Was ist SharePoint und wie kann es bei der Dokumentenverwaltung helfen?

Wir kennen sie alle, die Frustration, wenn man ein Dokument plötzlich nicht mehr finden kann, wenn man durch alle Ordner suchen muss, kostet das nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Hier schafft SharePoint als DMS Abhilfe. Es wurde für Unternehmen entwickelt, um verschiedene Dateien zu verwalten, Vorgänge zu automatisieren und die Effektivität der Teamarbeit zu verbessern.

Besonders in einem Zeitalter, in dem Alles rapider und effizienter erledigt werden muss, kann ein DMS ein essenzieller Wettbewerbsvorteil sein.

Was macht SharePoint eigentlich?

Dokumentenverwaltung mit SharePoint

SharePoint ist eins der beliebtesten DMS, weil es mit Microsoft kompatibel ist und somit die Integration in ein bestehendes System recht simpel ist. Es unterstützt die Mitarbeiter bei der Dokumentenmanagement in SharePoint. Für einheitliche Ergebnisse kann auch Vorlagen erstellen. Die Dokumente können dann klassisch oder mit Drag & Drop-Funktion hochgeladen werden.

Das ermöglicht den Nutzern, die Dokumente sowohl online als auch offline auf unterschiedlichen Geräten zu bearbeiten. OneDrive macht es möglich, dass alle vorgenommenen Änderungen bei der nächsten Verbindung auf dem Server automatisch aktualisiert werden.

Arbeitet ein Unternehmen mit Vorlagen, können diese mit Smartfeldern ausgestattet werden. Der Nutzer braucht dann nur die Informationen einzugeben, sie werden automatisch gespeichert.

Außerdem kann man verschiedenen Nutzern diverse Rechte geben, so wird der Zugriff auf delikate Inhalte schlicht kontrolliert.

SharePoint nimmt den Datenschutz sehr ernst. Bei der Archivfunktion werden Aufbewahrungspflichtige Dokumente als Datensatz beschrieben und gesichert.

Das SharePoint DMS bietet auch Unterstützung bei der Erstellung von Workflows. Ein Autorisierungsprozess kann damit leicht automatisiert und kontrolliert werden. Es können auch relationale Workflows erstellt werden.

SharePoint DMS hat ausreichend Speicherplatz für große internationale Unternehmen. Es können alle gängigen Dateitypen und mehr gespeichert werden. Dokumente können auch leicht in dein PDF umgewandelt werden. SharePoints Dokumentmanagementsystem hat auch integrierte Verifizierungsregeln, Einträge werden maschinell verglichen und gegebenenfalls berichtigt.

Die SharePoint Suche lässt Nutzer unternehmensweit und abteilungsübergreifend nach Dateien suchen.

Die Mitarbeiterkommunikation wird von SharePoint Communities verbessert. Es ist ein firmeninternes soziales Netzwerk und hatte alle Funktionen der bekannten sozialen Netzwerke. Im Organisations-Browser kann man die Position jeder Person innerhalb der Firma sehen.

SharePoint Websites bietet individuelle Webseiten. Das können z.B. Bibliotheken oder jegliche Art von Listen sein.

Was ist der Unterschied zwischen SharePoint Online und der Servervariante?

Die Servervariante ist auf große Unternehmen gemünzt und kann individuell an das Unternehmen angepasst werden. Es dient überwiegend zur Vereinfachung und Optimierung von verschiedenen Prozessen. Die Möglichkeiten der Dokumentenverwaltung sind hier endlos. Durch die Serverbindung sind die Funktionen allerdings nur für hinterlegte Benutzer zugänglich.

SharePoint Online ist im Microsoft 365 Business Abonnement inkludiert, sodass kein extra Server nötig ist. Die Anpassungsfähigkeit ist jedoch deutlich geringer und es verfügt nur über die Basisfunktionen des DMS. Trotz der Skalierbarkeit ist es mehr für Unternehmen mit kleineren Bedürfnissen geeignet.

Durch die Onlinebasis können Mitarbeiter jedoch von überall stets darauf zugreifen. Das Arbeiten von unterwegs oder zu Hause ist somit zum Beispiel deutlich einfacher – ein großer Vorteil für das Unternehmen.

