Intelligente Dokumentenverarbeitung: Vier Anwendungsbereiche

Wie begrenzt die Auffassungsgabe des menschlichen Gehirns ist, zeigen uns Hochleistungsprogramme auf Computern. Richtig, sie werden von Menschen entwickelt, was aber nicht bedeutet, dass ein Mensch mit den Programmen konkurrieren kann. In der Datenverarbeitung ist der Mensch der Vielzahl der Informationsquellen unterlegen. Mit IDP lösen Unternehmen ein wichtiges Problem: Fehler in der Datenerfassung.

Mehrsprachige Informationen sammeln

Intelligente Dokumentenverarbeitung

Wissenschaftler kennen das aus ihrer täglichen Arbeit: Zu einer neuen Studie gibt es aus verschiedenen Staaten in unterschiedlichen Sprachen gesammelte Dokumente. Sie gilt es zu bündeln, um die Erkenntnisse aus den Dokumenten zu filtern, die oft für den Fortschritt entscheidend sind. Wie genau soll das funktionieren?

Eine Möglichkeit ist, einen Wissenschaftler zu finden, der mehrsprachig begabt ist, zusätzlich die teils hochkomplexen Dokumente fachgerecht übersetzt und Inhalte zusammenfügt. Es gibt nur wenige Menschen, sie sind nicht alle in der Wissenschaft tätig, die mehrsprachig komplexe Texte verstehen und formulieren können.

Eine weitere Möglichkeit ist, mehrere Personen anzustellen, die unterschiedliche Sprachen sprechen. Als Festangestellte verdienen die Angestellten gutes Geld, für ein Unternehmen rentiert sich das langfristig nicht. Eine Alternative ist, Freelancer zu engagieren, die für einzelne Arbeiten bezahlt werden, leider hat das einen Haken.

Wissenschaftliche Dokumente sind nicht in ihrer Reinform für die Öffentlichkeit bestimmt, Unternehmen machen sich sogar erpressbar, wenn sie vertrauliche Informationen von externen Kräften verarbeiten lassen. Wer also ist so vertrauenswürdig, dass keine Information nach außen dringt?

Digitale Intelligenz zur Dokumentenverarbeitung

Intelligente Dokumentenverarbeitung hat sich in den meisten Branchen bereits etabliert. So unter anderem in der Politik, wo viele internationale Dokumente zusammenkommen, die es zeitnah zu verarbeiten gilt, von denen teilweise wichtige Entscheidungen der nationalen Sicherheit abhängen.

Politik ist eng mit dem Recht verbunden, IDP wird deshalb auch von Staatsanwaltschaften, Gerichten und Rechtsanwälten genutzt, um effizienter Informationen zu erhalten, die für den Fachbereich maßgeblich sind. Ob Gesundheitswesen im Bezug zur Wissenschaft oder das Bankenwesen, IDP ermöglicht Mitarbeitern Prozesse des Alltags zu beschleunigen ohne Qualität oder Informationen einzubüßen.

Alle Anforderungen werden an den jeweiligen Fachbereich angepasst, sodass das System nur die Informationen filtert, die für den jeweiligen Fachbereich relevant sind.

Logistikprozesse logisch verwalten

Logistik ist der vierte hier zu erwähnende Fachbereich, in dem IDP genutzt wird. Aus gutem Grund. Logistikunternehmen behandeln viele Dokumente für die Transporte auf nationalem wie internationalem Boden. Teils werden die Dokumente nicht in deutscher oder englischer Sprache ausgestellt, sondern in der jeweiligen Landessprache. Glück hat der, der Ungarisch oder Finnisch spricht, zwei herausfordernde Sprachen.

Zu jedem Auftrag, der abgewickelt wird, müssen Ordner angelegt werden, um Nachweise zu liefern, wenn Behörden diese verlangen. Das kann der Zoll sein, genauso gut das Finanzamt. Dokumente gilt es zu bündeln, um den gesamten Logistikverlauf eines Auftrags genau verfolgen zu können. Schließlich möchte jeder Logistiker, dass seine Kunden zufrieden sind.

Dateneingaben mit der Hand, wo wirklich jede noch so kleine Information mühsam zusammengesucht wurde und per Hand eingetippt, war gestern. Heute übernimmt das die intelligente Dokumentenverarbeitung.

Logistikprozesse logisch verwalten

Fachberatung für IDP

Genies beherrschen das Chaos, das Chaos beherrschen Genies. Bei der Menge an Dokumenten, die täglich in den Fachbereichen Recht, Logistik, Gesundheitswissenschaften und Bankenwesen im Umlauf sind, verlieren Abteilungen schnell den Überblick. Zumal einige Dokumente auch extern abrufbar bereitstehen müssen. Und was will ein Mitarbeiter machen, mit einer Kiste voller Dokumente herumlaufen, um sie immer parat zu haben?

Nicht so in der heutigen Zeit, wo nur die schnell auf dem Markt agieren, die effiziente Intelligenz nutzen, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Ganz nebenbei werden Mitarbeiter entlastet, was zur Leistungssteigerung führt.

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