ONLYOFFICE Docs: Open-Source Office-Suite für die Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit

ONLYOFFICE Docs ist eine Open-Source Office-Suite, welche webbasierte Viewer und kollaborative Editoren für Textdokumente, Kalkulationstabellen und Präsentationen umfasst. In diesem Beitrag erzählen wir, welche Funktionen für die Dokumentbearbeitung und Zusammenarbeit ONLYOFFICE bietet und welche Optionen es gibt, diese Software zu benutzten.

Benutzeroberfläche

ONLYOFFICE Docs

Das Interface mit Registerkarten bietet eine nahtlose Benutzererfahrung. Alle Bearbeitungs- und Formatierungstools sind in Tabs für ein leichteres Navigieren zusammengefasst. Wenn man bereits mit Multifunktionsleisten oder Ribbon vertraut ist, welche in anderen Office-Suiten auch verwendet werden, ist die Migration zu ONLYOFFICE Docs ein Kinderspiel.

Kompatibilität mit Formaten

Die Kompatibilität ist wahrscheinlich eines der wichtigsten Kriterien, die man bei der Auswahl einer Office-Suite berücksichtigen muss. ONLYOFFICE Docs verwendet OOXML (docx, xlsx und pptx) als native Formate, wodurch die maximale Kompatibilität mit Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien gewährleistet wird. Die Lösung unterstützt auch andere gängige Formate wie ODF (odt, odp und ods), doc, xls, ppt, pdf, txt, rtf, html und andere.

Funktionalität

ONLYOFFICE Docs bietet eine Reihe von Tools und Funktionen zum Erstellen und Bearbeiten von Textdokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen jeglicher Art und Komplexität. Man kann den Text nach eigenen Wünschen formatieren, verschiedene Schriftarten und Stile anwenden und beliebige Objekte und Elemente hinzufügen und anpassen, darunter Kopf- und Fußzeilen, Bilder, Formen, Tabellen, Diagramme usw. Falls akademische Formatierung und Navigation erforderlich ist, stellt der Dokumenteneditor Inhaltsverzeichnisse, Lesezeichen und Querverweise zur Verfügung.

Vielzahl an Funktionen

Der Tabellenkalkulationseditor unterstützt mehr als 450 Formeln zur Analyse der Daten verschiedener Typen, Tabellenvorlagen, Sortierung und Filterung, Pivot-Tabellen, Datenschnitten für formatierte Tabellen, Entfernen von Duplikaten und sogar mehr.

Das Präsentationsprogramm von ONLYOFFICE bietet verschiedene Farbstile und Layouts, Autoshapes, Text Art, interaktive Effekte und Übergänge. In der Referentenansicht kann man Notizen machen und durch die Präsentation bequem navigieren.

Wenn die vorhandenen Funktionen nicht ausreichend sind, kann man Plugins verwenden. Es gibt sowohl schon integrierte Plugins als auch die Möglichkeit, eigene Plugins zu erstellen und zu verbinden. So können User beispielsweise mit Mendeley und Zotero Bibliografien erstellen, Texte in verschiedene Sprachen direkt im Editor übersetzen, Telegramm für die sichere Kommunikation und Typograph für die schnelle Textkorrektur verwenden. Es ist auch möglich, YouTube-Videos einzufügen, Bilder zu bearbeiten und Makros für Routineaufgaben auszuführen.

Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit

Mit ONLYOFFICE Docs kann man zwischen zwei Modi wechseln: Im Schnellmodus sind alle Änderungen in Echtzeit sichtbar, im “Formalen” Modus können Mitautoren einen Absatz sperren und diesen privat bearbeiten — alle Änderungen werden erst nach dem Speichern angezeigt.

Man kann Dokumente mit flexiblen Zugriffsrechten freigeben. Dabei stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:

  • Voller Zugriff
  • Schreibgeschützt
  • Review
  • Kommentare

Im Dokumenteneditor gibt es auch Ausfüllen von Formularen. Die Empfänger können dabei nur Daten in bestimmte Felder eingeben.

In der Tabellenkalkulation können User Filteroptionen mit benutzerdefinierten Filtern verstecken.