Am Ende ist es wie immer eine Frage der Kosten. Will das Unternehmen zum Beispiel die Arbeitsgeschwindigkeit der Mitarbeiter und die Arbeitsprozesse effizienter gestalten, dann ist die Servervariante die bessere Wahl. Ein Unternehmen muss sich also fragen: Welche Spezialfunktionen werden wirklich benötigt und wie passt es in mein Budget?

Dokumente am Computer erstellen und verwalten

Ist SharePoint wirklich gut?

Im digitalen Zeitalter kommen um anwenderfreundliche DMS wie SharePoint nicht herum. Da Bedürfnisse eines Unternehmens sich oft von denen andere unterscheiden, bietet SharePoint zwei verschiedene Versionen, was es nahezu unschlagbar macht. Die beiden Varianten ergänzen sich wunderbar und decken alle Bedürfnisse ab.

Natürlich ist das Ganze auch eine Kostenfrage. Abhängig von den Bedürfnissen, kostet die Servervariante kostet zwischen 10.000 EUR und 100.000 EUR. Vor der Einführung sollten Kosten und Einführungsdauer genauer betrachtet werden und mir anderen Anbietern verglichen werden.

Was unterscheidet SharePoint von anderen DMS?

Da SharePoint von Microsoft entwickelt wurde, liegt seine Stärke in der Verbundenheit mit MS Office. Es macht das Arbeiten leichter und effizienter. Unternehmen, die zum Beispiel OpenOffice nutzen, sind mit einem anderen DMS besser bedient.

Die E-Mail-Ablage in Mailboxen von SharePoint wird schnell unübersichtlich, hier bietet die Konkurrenz bessere Lösungen.

Auch die Archivfunktionen unterscheiden sich sehr stark voneinander, SharePoint verlässt sich hier auf Drittanbieter, wohingegen es bei anderen Anbietern inklusive ist. Beim Thema Zugriffsschutz und Sicherheit gibt es jedoch kaum Unterschiede.

SharePoint fehlt es an einer guten Suchfunktion und einem Multiformat-Viewer, die in anderen DMS-Systemen meist standardmäßig gegeben sind. Hier kann jedoch auch wieder mit Drittprodukten Abhilfe geschafft werden.

Workflow-Komponenten sind bei SharePoint und bei anderen DMS-Lösungen nicht immer im Standard enthalten und erfordern oft individuelle Programmierungen oder den Zukauf von Drittlösungen.

Im Bereich der Teamarbeit hat SharePoint deutliche Vorteile gegenüber der Konkurrenz DMS-Lösungen. Die meisten DMS hinken bei Themen wie Soziale Netzwerke oder auch Teamarbeitsfunktionen etwas hinterher.

SharePoint verfügt im Gegensatz zu anderen DMS-Lösungen nicht über eine integrierte Scanlösung.

SharePoint bietet hauptsächlich simple Dokument-Managementfunktionen an, die Standardversion erfüllt jedoch nicht alle Anforderungen. Seine Stärken liegen eher im Kollaborationsbereich.

Fazit

Verbindet man die Onlinevariante mit der Servervariante, erhält man ein sehr intelligentes und flexibles DMS. Die Beanspruchung von Budget und technischem Know-How sind für kleinere Unternehmen eher schwierig zu bewältigen. Durch Expertise und Erfahrung kann hier viel Geld gespart werden. Dadurch, dass SharePoint in der Standardversion nur einfache Dokumentmanagement-Funktionen anbietet, können hier unvorhergesehene Kosten durch eventuell nötige Anpassungen entstehen.

Ein gutes DMS ist heutzutage unverzichtbar. Die Auswahl sollte nicht fahrlässig getroffen werden. Das Ziel muss im Fokus stehen. Die Effizienz der Mitarbeiter wirkt sich nicht nur auf den Kontostand des Unternehmens aus sondern auch auf die Arbeitszufriedenheit und das Arbeitsklima. Am besten ziehen Unternehmen bei einer solchen Entscheidung das Wissen Beratungsfirma hinzu. Durch eine Betriebsanalyse kann hier schnell das optimale Produkt gefunden werden.

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