Unternehmenssoftware für größere Unternehmen – was dabei zu beachten ist

Reicht beim Start eines Unternehmens noch die übliche Software, mit der, wenn auch auf Umwegen, die meisten Arbeiten irgendwie erledigt werden können, muss irgendwann eine besondere Software her. Doch welche Software? Sie muss den Unternehmensalltag unterstützen, aber auch dabei helfen, am Markt mithalten zu können oder der Konkurrenz gar eine Nasenlänge voraus zu sein.

Der Markt bietet viele Software- und Systemlösungen, die alleine genutzt werden können, aber auch wunderbar ineinander integrierbar sind. Dieser Artikel schaut sich einige Lösungen einmal an und erklärt, was es mit ihnen auf sich hat.

Unternehmenssoftware für größere Unternehmen
Ohne IT geht in der Wirtschaft heute nichts mehr – aber welche Software wird mit dem Wachstum wichtig?

CRM

Das »Customer Relationship Management« ist aus vielerlei Hinsicht eine sehr gute Software für größere Unternehmen. In der Grundform dient sie dazu, dem Kunden- und Lieferantenstamm zu sortieren und zu speichern. Jeder Kunde, Lieferant, Berater oder Außendienstmitarbeiter erhält eine eigene virtuelle Akte, in der sämtliche Stammdaten und sonstige Informationen zu dieser Person stehen.

Die einfachsten Einträge beziehen sich natürlich auf die Kontakt- und Adressdaten. Die Software kann aber auch Bestellungen oder Anfragen in der Stammakte zusammenführen, sodass jeder Mitarbeiter jederzeit sehen kann, welche Bestellungen ein Kunde durchgeführt hat. Darüber hinaus lässt sich die Buchhaltung mit einbeziehen.

Ist die Telefonanlage auch noch mit der Software verknüpft, poppt beim Anruf eines Kunden das Stammblatt auf und der jeweilige Mitarbeiter kann die notwendigen Informationen ablesen – oder aber, er hinterlegt neue Notizen. Und genau aus diesem Grund ist das CRM so mächtig:

  • Werbung – Unternehmen können die Software arbeiten lassen und Werbung absolut gezielt an Kunden herausschicken. Ist nächste Woche ein bestimmtes Produkt im Angebot? Dann kann die Software eine Sortierung vornehmen und sämtliche Kunden heraussuchen, die ein ähnliches oder zu diesem Produkt passendes Produkt gekauft haben. Es lässt sich so leicht vermeiden, dass Kunden einen Newsletter mit beispielsweise Kühlschrankangeboten erhalten, wenn sie erst im vergangenen Monat einen Kühlschrank gekauft haben.
  • Marktübersicht – die Software kann zudem Berechnungen durchführen und anhand der bislang gesammelten Daten Auftragsspitzen oder besondere Höhepunkte des Marktes herausfiltern. Unternehmen haben nun die Möglichkeit, schneller zu reagieren.
  • Bindung – ob Kunden oder Lieferanten: Kann ein Mitarbeiter immer sofort auf eine Anfrage reagieren und muss nicht erst Fragen stellen, die ein Kollege vorletzte Woche schon gestellt hat, fühlen sich Kunden und Lieferanten gut aufgehoben.

Das CRM kann relativ leicht in andere Softwares oder Systeme integriert werden. Unternehmen können heute auch auf Cloudlösungen zurückgreifen, wenn ihnen selbst die Serverleistung fehlt.

ERP

Das ist das »Enterprise Resource Management«. Hierbei handelt es sich um ein System, welches viele Unternehmer wohl als SAP kennen. ERP gibt es aber von vielen Herstellern und jedes unterscheidet sich voneinander. Ein ERP kurz und knapp zu beschreiben, ist immer schwer. Es besteht grundsätzlich aus verschiedenen Komponenten und lässt sich haargenau auf ein einziges Unternehmen und dessen Bedürfnisse anpassen. Generell dient es:

