Controlling Software – Weshalb die Datenqualität im Controlling entscheidend ist


IT-Systeme, insbesondere die eingesetzten Softwarelösungen, sind in einer Vielzahl von Unternehmen häufig „organisch gewachsen“. Dieser Zustand resultiert daraus, dass die Digitalisierung im Unternehmen generell von einer Stelle, z. B. einer Abteilung oder einer bestimmten Funktion, ausgeht. Die Anforderungen weiterer Funktionsbereiche werden anschließend sukzessive in der IT-Landschaft des Unternehmens nachgezogen. Solange in diesem Zug nicht auf eine Software-Komplettlösung zurückgegriffen wird, die sämtliche Anforderungen im Unternehmen in sich abgedeckt, kommt es schnell zu der Situation, dass verschiedene Abteilungen im Unternehmen mit den Softwarelösungen verschiedener Anbieter arbeiten.

Weshalb eine Insellösung im Controlling keine Lösung ist

Controlling Software

Neben dem zentralen ERP nutzt der Vertrieb ein CRM, die Produktion ein PPS und eben auch die Buchhaltung und das Controlling passende Tools, welche schlimmstenfalls völlig unabhängig voneinander operieren. Das Ergebnis sind die sogenannten „Insellösungen“. Unter gewissen Umständen, beispielsweise, wenn die Anforderungen an ein verknüpftes System bislang nicht vorhanden sind, können Insellösungen auch funktionieren. Allerdings ist dies in Zeiten der vernetzten Zusammenarbeit und der integrierten Unternehmensplanung nicht mehr zeitgemäß.

Warum Schnittstellen Fehler im Controlling begünstigen

Viele Controllerinnen und Controller begegnen diesem Problem über Schnittstellen zwischen den verschiedenen Softwarelösungen. Diese sollen die Datenübernahme und -weiterverarbeitung ermöglichen und auf diesem Wege ein integriertes Steuerungssystem etablieren. Dabei werden verschiedene Ansatzpunkte verfolgt, die von der manuellen Datenübertragung über den Import von Excel-Listen bis hin zu individuell programmierten und idealerweise automatisieren Software-Schnittstellen (API) reichen. Doch auch wenn diese Entwicklung in ihrer Zielsetzung grundsätzlich zu begrüßen ist, birgt sie ein großes Risiko. Schließlich können jede Berechnung und jede Auswertung nur so gut sein wie die Daten, auf der sie basieren. Stimmt die Datenqualität beim Abruf nicht, kann auch die Berechnung und Auswertung des Controllings nur unpräzise ausfallen. Bullshit in, Bullshit out.

Weitere Risiken, die durch Schnittstellen entstehen können

Controlling - Frau mit ChecklisteBis der Zeitpunkt erreicht ist, an dem sämtliche Softwarelösungen im Unternehmen automatisiert und abgestimmt miteinander verknüpft wurden, kann es immer zu einer Situation kommen, in der Datenbestände von einem System zum anderen voneinander abweichen. Neben einzelnen Angebotssummen oder Maschinenstundensätzen können selbst globale Werte wie die Gesamtmaterialkosten oder der Unternehmensumsatz betroffen sein. Solange die Abweichungen aufgrund verschiedener Systeme nur vorübergehend sind und/oder überschaubar ausfallen, mag dieses Thema als charakteristisches Beispiel für die Kleinkariertheit des Controllings herhalten. Doch wie die Praxis zeigt, greift das Problem wesentlich tiefer. Ist es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erst einmal bewusst, dass im Unternehmen verschiedene „Versionen der Wahrheit“ bezüglich der im Controlling verwendeten Indikatoren und Kennzahlen vorliegen, geht man aus „Selbstschutz“ gerne dazu über, die Gültigkeit und die Genauigkeit der Zahlen des Gegenübers infrage zu stellen.

Wenn Scheingefechte über den richtigen Datenbestand entbrennen

Sollte es erst einmal soweit sein, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Datengenauigkeit des anderen anzweifeln, verlagert sich die Diskussion über die aufgedeckte Problemstellung weg von der eigentlichen Thematik. Stattdessen wird darüber argumentiert, wessen Datenbestand denn nun „der richtige“ ist. Anstelle einer Evaluierung der Probleme entbrennen Scheingefechte über die Glaubwürdigkeit einzelner Personen und/oder Abteilungen. Um dieser Entwicklung Einhalt zu bieten, muss eine Lösungsansatz gefunden werden, der selbst ohne die vollständige Integration aller Insellösungen funktioniert.

Ein zentraler Datenbestand als die Lösung der Probleme des Controllings

Eine bewährte Lösung für das dargestellte Problem ist der sogenannte „single point of truth“. Gemeint ist ein einziger Datenbestand in einem zentralen System, welcher von allen Beteiligten als „die Wahrheit“ anerkannt wird. Andere Softwarelösungen greifen auf die Daten des Bestandes zu, um sie entsprechend weiterzuverarbeiten. In der Unternehmenspraxis hat sich in diesem Zuge die „Data Warehouse“ Technologie etabliert. Als Anbieter von kaufmännischer Unternehmenssoftware fährt beispielsweise die CSS AG dieses Konzept einer zentralen Datenhaltung. Ergänzende Softwaremodule wie die eGECKO Controlling Software können angedockt werden und Daten abrufen, ohne dass die dargestellte Schnittstellenproblematik entsteht. Zusätzlich ist es über Schnittstellen möglich, bereits bestehende Softwarelösungen den Zugriff auf die zentral gelagerten Daten zu geben. Damit dieses Konzept aufgeht, müssen folgende Anforderungen im Unternehmen gegeben sein:

  • Eine unmissverständliche Vorgabe, welche Daten aus welchem Vorsystem in das Data Warehouse überführt werden und welche nicht.
  • Ein eindeutiges Rechtekonzept, das festhält, wer diese Daten verändern darf und in welchem Umfang dies geschehen soll.
  • Eine ausfallsichere Datensicherung und Versionierung, die Änderungen nachvollziehbar hält.
  • Zuverlässige Schnittstellen, welche die Daten anderen Systemen zugänglich machen können.
  • Regelmäßige Aktualisierungen, die idealerweise automatisiert durchgeführt werden, um den Datenbestand stets aktuell zu halten.

Anmerkung: Das Zurückschreiben von Daten durch nachgelagerte Systeme, zum Beispiel über ein BI System oder eine Controlling Software, sollte nur erfolgen, wenn lediglich zusätzliche Informationen hinzugefügt werden oder eine Veränderung aus Gründen der Effizienz zweckmäßig ist. Beispiele hierfür sind das Hinzufügen einer Plandaten-Ebene zu den Ist-Daten oder die Anpassung von Kundendaten im CRM-System.


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