Wahrscheinlich ist es jedem schon mal im Leben passiert: eben gerade war die Welt noch in Ordnung, im nächsten Moment sind alle Daten pfutsch. Bis vor wenigen Jahren war die häufigste Ursache für einen Datenverlust im großen Stile ein Festplatten-Crash, der heute im Zeitalter der SSD zum Glück selten geworden ist. Die Abkürzung steht für Solid State Drive und bezeichnet Laufwerke ohne bewegliche Teile, die zwar nicht vollkommen vom Ausfall verschont, aber immerhin deutlich stabiler als die herkömmlichen mechanischen Festplatten sind.
In Betrieben wird oft der Fehler gemacht, dass nur „wichtige Daten“ gesichert werden, meist werden Emails beim Backup vergessen. Der Anwender vertraut darauf, dass zum Beispiel das weit verbreitete Office 365 „sich selbst sichert“.
Ein gefährlicher Fehler, der leicht zum Verlust aller Emails führen kann. Dies bedeutet u.U. einen hohen materiellen und immateriellen Verlust. Daher sollten Sie ein professionelles Office 365 Mail Backup unbedingt zum Standard in Ihrem Unternehmen machen.
Es gibt nämlich erheblich mehr Gründe für einen Datenverlust. Der häufigste Grund ist der Befall des Rechners oder anderen Endgerätes mit Viren oder Trojanern. Weiterhin sind allgemeine technische Defekte an Computern oder Peripherie verantwortlich für Datenverluste. Sogar ein Datendiebstahl durch interne Mitarbeiter oder externe Hacker kommt in Frage.
Zuletzt, aber gar nicht mal so selten, muss noch die Fehlerquelle Mensch berücksichtigt werden. Oft ist es der Nutzer, der selbst durch Fehlbedienung oder Unkonzentriertheit einen unbeabsichtigten Verlust von Daten herbeiführt.
Backupstrategien
Daher hat sich inzwischen nicht nur bei großen Firmen, sondern auch bei kleineren Betrieben oder einzelnen Selbstständigen erfreulicherweise das Bewusstsein zum regelmäßigen Backup eingestellt. Sogar viele Privatanwender machen heutzutage, zumindest gelegentlich, eine Datensicherung mit einer kostenlosen Software.
Allerdings sind diese Gratis-Backup-Lösungen sehr eingeschränkt und im geschäftlichen Umfeld unbrauchbar.
Wesentlich sicherer arbeiten professionelle Backup-Lösungen, die heutzutage, genau wie die Software selbst, mehr und mehr als Full-Service Abo-Dienste angeboten werden, Lifetime-Support inbegriffen. Für alle cloudbasierten Anwendungen sind Abos zum Quasi-Standard geworden.
Weiterhin ist es sehr wichtig, in der Firma auch physische Backup-Medien einzusetzen, die, vollkommen vom laufenden System getrennt, nicht nur sicher vor Hackerangriffen und Virenbefall, sondern auch vor realen Gefahren wie Feuer und Wasser sind.
Dies bedeutet eine bestmögliche räumliche Trennung von den Standardsystemen zum Backup und eine kontrollierte Verbindung nur im Moment des Backups mit „sauberen“ Importmedien. Dies garantiert im Ernstfall eine schnelle Wiederherstellung Ihrer Daten.
Was während der täglichen Arbeit zu beachten ist
Wie bereits oben erwähnt, bedürfen gerade die alltäglichen Programme besonderer Sorgfalt bei der Datensicherung. Täglich werden hunderte von Emails empfangen und gesendet, der Großteil der Unternehmenskommunikation funktioniert schriftlich, Telefonate sind eher die Ausnahme. Ein Verlust der Emails kann Tage oder Monate der Arbeit auf einen Schlag zunichte machen!
Außerdem sollte auch anderer Software, die täglich benutzt wird, um Änderungen an bestehenden Datensätzen durchzuführen, besondere Beachtung geschenkt werden. So gehört Excel ohne Zweifel zu einem der am meisten verwendeten Programme.
Leider kommt es relativ häufig vor, dass sich eine korrupte Excel-Datei nicht mehr öffnen lässt. Zwar existiert meist ein Backup, aber auch die Arbeit nur eines einzigen Tages kann bereits einen enormen Verlust an Datensätzen bedeuten.
In diesem Falle gibt es zum Glück Reparatur-Software zur Wiederherstellung beschädigter Excel-Arbeitsmappen, um die Datei dennoch öffnen zu können und die beschädigten Bereiche zu reparieren. Im Internet werden eine Menge günstiger oder sogar kostenloser Tools angeboten, um Dateien fast jeder Software wiederherzustellen.
