ERP bedeutet “Enterprise Ressource Planning”. Das heißt, hinter einem solchen System verbirgt sich Software, die bei der Planung von Geschäftsressourcen genutzt werden kann. Dabei kommt eine zentrale Datenbank zum Einsatz, so dass alle gespeicherten Informationen von allen Abteilungen zeitgleich abgerufen und auf den neusten Stand gebracht werden können. Dadurch wird die unternehmensweite Kommunikation vereinfacht und Geschäftsprozesse können optimiert werden.
Kein Wunder also, dass eine Vielzahl der Unternehmen heutzutage ERP-Softwarepakete wie SAP nutzt. Doch wie hoch sind die Kosten um auf ein solches System umzusteigen?
ERP-System
Natürlich fallen zuerst einmal die Kosten für das System selbst an. Das heißt die Software bzw. Die Lizenzen für deren Nutzung muss bezahlt werden. Dabei ist der Preis bei jedem Anbieter unterschiedlich. Teilweise gibt es sogar kostenlose ERP-Systeme, welche jedoch mit starken Einschränkungen verbunden sind und sich deshalb für den Einsatz in Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern kaum eignen.
Auch wenn man bei Anbietern direkt anfragt erhält man meist nur eine grobe Preisspanne. Denn die genauen Kosten eines ERP-Systems berechnen sich auf Grundlage verschiedener Faktoren
User-Zahl
In den meisten Fällen zahlt man die Nutzungslizenz abhängig von der Anzahl der User. Je mehr Mitarbeiter das System also nutzen, desto höher auch die Kosten der Einführung. Natürlich können diese Kosten mit einer Open Source Software umgangen werden. Allerdings fallen hier dann auch der Service und Ansprechpartner sowie die Wartung weg, was eventuell zu höheren Kosten führen kann.
Neben den Aufwendungen für die Lizenzen, müssen hier außerdem auch noch die Mitarbeiterschulungen beachtet werden. Denn ohne diese wird ein noch so gutes System nichts nutzen.
So gibt es beispielsweise eine Vielzahl von SAP Schulungen. Hier sollte darauf geachtet werden, dass der Bildungsträger tatsächlich vom Unternehmen SAP offiziell als Partner anerkannt ist. Denn nur dann werden die original Trainingssysteme verwendet.
Anzahl der Module
Einer der großen Vorteile von ERP-Systemen ist der Aufbau. So stehen unterschiedliche Module für die jeweiligen Funktionen zur Verfügung. Das heißt, die Software ist individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassbar. Es müssen also auch nur die Module bezahlt werden, die tatsächlich in Nutzung sind.
Allerdings hat dies auch den Nachteil, dass eine Kostenabschätzung pauschal nicht möglich ist. Anbieter dieser Systeme können jedoch auf Anfrage eine Aufschlüsselung der jeweiligen Unkosten geben.
Häufig werden auch Modulpakete als Standard-Lösung angeboten, die bestimmte Funktionen umfassen. Diese sind dann häufig günstiger. Prinzipiell gilt: Je mehr die Software standardisiert ist, desto günstiger die Einführung.
Hardware
Bei der Einführung von ERP-Systemen kann prinzipiell zwischen On-Premise und On-Demand unterschieden werden. Bei On-Premise befindet sich der Server, auf welchem die zentrale Datenbank gespeichert ist, auf dem Firmengelände. Hier fallen also Kosten für den Server selbst an. Zusätzlich entstehen Nebenkosten.
Denn ein Serverraum muss über ausreichend Lüftung und auch über Sicherheitsvorkehrungen verfügen. Abgesehen davon verbraucht so ein Server natürlich auch dementsprechend viel Strom.
Eine Alternative hierzu bietet die On-Demand Lösung. Hier handelt es sich um eine cloudbasierte Datenbank. Das heißt der Server wird vom ERP-Anbieter gestellt und befindet sich extern und der Zugriff erfolgt über den Standard-Webbrowser. Hier entstehen keine Anschaffungskosten für den Server, jedoch eine monatliche Nutzungsgebühr.
