Was man über SharePoint-Implementierungen wissen muss

Immer mehr Unternehmen implementieren Microsoft SharePoint und machen sich die vielen Vorteile zunutze. Viele kleine und mittelständische Unternehmen begannen mit SharePoint zunächst ein IT-Experiment, bevor es zu einem zentralen, unternehmensweiten Intranet wurde. Vor allem für Unternehmen oder Organisationen, die viele Inhalte aus der Verwaltung von Personal, dem Vertrieb oder anderen Abteilung abspeichern müssen, lohnt sich SharePoint.

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Um den Nutzen aus der Plattform zu maximieren, hat Microsoft die Einführung und Verwaltung im Laufe der Jahre stark vereinfacht und Business-Anwender erhalten ein hohes Maß an Unterstützung. So hat sich die Plattform in den letzten zwei Jahren grundlegend verändert und das aufgebaute Wissen dazu ist mittlerweile überholt.

Im Folgenden stellen wir Ihnen daher die Neuerungen und worauf Sie bei der Nutzung von SharePoint achten sollten.

Was man über SharePoint-Implementierungen wissen muss

SharePoint ist kein Aktenschrank

Um die Software optimal zu nutzen, ist eine Beratung für Microsoft Sharepoint sinnvoll. In diesem Rahmen erhalten Sie alle relevanten Informationen und gemeinsam wird SharePoint an Ihre individuellen Anforderungen angepasst. Im Laufe der Jahre hat sich SharePoint weiterentwickelt und ist kein reiner Aktenschrank mehr.

Natürlich ist die Speicherung von Dokumenten weiterhin Teil der Plattform, doch die neuen Dokumentbibliotheken bieten mittlerweile einen deutlich besseren Umgang und leistungsfähiger Möglichkeiten, um alle Arten von digitalen Inhalten abzuspeichern sowie zu managen.

Dazu gehört zum Beispiel die Inhaltsvorschau, Videounterstützung und erweiterte Suchfunktionen für Unternehmensdaten.

SharePoint ist nicht die einzige Collaboration-Plattform

Früher war SharePoint vor allem zum Speichern von Dokumenten und der gemeinsamen Bearbeitung durch mehrere Benutzer gedacht. Inzwischen haben neue Microsoft Produkte und Dienste die Art und Weise, wie Mitarbeiter mit Inhalten interagieren, stark verändert.

Microsoft ist ein Full-Service-Dienstleister für die Kommunikation innerhalb von Unternehmen geworden. Dokumente werden in SharePoint gespeichert, über Microsoft Teams kann in Echtzeit zusammengearbeitet werden und Skype dient der Kommunikation. Das alles sorgt dafür, dass die SharePoint Zusammenarbeit neu gedacht wird.

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SharePoint ist einfacher als gedacht

Bislang wurde SharePoint von vielen IT-Abteilungen als bedenklich angesehen. Das lag zum einen an der komplexen Software und den hohen Anforderungen an die Infrastruktur. Zum anderen war ein spezialisiertes Fachwissen nötig, welches für das Management und die Wartung von SharePoint erforderlich war.

Doch die neueste Version enthält viele Dienste und Self-Service-Funktionen, mit denen die Plattform wesentlich einfacher angepasst werden kann. Die Nutzung erfolgt durch weniger Aufwand, was auch die Kosten für den Unterhalt sinken lässt.

SharePoint-Implementierung lässt sich individuell anpassen

Während früher lediglich Administratoren und Entwickler in der Lage waren, in SharePoint automatisierte Workflows sowie benutzerdefinierte Formulare für die Datenerfassung zu erstellen, können dies mittlerweile alle User machen. Das macht die über Sharepoint abgewickelten Geschäftsprozesse deutlich einfacher und simpler.

Die Suche von Inhalten ist nicht mehr schwierig

Durch die Bereitstellung von Suchfunktionen auf der gesamten Plattform gewährleistet Microsoft für alle User nun eine verbesserte User-Experience. Unabhängig von der Anzahl der Lizenzen und der Größe des Unternehmens werden umfangreiche Funktionen für die Suche bereitgestellt. Gleichzeitig werden immer mehr intelligente Funktionen integriert, wie beispielsweise eine Dokumenten-Empfehlung für alle Anwender.

Die Vorschläge basieren auf den Inhalten, auf die andere Teammitglieder häufig Zugriff haben. Gleichzeitig wird dem Nutzer eine Vorschau von Dokumenten angezeigt, ohne dass diese außerhalb des Browsers geöffnet werden müssen.

Benutzerdefinierte SharePoint-Lösungen haben keine Beschränkungen

Viele Drittanbieter haben spezielle Lösungen entwickelt, die als Microsoft SharePoint Add-on bereitgestellt werden. Mittlerweile bietet Microsoft sogar eine zentrale Suche an, mit denen diese Apps gefunden werden können. Davon gibt es bereits mehr als 1200, diese Lösungen wurden alle speziell für SharePoint entwickelt.

Der App-Katalog enthält zudem kurze Clips und erklärt, wie die Apps genutzt werden können. Durch die Aufhebung von Beschränkungen können die speziellen Drittlösungen nun optimal für die Nutzung in SharePoint eingesetzt werden.

Das macht das gesamte System integrativ und die unternehmensinterne Nutzung deutlich einfacher.

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