Software für Vertragsdatenbanken – Aktenordner adé


Die Papierberge türmen sich, die Ordner passen schon gar nicht mehr ins Regal und die Aufträge werden immer mehr? Jedes gut laufende Unternehmen kommt irgendwann an diesen Punkt. Noch vor einigen Jahren gehörte es zum normalen Arbeitsprozess dazu, die abgeschlossenen Verträge und alle damit verbundenen Unterlagen ausgedruckt abzuheften und aufzuheben.

Dies hat sich zum Glück geändert. Das unabdingbare Durcheinander der Papiere kann verhindert werden. Allerdings gilt dies nur für Unternehmen und nicht für Privatpersonen.

Online ein Vertragsmanagement führen

Software für VertragsdatenbankenHeutzutage bieten verschiedene Hersteller Software an, mit denen man übersichtlich Vertragsabschlüsse koordinieren kann. Dadurch ist nicht nur ein schnelles Auffinden von Vertragsdaten garantiert, sondern auch das Einhalten von jeglichen Fristen. So ist es mit schnellen Such- und Filterfunktionen beispielsweise möglich den richtigen Ansprechpartner für den richtigen Vertrag zu finden.

Alles, was man in vergangenen Zeiten mühevoll per Hand heraussuchen musste und bei dem man weder die Gesamtkosten noch die Aktualisierungen der Fristen auf einen Blick erkennen konnte, ist mit jener Software durch einen Klick zu sehen. Zu jedem Vertrag beziehungsweise Auftrag sind ebenfalls die Lieferanten und weiteren Vertragspartner ersichtlich.

So werden in jedem Fall alle Personen und Verträge aufgelistet, welche mit dem aufgerufenen Projekt zu tun haben. Neben diesen Optionen bietet eine Vertragsmanagement-Software die Funktion, neue Verträge mit Hilfe einer Vorlage zu erstellen. Somit ist garantiert, dass kein Detail vergessen wird.

Auch zeichnet sie auf, wer zu welchem Zeitpunkt was geändert hat, sodass im Zweifelsfalle der jeweilige Mitarbeiter zu Rate gezogen werden kann. Eine solche passende Software für die Vertragsdatenbank gibt es bei otris – diese lässt sich durch die übersichtlich gestaltete Oberfläche außerdem intuitiv und einfach bedienen.

Die Teilgebiete des Vertragsmanagements

Mit einem Vertragsmanagement werden die Teilgebiete Vertragscontrolling, Vertragsverwaltung und Vertragsarchivierung koordiniert. Innerhalb des Controllingbereichs kann die aktive Risikobewertung eines einzelnen sowie die aller Verträge vorgenommen werden.

Dies beinhaltet beispielsweise die Darstellung der Top-Vertragspartner, sowie die der Umsatzrentabilität. Weiterhin lässt sich in diesem Bereich erkennen, welche Projekte planmäßig unter den gegebenen Vertragsbedingungen laufen.

Die Verwaltung der Verträge schließt unter anderem den Vergleich und die Bearbeitung der Angebote ein sowie die Vertragserstellung und Verhandlung. Weiterhin werden in diesem Gebiet die Genehmigungsprozesse verwaltet.
Das dritte Teilgebiet ist das der Vertragsarchivierung.

Hier werden die nachträglichen Einträge sowie die unterschiedlichen Versionen bis hin zum endgültigen Vertrag gesichert und archiviert. Des Weiteren sorgt eine Vertragsmanagement-Software dafür, dass an abgeschlossenen und im Verzeichnis abgelegten Dateien nichts mehr durch Unbefugte geändert werden kann.

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