Darüber hinaus kann man mit ONLYOFFICE Docs Änderungen anderer Mitautoren verfolgen sowie frühere Versionen eines Dokuments mit einem Klick wiederherstellen, Kommentare und Erwähnungen hinterlassen und im integrierten Chat kommunizieren. All dies macht die Online-Zusammenarbeit so einfach und effizient wie möglich.

Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit

Sicherheit

Als eine selbst gehostete Lösung bietet ONLYOFFCIE Docs die volle Kontrolle über die Daten. Darüber hinaus steht der Quellcode der Lösung auf GitHub offen.

ONLYOFFICE Docs verwendet JSON Web Token, um Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Durch Aktivieren des HTTPS-Protokolls kann man den Datenverkehr verschlüsseln. Das Einschränken der Kopier-, Download- und Druckoptionen für Dokumente sowie das Einfügen von Wasserzeichen sind ebenfalls möglich.

Wenn jemand mit vertraulichen Dokumenten arbeitet, findet die Funktion „Private Rooms“ ziemlich interessant. In ONLYOFFICE sind Private Rooms geschützte Arbeitsplätze für die verschlüsselte Zusammenarbeit, an denen jedes eingegebene Symbol mit dem AES-256-Algorithmus verschlüsselt wird.

Alle Daten werden lokal auf dem Computer verschlüsselt und alle Änderungen und Eingaben während der Bearbeitung, einschließlich Objekten, Bildern usw., werden an einem Ende verschlüsselt, in der verschlüsselter Form auf den Server übertragen und am anderen Ende entschlüsselt.

Integrationsmöglichkeiten

ONLYOFFICE Docs kann man in verschiedene Cloud-Speicherdienste wie Nextcloud, ownCloud, Seafile, Alfresco, Moodle, HumHub, Plone, Nuxeo usw. integrieren sowie in eigene Lösung implementieren.

ONLYOFFICE Docs können auch zusammen mit ONLYOFFICE Groups verwendet werden, einer kostenlosen Open-Source-Plattform für die Zusammenarbeit, die unter Apache 2.0 vertrieben wird. Die komplette Lösung ist als ONLYOFFICE Workspace verfügbar.

Desktop-Anwendung und mobile Apps

Neben der Bearbeitung von Dokumenten im Browser bietet ONLYOFFICE kostenlose Desktop- und mobile Editoren, sodass man auf jedem Gerät auf Dokumente zugreifen kann.

ONLYOFFICE Desktop Editors ist ein Paket mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationsprogramm, verfügbar für Windows, macOS und verschiedene Linux-Distributionen. Die Anwendung lässt sich auch mit Clouds wie ONLYOFFICE, Nextcloud, ownCloud und Seafile für Online-Zusammenarbeit integrieren.

Mit ONLYOFFICE Documents für Android und iOS könnt Ihr Dokumente unterwegs öffnen und bearbeiten. Die Apps sind in den offiziellen Marketplaces absolut kostenlos erhältlich und enthalten keine Anzeigen oder In-App-Käufe.

ONLYOFFICE-Documents für Android

ONLYOFFICE im Test

Wenn man ONLYOFFICE Docs ausprobieren möchte, ist es eine gute Idee, die kostenlose Community-Version zu installieren. Es weist bestimmte Einschränkungen auf und ist ohne einige professionelle Bearbeitungsfunktionen (Dokumentvergleich, Inhaltssteuerelemente und Blattansichten) verfügbar.

Wenn man technischen Support, regelmäßige Updates und Zugriff auf professionelle Funktionen benötigt, dann steht die kommerzielle Version zur Verfügung. 

Alle kostenlosen ONLYOFFICE-Lösungen kann man auf der offiziellen Website des Anbieters herunterladen.

Kostenlose Cloud für Startups

Es gibt noch eine tolle Möglichkeit, ONLYOFFICE kostenfrei zu erhalten.

Startups und kleine Teams mit bis zu fünf Nutzern können ONLYOFFICE Cloud Service komplett kostenfrei nutzen. ONLYOFFICE Cloud Service (ONLYOFFICE Workspace in der Cloud) beinhaltet Online-Editoren, einen Speicherplatz und Produktivitätstools wie Projektverwaltung, E-Mail, CRM, Kalender und Chat. Außerdem ist der Cloud Service kostenlos für Schulen und Non-Profit-Organisationen.

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