Ein großer Vorteil von On-Demand ist, dass der Speicherplatz nahezu beliebig erweiterbar ist, ohne dass ein neuer Server gekauft oder gar der Serverraum vergrößert werden muss. Abgesehen davon ist die Wartung, also beispielsweise das Aufspielen neuer Versionen hier deutlich einfacher.
Ein weiterer Vorteil besteht in der mobilen Nutzung des Systems, was durchaus Zeit und somit auch Kosten sparen kann.
Projekt- und Changemanagement
Neben den oben genannten externen Kosten, fallen natürlich auch unternehmensinterne Kosten an. Die Umstellung der Datenverarbeitung ändert viele Prozesse im Unternehmen und für einige Mitarbeiter die alltägliche Arbeit. Deshalb sollte für ein umfassendes Projekt- und Change-Management gesorgt werden.
Während der ERP-Anbieter und das interne Projektmanagement dafür sorgen, dass die Einführung rein technisch einwandfrei abläuft, beschäftigen sich das Changemanagement auch mit der menschlichen Seite der Umstellung.
Durch die Planung zu Anfang des Projekts müssen also bereits frühzeitig entsprechend Ressourcen geschaffen werden, oder einzelne Mitarbeiter für diesen Bereich freigestellt werden. Je nach Aufwand und ob genügend Angestellte vorhanden sind, berechnen sich dann also diese internen Kosten. Dabei muss natürlich auch beachtet werden, dass die Umstellung auf ein komplett neues System häufig mit einigen Hindernissen einhergeht.
Dementsprechend sollte in der Laufzeit der Umsetzung des Projektes als genug Puffer eingeplant werden. Andernfalls kann es zur Ressourcenknappheit kommen, welche unter Umständen einiges an Geld kosten kann.
Auch nach der Einführung muss mit internen Kosten kalkuliert werden, da die Software nach Inbetriebnahme ausgiebig getestet werden muss, um etwaige Systemfehler auszuschließen und einen reibungslosen Ablauf zu garantieren.
Wartungskosten
Wie jede Software müssen auch ERP-Systeme regelmäßig gewartet und an die neuesten Anforderungen angepasst werden. Meist bieten Anbieter im Zuge der Einführung des Systems einen Wartungsvertrag an. Gegen eine jährliche Gebühr, wird dann die Wartung und auch das Aufspielen von Updates durch den Anbieter übernommen.
Kommt es zu einem vollständig neuen Release der Software wird auch dieses dann vom Dienstleister angeboten und auch Schulungen finden meist in diesem Rahmen statt. Wenn der Server vor Ort, also On-Premise, steht, muss für diesen meist ein extra Wartungsvertrag abgeschlossen werden.
Das lohnt sich vor allem dann, wenn das Unternehmen über keine eigene IT-Abteilung verfügt. Bei einer cloudbasierten Datenbank sind die Wartungskosten für den externen Server bereits im monatlichen Nutzungsentgelt enthalten.
Kostenkalkulation
Es ist also leider nicht möglich, eine pauschale Kostenkalkulation zur Einführung eines ERP-Systems in Unternehmen anzugeben. Denn der Gesamtaufwand ist stark abhängig von den einzelnen Bestandteilen der Software. Allerdings gibt es ein paar Möglichkeiten zumindest eine bessere Vorstellung zu erhalten.
So sollte als erster Schritt immer Referenzen eingeholt werden. Dabei bietet es sich an mit Kollegen aus der gleichen Branche in Kontakt zu treten. Aber auch Kunden und Lieferanten können gute Informationsquellen darstellen. Dies gibt einen guten Überblick, welcher ERP-Anbieter überhaupt geeignet ist.
Anschließend sollten natürlich die in Frage kommenden Hersteller direkt angesprochen werden um Einzelkosten zu klären. Besonders lang-etablierte Unternehmen haben normalerweise eine gute Vorstellung davon, wie lang eine Implementierung des Systems dauern wird und welche Kosten-Positionen berechnet werden müssen.
Zu guter Letzt sollten natürlich die eignen Mitarbeiter befragt werden. Denn diese können am besten abschätzen, wie lange sie für die Umsetzung des Projektes brauchen und ob mehr Ressourcen benötigt werden.