E-Commerce-Unternehmen bewegen sich in einem dynamischen Umfeld, in dem zeitnahe Reaktionen auf Kundenbedürfnisse besonders wichtig sind. Müssen Käufer zu lange auf ihre Bestellungen oder Antworten auf Fragen warten, führt dies schnell zu negativen Kommentaren und Bewertungen. Die schnelle Bearbeitung von Aufträgen scheitert jedoch oft an einer suboptimalen internen Kommunikation oder schlicht an den notwendigen Informationen.
ERP-Systeme, die Unternehmensdaten zentral erfassen und verarbeiten, optimieren den Informationsfluss. Durch die Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen sorgen sie außerdem für eine Beschleunigung von Arbeitsabläufen und eine Reduzierung von Fehlern, die bei einer manuellen Bearbeitung nicht zu vermeiden sind.
Was Enterprise Ressource Planning Systeme sonst noch so können und warum sie auch in E-Commerce-Unternehmen für eine höhere Effizienz beim Einsatz von Personal, Kapital und anderen Ressourcen sorgen, haben wir hier einmal kurz zusammengefasst.
Was bedeutet ERP und was können die Systeme?
Der optimale Einsatz der vorhandenen Ressourcen ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Die präzise Abstimmung von betriebsinternen Prozessen und der reibungslose Austausch von relevanten Informationen zwischen den verschiedenen Abteilungen sind Grundvoraussetzungen für den effizienten Einsatz von Mitarbeitenden, Lagerkapazitäten und Kapital, das in Form von Waren, IT-Systemen und anderen Betriebsmitteln gebunden ist.
ERP-Systeme, die je nach Konfiguration nicht nur für den Betriebsablauf relevante Daten speichern, verarbeiten und bereitstellen, sondern auch Prozesse automatisieren, helfen dabei, die Effizienz nachhaltig zu steigern.
Was ERP-Systeme für E-Commerce-Unternehmen so interessant macht
Der Erfolg von E-Commerce-Unternehmen basiert im Wesentlichen auf Online-Shops, die mit gefragten Produkten gefüllt sind und professionell gemanagt werden. Die Auswahl der passenden Angebote spielt dabei eine ebenso wichtige Rolle wie die permanente Verfügbarkeit der Produkte und eine intensive Kundenbetreuung. Um dauerhaft erfolgreich zu sein, müssen also verschiedene Abteilungen konstruktiv und eng zusammenarbeiten. In der Praxis weist die Kooperation von Marketing, Einkauf, Vertrieb und Logistik jedoch oft Defizite auf.
ERP-Systeme helfen dabei, diese Defizite zu beseitigen. Sie sammeln alle für die unterschiedlichen Bereiche relevanten Informationen in einer zentralen Datenbank, auf die alle Beteiligten Zugriff haben. Da diese Daten automatisch erfasst und nicht manuell eingegeben werden müssen, werden Prozesse beschleunigt, Fehler reduziert und Mitarbeitende entlastet.
Durch die zentralisierte Sammlung der Daten wird vermieden, dass auf die jeweilige Abteilung beschränkte Datensilos entstehen, die Informationen enthalten, die für die Arbeit in anderen Bereichen ebenfalls von Bedeutung sind.
Zentrale Datenerfassung und Bereitstellung optimieren innerbetriebliche Kommunikation
Aufgrund fehlender oder mangelhafter Kommunikationswege müssen diese Informationen dann oft mühsam und zeitraubend beschafft werden. Diese Umwege führen am Ende dazu, dass ein effizienter Einsatz der vorhandenen Ressourcen nicht möglich ist.
Durch die bei ERP-Systemen automatisierte Erfassung, Verarbeitung und Bereitstellung der benötigten Daten entfällt darüber hinaus die manuelle Eingabe der Werte. Mitarbeitende, die bislang mit monotonen und deshalb fehleranfälligen Eingabearbeiten beschäftigt waren, können nun an anderen Stellen eingesetzt werden, an denen sie andere für das Unternehmen wichtige und für sie selbst interessantere Aufgaben übernehmen. Auf diese Weise wird die Motivation gesteigert und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit erreicht, die zu einer effizienteren Arbeitsleistung führt.