  • Ressourcenmanagement – läuft das ERP bereits einige Zeit, dann hat es ausreichend Daten gesammelt. Nun kann das System die Abläufe des Unternehmens und des Markts analysieren und Verbesserungspotenzial aufzeigen. Die Verbesserungen können auf allen Ebenen erfolgen: schnellere Auftragsabwicklung, kürzere Wege, Einsparungen, Verkleinerung der Lagerbestände durch verbesserte Produktionsprozesse.
  • Zusammenführung – im ERP können alle sonstigen Softwares zusammengeführt werden. Das CRM lässt sich also integrieren, sodass eigentlich nur noch ein einziges Programm geöffnet wird.
  • Auf einem Stand – ein ERP ist besonders dann sinnvoll, wenn ein Unternehmen mehrere Niederlassungen oder auch Außendienstmitarbeiter hat. Das Programm kann, beispielsweise über eine Cloud, von jedem Ort aus erreicht werden, sodass auch der Außendienstmitarbeiter beim Kunden die Daten hat, die der Sachbearbeiter im Betrieb auf dem Schreibtisch hat.

Überlegt sich ein Unternehmen, in ein ERP zu investieren, sollte es grundsätzlich mehrere Angebote prüfen, um die beste Lösung zu finden. Die Prüfung bezieht sich auch auf die Einbeziehung einzelner Module und Leistungen. Wichtig ist zudem, zu beachten, dass die Implementierung in den Betrieb Zeit in Anspruch nimmt und dass Mitarbeiter eine ausführliche Schulung benötigen.

Es mag zwar helfen, wenn einige Mitarbeiter angeben, »mal mit SAP gearbeitet zu haben«, doch bedeutet das nicht, dass sie mit dem gewählten System zurechtkommen. Neue Mitarbeiter müssen natürlich auch direkt nach der Einstellung sorgfältig mit dem System vertraut gemacht werden.

Weitere interessante Softwarelösungen

Nicht selten konzentrieren sich schnell wachsende Unternehmen so stark darauf, ein System im Betrieb zu installieren, dass sie den Blick hinter die Kulissen vergessen. Doch auch hier sind Softwarelösungen notwendig:

  • Warenwirtschaft – wer waren vertreibt benötigt heute ein gutes Warenwirtschaftssystem, damit das ERP überhaupt vernünftig arbeiten kann. Zudem hilft die Software, den Überblick über die Lagerbestände und Nachbestellungen zu behalten.
  • Scanner und Barcodes – jedes Lager muss ordentlich sortiert sein. Hierbei helfen Barcodes mit den jeweiligen Scannern. Mit ihnen kann die Ware spielend leicht ins System ein- oder ausgetragen werden, darüber hinaus arbeitet die Warenwirtschaft mit diesen Daten. Die Barcodes können die vom Unternehmen gewünschten Informationen enthalten: Warenart, Größe, Preis, Lagerplatz, Herstellungsdatum.
  • Buchhaltungssoftwares – auch diese sollte natürlich ins CRM oder ERP integriert werden. Gute Buchhaltungssoftwares erleichtern einem Betrieb den gesamten Geschäftsalltag, da sie nicht nur Eingangs- und Ausgangsrechnungen buchen, sondern auch Gehälter berechnen. Ist die Software mit dem CRM verbunden, erkennt ein Mitarbeiter in der Auftragsbearbeitung zudem, ob ein Kunde noch offene Posten hat. Die Bearbeitung von Bestellungen bei kurzzeitig gesperrten Kunden entfällt somit.

Grundsätzlich empfiehlt es sich, sich vorab einmal Gedanken zu machen, in welchen Bereichen es hakt und wo sich vielleicht eine Softwareunterstützung lohnt.

IT-Lösungen für das Unternehmen
Mit den richtigen IT-Lösungen lässt sich das Wachstum steigern.

Fazit – Software ist wichtig

Möchte ein Unternehmen wachsen und sich gegenüber der Konkurrenz behaupten, kommt es nicht allein auf das eigene Können und Produkt an, sondern auch auf die betrieblichen Abläufe. Kaum ein Kunde wartet länger als nötig auf eine Ware, nur, weil im Betrieb nicht auf gute Software gesetzt wird.

Allerdings sollten Unternehmer stets Angebote einholen und sich genau überlegen, was sie benötigen. Viele Systeme und Softwares lassen sich aus Modulen zusammenstellen, sodass kein Gesamtpaket gekauft werden muss, von dem die Hälfte nicht benötigt wird.