So funktioniert das papierlose Büro

Seit dem Einzug des Computers in die Haushalte und Büros träumen die Menschen von einem papierlosen Büro, denn damit könnte alles viel einfacher sein. Die Dokumente werden am PC erstellt, verändert, gespeichert und können heute auch elektronisch versendet oder bereitgestellt werden.

Doch welche Vorteile bietet das papierlose Büro seinen Nutzern?

Umwelt und Geldbeutel werden geschont

Bei der Herstellung des Papiers werden zunächst einmal Holz, Energie und teilweise umweltschädliche Bleichmittel sowie Farben verwendet. Die Druckertinte ist ebenfalls nicht sehr umweltfreundlich und vor allem auch sehr teuer. Beim Drucken mit einem Laserdrucker wird sehr viel Energie verbraucht und die Kosten für Transport und Entsorgung des Papiers sollte auch nicht außer Acht gelassen werden.

Außerdem kostet das Drucken, Lochen, Einsortierren und Abheften wesentlich mehr Zeit, als ein einfaches abspeichern im Computer. Das Auffinden von bestimmten Informationen dauert in einer Akte ebenfalls deutlich länger, insbesondere dann, wenn die Akte lange nicht gebraucht wurde und in einer dunklen Ecke schlummert.

Dokumentenmanagement im papierlosen Büro

Dokumentenmanagement auf dem Siegeszug

Die Digitalisierung bietet eine deutlich schnellere Suche, ältere Dokumente können heute schnell mit einem Scanner erfasst werden. Es gibt verschiedene Tools zum Dokumentenmanagement, wie z.B. auf ser.de erhältlich, die unter anderem eine Volltextsuche ermöglichen. So kann man innerhalb des geöffneten Dokuments schnell zur gesuchten Stelle springen und die Information ablesen.

Mit einer solchen Software können dann ebenfalls Anmerkungen und Markierungen gesetzt werden und das sogar für jeden Sachbearbeiter individuell. Digitale Dokumente konnten lange nicht ohne Weiteres mitgenommen werden, denn man brauchte an dem anderen Ort einen PC um diese anzuzeigen, da hatte das gute alte Papier Vorteile.

In der Zeit von Smartphones, Tablets und Laptops ist dieses Problem nur noch geringfügig relevant. Man muss unbedingt bedenken, dass die digitalen Dokumente gegen Datenverlust gesichert werden müssen, da sie sonst unter Umständen für immer verloren gehen können, was erheblich Konsequenzen haben könnte.

Lohnt sich ein papierloses Office?

das papierloses Office

Die Antwort ist einfach: Ja! Auf den Märkten entsteht immer mehr Konkurrenz, deshalb muss jedes Unternehmen so profitabel wie möglich arbeiten. Im herkömmlichen Office entstehen Kosten fürs Drucken und das Archivieren kostet eine Menge Arbeitszeit, welche entsprechend entlohnt werden muss.

Da die Mitarbeiter es gewohnt sind alles zu Drucken, müssen hier gegebenenfalls entsprechende Schulungen abgehalten werden. Dadurch entstehen zunächst Kosten, welche später aber doppelt und dreifach ausgeglichen werden durch die entsprechenden Einsparungen.

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