrierten Online-Banking-Zugang Zahlungseingänge schnell und einfach abgleichen und dadurch Fehler vermeiden. Dazu trägt auch ein integriertes mehrstufiges Mahnwesen einen wichtigen Teil bei.
Um gewerbliche Ausgaben finanziell geltend machen zu können, ohne sich für die Steuererklärung durch zahlreiche Belege zu kämpfen, steht eine weitere Unterstützung mit der modernen Software zur Verfügung. Alle entsprechenden Ausgaben lassen sich in die Maske der Software eingeben, um zum Jahresabschluss ein geordnetes Bild zu erhalten. Bisweilen ist die Eintragung mithilfe einer speziellen App möglich. So reicht ein Foto des Belegs aus, um alle wichtigen Daten sofort zu erfassen und einzuordnen.
Fazit
Damit sich Selbstständige und Freelancer auf jene Aufgaben konzentrieren können, welche für ihr Einkommen verantwortlich sind, lohnt sich der Griff zur technischen Unterstützung. Durch die Weiterentwicklungen der vergangenen Jahre bieten moderne Buchhaltungsprogramme eine adäquate Unterstützung auf einem Terrain, auf dem sich viele Selbstständige zunächst unsicher fühlen. Mit dem Einsatz der Software lassen sich womöglich kostspielige Ungenauigkeiten vermeiden, während die Kosten weit unterhalb eines Steuerberaters angesiedelt sind.
Über den Autor
Fabian Silberer ist Gründer und Geschäftsführer von sevDesk, einer cloudbasierten Buchhaltungssoftware für Selbstständige und Kleinunternehmer. Im Jahr 2013 gründete er zusammen mit seinem damaligen Studienfreund Marco Reinbold das Software-Startup, welches heute mehr als 80.000 Kunden vorweisen kann.
