Passwortverwaltung im Jahr 2019 – Häufig unterschätzt und doch essenziell

Unternehmensführung und Mitarbeiter benötigen verschiedene Passwörter für unterschiedliche Anwendungen. Sichere Passwörter sind komplex und damit kaum zu merken. Eine effiziente Passwortverwaltung sorgt für Sicherheit und ermöglicht jederzeit den Zugriff auf alle wichtigen Passwörter – ob im Büro oder unterwegs. Alles Wissenswerte rund um Ihre Passwortverwaltung erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Was ist eine Passwortverwaltung und warum ist sie wichtig?

Passwortverwaltung per SoftwareIm Prinzip ist jede Liste mit Passwörtern, egal ob auf Papier oder elektronisch gespeichert, eine Passwortverwaltung. Eine Haftnotiz, auf der die Zugangsdaten aufgeschrieben werden, eine Excel Tabelle, eine Textdatei oder eine kleine Datenbank, in der Passwörter auf dem PC gespeichert werden. Das alles sind im weitesten Sinne Passwortverwaltungen.

Die aufgeführten Varianten sind für private User vielleicht ausreichend. Für den Schutz und die Verwaltung wichtiger Passwörter in Unternehmen sind diese Lösungen jedoch nicht empfehlenswert. Unternehmen benötigen für die Passwortverwaltung sichere und effiziente Lösungen, die den Arbeitsalltag erleichtern, berechtigten Personen jederzeit den Zugriff auf die Passwörter ermöglichen aber dennoch eine hohe Sicherheit für den Schutz sensibler Daten bieten.

Bei einer sicheren Passwortverwaltung werden die Passwörter verschlüsselt gespeichert. Eine sichere Verwaltung von Passwörtern ist wichtig, weil durch die Verschlüsselung und die Einschränkung des Zugriffs auf einen bestimmten Personenkreis oder eine einzelne Person das Risiko verringert wird, dass die Passwörter unberechtigt ausgelesen und zum Diebstahl von Daten missbraucht werden können.

Möglichkeiten der Passwortverwaltung

Für die Datensicherheit in Unternehmen – auch im Hinblick auf die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung – kann die Bedeutung sicherer Passwörter kaum hoch genug eingeschätzt werden. Namen und alltägliche Begriffe sind als Passwörter für Unternehmen denkbar ungeeignet. Die Anforderungen an sichere Passwörter und deren sichere Aufbewahrung sind in den vergangenen Jahren erheblich gestiegen.

Sichere Passwörter werden in der Regel aus einer Kombination von Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen sowie einer gemischten Groß- und Kleinschreibung gebildet. Das Problem ist, dass sich kaum jemand komplexe Passwörter merken kann. Zudem ist aus Sicherheitsgründen für jede Anwendung und jedes System ein eigenes Passwort erforderlich. Der Überblick über die verschiedenen Passwörter geht daher schnell verloren.

Offline Verwaltung von Passwörtern mit Apps und Programmen

In den vergangenen Jahren wurden eine ganze Reihe von Offline-Verwaltungstools für Passwörter entwickelt. Diese Tools sind als Programme für PCs und Notebooks oder als App für Smartphones und Tablets erhältlich. Im Prinzip funktionieren diese Programme und Apps alle gleich. Die Passwörter werden in einer Datenbank verschlüsselt gespeichert. Zugang zur Datenbank und damit zu den Passwörtern wird nur nach der Eingabe eines Master-Passwortes gewährt. Auf diese Weise können Passwörter relativ einfach vor einem unbefugten Zugriff geschützt werden.

Für Unternehmen haben diese Lösungen jedoch einen gravierenden Nachteil. Die Programme und Apps werden lokal gespeichert – auf PCs oder Server im Unternehmen oder auf den mobilen Geräten der Mitarbeiter. Fällt der PC oder das Smartphone aus, ist der Zugriff auf die Passwörter nicht möglich.

Online Passwortverwaltung – flexibel und sicher

Online PasswortverwaltungAn eine effiziente und sichere Verwaltung der Passwörter für Unternehmen müssen andere Anforderungen bestellt werden, als dies bei privaten Nutzern erforderlich ist. Die Verwaltung von Passwörtern muss für Unternehmen sicher, immer zugänglich und einfach in der Anwendung sein. Die Anwendung muss so einfach sein, dass Mitarbeiter ohne aufwendige Schulung die Passwortverwaltung effizient nutzen können, ohne dadurch in ihrem Arbeitsablauf wesentlich gestört zu werden.

Die Verwaltung von Passwörtern für Unternehmen sollte einen deutlich höheren Sicherheitsstandard bieten als vergleichbare Lösungen für private Nutzer. Dennoch sollte das System flexibel eingesetzt werden können und beispielsweise Lösungen für unterschiedliche Zugangsberechtigungen bieten.

Nicht zuletzt sind Unternehmen in hohem Maße davon abhängig, dass alle Systeme und damit auch die Verwaltung der Passwörter unter allen Umständen immer verfügbar und erreichbar ist.

Als ideale Lösung für die unternehmerische Verwaltung von Passwörtern gelten heute unter IT-Sicherheitsexperten Cloud Lösungen. Passwortverwaltungen in der Cloud bieten meist höhere Sicherheitsstandards und flexiblere Lösungen, als dies bei unternehmensinternen Systemen möglich wäre.

Cloud-Lösungen werden in der Regel auf mehreren Systemen redundant betrieben. Bei einem Ausfall eines Servers übernimmt ein anderer Server und sorgt unterbrechungsfrei für einen reibungslosen Betrieb. Bei Online-Lösungen ist es zudem kein Problem, wenn ein Endgerät eines Nutzers ausfallen sollte. Die Passwortverwaltung und damit die Passwörter sind dennoch von anderen Geräten aus problemlos nutzbar.

Die Verwaltungen in der Cloud können zu jeder Zeit von jedem Ort mit einem Internetzugang problemlos erreicht werden. Sie sind daher ideal für Kundendienst- oder Außendienstmitarbeiter. Zudem sind diese Lösungen einfach und komfortabel in der Bedienung, es werden keine aufwendigen Schulungen benötigt und die Systeme können flexibel an sich ändernde Anforderungen angepasst werden.

Ohne Zweifel werden die Anforderungen an die Sicherheit in der IT mit fortschreitender Digitalisierung in Zukunft weiter steigen. Die effiziente und sichere Verwaltung von Passwörtern ist dabei ein zentrales Element der Datensicherheit in Unternehmen jeder Größe und Branche. Unternehmer sollten beim Schutz sensibler Daten vor Diebstahl und Verlust nichts dem Zufall überlassen. Sie stehen ihren Kunden, den Gesellschaftern und den Mitarbeitern gegenüber in der direkten Verantwortung, für die bestmögliche Sicherheit sensibler Unternehmensdaten zu sorgen.

Eine ausführliche Beratung durch IT Sicherheitsexperten ist die Voraussetzung dafür, dass das gewählte System für die Verwaltung der Passwörter den eigenen Anforderungen entspricht und eine optimale Sicherheit bietet. Die Experten von bios-tec beraten Unternehmen und IT-Verantwortliche umfassend und bieten maßgeschneiderte Lösungen für die Passwortverwaltung mit eigenem Passwortserver und umfangreichen Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Passwörter vor unbefugtem Zugriff.