Der Wandel der Arbeitswelt erfordert neue Konzepte
Der durch die Corona-Pandemie beschleunigte Wandel der Arbeitswelt macht es erforderlich, die Gestaltung von Arbeitsplätzen und die informationstechnische Umgebung an die veränderten Bedingungen anzupassen. Das Arbeiten im Homeoffice wird auch nach dem Ende von Covid 19 für viele Beschäftigte zur Normalität werden.
Doch gerade, wenn der persönliche Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen eingeschränkt ist und beim Plausch in der Kaffeeküche keine Informationen mehr ausgetauscht werden, ist es umso wichtiger, diese Informationen auf anderen Kanälen bereit zu stellen und Arbeitsabläufe automatisch zu koordinieren.
Mitarbeitende in die ERP-Planung einbeziehen
ERP-Systeme können nur dann erfolgreich eingesetzt werden, wenn sie von denen, die damit arbeiten sollen, auch akzeptiert werden. Deshalb ist es wichtig, die zukünftigen User frühzeitig mit den Instrumenten der Enterprise Ressource Planning Software vertraut zu machen und die Vorteile offensiv zu kommunizieren. Sich von gewohnten Abläufen zu verabschieden und sich in neue Prozesse einzuarbeiten, stößt nicht immer auf einhellige Begeisterung.
Nicht selten besteht auch die Befürchtung, dass durch die nun allgemeine Verfügbarkeit von bislang sorgfältig gehortetem Exklusivwissen die eigene Position im Unternehmen geschwächt wird. Auf diese Bedenken muss ebenso eingegangen werden wie auf weit verbreite Befürchtungen, mit der neuen Technik nicht klar zu kommen. Deshalb ist es schon im Planungsstadium wichtig, die Belegschaft in die Konfiguration von ERP-Systemen einzubeziehen.
Vor Anschaffung Kosten, Nutzen und Skalierbarkeit überprüfen
ERP-Systeme können auf vielfältige Weise zum Erfolg von E-Commerce-Unternehmen beitragen. Die Implementierung der entsprechenden Software stellt jedoch einen erheblichen Kostenfaktor dar. Langfristig zahlt sich die Investition in entsprechende Systeme in der Regel jedoch aus. Dennoch gilt es, vor der Entscheidung für einen Anbieter die Kosten, den Aufwand und den Nutzen in Relation zu setzen und diese zu überprüfen.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang, darauf zu achten, dass die Software skalierbar ist und jederzeit an veränderte individuelle Bedürfnisse und Ansprüche angepasst werden kann. Auf der Basis einer sorgfältigen Analyse des Ist-Zustandes kann eine Wunschliste erstellt werden, in der die präferierten Funktionen festgehalten werden. Um informationstechnische Probleme zu vermeiden, sollte außerdem auf die Kompatibilität mit bestehenden Softwarelösungen geachtet werden.
Funktionen schrittweise ausbauen und auf veränderte Bedingungen anpassen
Moderne ERP-Systeme ermöglichen den Einstieg mit einem reduzierten Basis-Paket, bei dem die Funktionen schrittweise ausgebaut und an das Wachstum des Unternehmens angepasst werden können. Auf diese Weise werden weder das Budget, noch die Mitarbeitenden durch eine zu große Komplexität überfordert.
Nach der erfolgreichen Implementierung und der sorgfältigen Einarbeitung der Anwender tragen innovative ERP-Systeme jedoch dazu dabei, den Arbeitsalltag zu erleichtern, vorhandene Ressourcen optimal zu nutzen und den Unternehmenserfolg zu steigern.
Autorenprofil:
Christian Siebert ist seit mehr als 15 Jahren im Online-Marketing tätig. Bereits 2005 gründete er ein E-Commerce für Radsportartikel und spezialisierte sich auf die Bereiche Onlinekommunikation und Vertrieb.
Seit 2020 arbeitet er als Manager Marketing Communications bei der SelectLine Software GmbH.