Schluss mit Stundenzetteln: Die neue Generation von Zeiterfassungssoftware

Am 01. Januar 2019 wurde in Deutschland die Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohnes von 8,84€ auf 9,19€ pro Stunde in Kraft gesetzt. Die seit Einführung des Mindestlohns im Jahr 2015 bestehende Dokumentationspflicht existiert selbstverständlich weiterhin: Um sicherzustellen, dass der Mindestlohn tatsächlich für jede getätigte Arbeitsstunde bezahlt wird, müssen in bestimmten Branchen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit notiert werden.

Dieser grundsätzlich gute Grundgedanke zur Verhinderung von Ausbeutung am Arbeitsplatz verlangt jedoch oftmals viel Arbeit. Die Mitarbeiter müssen Stundenzettel schreiben, die der Arbeitgeber anschließend zu überprüfen hat – ein mühsamer Arbeitsaufwand, der Zeit braucht, die man woanders hätte effizienter einsetzen können. Aus diesem Grund verwenden immer mehr Unternehmen und Betriebe das System der sogenannten Mobilen Zeiterfassung. Was ist das genau und wo liegen die Vorteile?

Vorteile von Zeiterfassungssoftware

Vorteile von Zeiterfassungssoftware

Eine Zeiterfassungssoftware erspart handschriftliche Aufzeichnungen der Arbeitszeit, indem sie Daten sofort und direkt vor Ort erfasst. Dies kann je nach Programm über eine Stempelkarte, ein Tablet, eine mobile Smartphone-App oder weitere Erfassungsmethoden geschehen. Die Daten werden anschließend umgehend in das bestehende System aufgenommen und weiterverarbeitet. Auf diese Weise eröffnet das unternehmenseigene System in Echtzeit einen Gesamtüberblick über die Arbeitszeiten aller Angestellten – ohne vorher alle Daten selbst einpflegen zu müssen. Das Abtippen unleserlicher und verschmutzter Stundenzettel gehört somit der Vergangenheit an.

Schon bei der Mitarbeiteranlage werden alle Informationen auf die Einhaltung des Mindestlohnes überprüft. Dadurch, dass alle Daten automatisch in ein abteilungsübergreifendes, unternehmenskonformes System eingefügt werden, vermeidet man Übertragungsfehler und unterschiedliche Datenbänke. Die Fehlerquote geht gen null, wodurch korrekte Aussagen zur Arbeitszeit und dem zugehörigen Lohn gemacht werden können. Das Unternehmen kann auf diese Weise besser planen und aussagekräftigere Analysen anfertigen.

Je nach Software werden diese Funktionen durch weitere praktische Möglichkeiten ergänzt. So können beispielsweise Urlaubsanträge über das Tool eingereicht und bearbeitet werden. Per internem Chat-Austausch und Aufgabenmanager ist im Betrieb live ersichtlich, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt und an welchem Ort arbeitet. In Kombination mit dieser Arbeitszeitplanung ist auch die Mitarbeiterplanung besonders nützlich: Aufgrund der übersichtlichen Daten können die Human Resources besser abgebildet und eingeteilt werden, was die Dokumentation erleichtert und die Mitarbeiterzufriedenheit steigert.

Spezielle Zeiterfassungssoftwares stellen, wie beispielsweise auf www.ed-portal.de, wenn man selbst bzw. ein Lohnabrechnungsbüro oder Steuerberater mit der entsprechenden eurodata Lohnabrechnungssoftware arbeitet, bereits erfasste Daten automatisch ohne Medienbrüche für die Lohnabrechnung zur Verfügung. Dies optimiert zusätzlich die Zusammenarbeit, erspart viel Zeit sowie Arbeit auf beiden Seiten und verspricht eine ganzheitliche Lösung. Eurodata garantiert zudem die Lagerung der Daten in zertifizierten, sicheren Hochleistungsrechenzentren.

Relevante Einsatzbereiche

DokumentationspflichtGanz besonders in Branchen, für die die in der Einleitung genannte Dokumentationspflicht gilt, empfiehlt sich die Einführung eines Systems zur Zeiterfassung. Zu diesen Branchen zählen vor allem Wirtschaftsbereiche, in denen besondere Missbrauchsgefahr zur Schwarzarbeit besteht: also beispielsweise im Baugewerbe, in Gaststätten und Herbergen, bei der Gebäudereinigung, im Logistikbereich oder bei Paketdiensten.

Die Gastronomie und ebenso die Hotelbranche sind geprägt von flexiblem Personaleinsatz sowie von Arbeitsschichten mit variierenden Zuschlägen zum Lohn. Nachts oder am Wochenende ist ein höherer Lohn erforderlich als zu gewöhnlichen Arbeitszeiten. In diesem Fall hilft eine spezialisierte Software bei der Erfassung der Daten: Sie sorgt automatisch dafür, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden und zeigt mit Warnhinweisen, wann zu viele Überstunden angesammelt wurden. Das ist einerseits fair den Mitarbeitern gegenüber und spart andererseits Zeit, da keine manuellen Eingaben oder handschriftlichen Aufzeichnungen erforderlich sind. Auch für Tankstellen ist eine solche Software erwägenswert, da dort ebenso lange Öffnungszeiten und unterschiedliche Schichtdienste auf der Tagesordnung stehen.

Außerdem interessant ist die Mobile Zeiterfassung für Außendienstarbeiter mit Vergütung nach Stundenlohn, also etwa für Handwerker. Gerade in der momentanen Zeit, wo Nachwuchssorgen im Handwerk eine große Rolle spielen, ist es von Bedeutung, Zeit für Verwaltungsaufgaben zu sparen und stattdessen in effiziente Arbeitszeit umzuwandeln. Mithilfe einer Zeiterfassungssoftware werden eine gerechte Bezahlung und eine transparente, übersichtliche Planung garantiert.

Genauso wie im Baugewerbe steht auch im Einzelhandel wenig Zeit für die Verwaltung zur Verfügung. Trotzdem müssen die Vorgaben selbstverständlich sachgemäß eingehalten werden, damit die Angestellten fair behandelt werden und keine Fehler in der Entlohnung passieren. Mithilfe von kompetenten Tools zur Personaleinsatzplanung können die Sechs-Tage-Woche und verschiedene Sonderschichten des Einzelhandels berücksichtigt und mit in die Datenbank aufgenommen werden – zeitsparend und unkompliziert.

Zukunftsprognose

Aufgrund der vielfältigen Vorteile von Zeiterfassungssoftwares ist es sehr wahrscheinlich, dass diese den altmodischen Stundenzettel mehr und mehr ablösen werden. Mit der Personaleinsatzplanung und der automatischen Lohnabrechnung stehen buchbare Zusatzfunktionen zur Verfügung, die den Arbeitsablauf weiter vereinfachen und eine effizientere Arbeitsplanung ermöglichen.

Wer das passende Programm für sein Unternehmen auswählt und die für seinen Betrieb relevanten Faktoren berücksichtigt, wird nach der Implementierung mit Sicherheit einen schnellen Fortschritt bemerken. Damit tatsächlich eine positive Entwicklung aufgezeichnet werden kann, müssen alle Angestellten allerdings ausreichend informiert und in das System eingeweiht werden – wenn dies der Fall ist, kann Mobile Zeiterfassung definitiv eine neue Generation der Arbeitszeitplanung darstellen.

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