Software-Lösungen für den Mittelstand: So gehen KMU die Digitalisierung an!

Die KMU hinken im puncto Digitalisierung noch immer ein wenig hinterher. Das wird sich aber zunehmend ändern, denn immerhin können die bestehenden Geschäftsmodelle durch den Einsatz von Software Lösungen schnell und stark modernisiert werden. Diese Veränderungen und Weiterentwicklungen sichern auf Sicht gesehen die Wettbewerbsfähigkeit der KMUs.

In welchen Bereichen lässt sich Digitalisierung im Bereich der KMU realisieren?

Digitalisierung im Bereich der KMU

Inzwischen ist vielen mittelständischen Unternehmen klar geworden, dass sie in vielerlei Hinsicht von der Digitalisierung profitieren. Das betrifft beispielsweise die Kundenbindung an das Unternehmen oder aber auch die Mitarbeitergewinnung, die deutlich effektiver und effizienter dank der Digitalisierung vonstatten geht.

Zudem lassen sich auch Kundenwünsche flexibler und kostengünstiger erfüllen. Außerdem ist auch die Kontrolle von Produktionsabläufen und Geschäftsprozessen viel effizienter. Aus diesem Grund beginnen immer mehr KMUs, auf softwarebasierte Lösungen in den Bereichen Personalmanagement, Rechnungswesen, Warenwirtschaft, Projektmanagement und Fakturierung zuzugreifen.

Besonders effizient ist die Digitalisierung natürlich dann, wenn alle Daten aus verschiedenen Abteilungen in einer zentralen Datenbank gespeichert werden, so dass alle Mitarbeiter je nach Berechtigung Zugriff auf diese Daten haben. Für die Automatisierung und Verbindung von Geschäftsprozessen innerhalb eines Unternehmens eignet sich ein sogenanntes ERP-System. Doch was ist ERP eigentlich genau? Mit Einsatz eines solchen Systems erhöht sich die Produktivität innerhalb des Unternehmens, da viele Prozesse automatisiert werden können. Wir haben uns das einmal angesehen.

Stechuhren und Stundenzettel haben ausgedient

Inzwischen gehören Stechuhren und Stundenzettel eher zu den Relikten der Vergangenheit, denn die digitale Arbeitszeiterfassung ist deutlich flexibler einsetzbar, da sie vollautomatisch die benötigten Daten erfasst.

Die auf dem Markt befindlichen Software-Lösungen lassen sich in der Regel problemlos in sämtliche Unternehmensgrößen einsetzen. Hier können Zeitmodelle definiert werden, die speziell auf die Unternehmensgröße zugeschnitten sind. Auch die eigentliche Erfassung der Daten bietet unterschiedliche Möglichkeiten. Angefangen bei der Erfassung über einen PC-Terminal, über ein Lesegerät (Karten- oder Strichcode-Leser), bis hin zum Fingerprintleser. Besonders vorteilhaft ist die Möglichkeit, dass die erfassten Daten über eine Schnittstelle direkt in die Lohnverrechnung übernommen werden können.

Den Kunden wirklich kennenlernen

Wer wirklich so viel wie möglich über seine eigene Kundschaft wissen möchte, der sollte hier auf die Digitalisierung setzen. Wissen ist Macht, und das gilt auch in diesem Bereich. Wichtig ist, die Daten, die die Kundschaft betreffen, zu sammeln und auszuwerten. Digitale Lösungen sorgen dafür, dass die Kennzahlen zu Kundenfrequenzen, Umsätzen und Lagerbeständen aus den unterschiedlichen verfügbaren Quellen zusammengefasst und in Echtzeit ausgewertet werden.

Mit diesen Software-Lösungen können ebenfalls die Warenwirtschaft, der Verkauf, die Kassen und CRM-Systeme abgedeckt werden. Darüber hinaus lassen sich auch Kameras, RFID-Scanner oder Ultraschall- und Lichtsensoren in die Abläufe einbinden.

Warenwirtschaft und Digitalisierung

Ob Wareneinkauf, Verkauf, Lagerhaltung oder auch die Kasse, nur wenn das gesamte Warenwirtschaftssystem optimal funktioniert, wird sich das im Unternehmenserfolg widerspiegeln.

Die entscheidenden und wichtigen Kennzahlen erhält man eben mit der richtigen Software und zeitaufwändige manuelle Prozesse werden deutlich reduziert. Darüber hinaus werden doppelte Dateneingaben vermieden und ebenso optimieren sich die Bestände und auch die Bestellprozesse werden zum richtigen Zeitpunkt ausgelöst.

Aktenschränke? Das war mal!

Die Digitalisierung sorgt aber auch für deutlich mehr Platz im Büro, denn die Ära der überfüllten Aktenordner hat nun auch ihr Ende gefunden. Ein Dokumentenmanagement-System sorgt dafür, dass der Posteingang platzsparend archiviert wird. Außerdem ordnet das System die Post dem entsprechenden Mitarbeiter zu und die Dokumente lassen sich spielend wiederfinden. Gut ausgewählte Software-Lösungen sorgen zudem dafür, dass die Archivierung auch revisionssicher ist.

Außerdem verfügt eine solche Software über unterschiedliche Features. Diese erleichtern den Umgang mit den digitalen Dokumenten. Dokumente können beispielwiese zusammengefügt oder aufgeteilt werden. Nach einer automatischen Beschlagwortung lassen sie sich jederzeit im System problemlos wiederfinden. Durch die Erinnerungsfunktion im System entfällt zudem die Wiedervorlage.

Dank dieser Software-Lösung lässt ebenfalls festlegen, welche Mitarbeiter Zugriff auf ein entsprechendes Dokument haben, oder eben nicht, ob nur eine Leseberechtigung erteilt wird, oder ob die Genehmigung für Änderungen oder Löschungen erteilt wird.

Die wichtige Rolle der CRM Systeme

Ein CRM System sorgt bei einem Unternehmen dafür, dass bei entsprechender Konfiguration im Grunde genommen auf Knopfdruck alle entscheidungsrelevanten Informationen vorliegen.

Immerhin sind Kunden, Lieferanten und Interessenten neben dem erfolgreichen Produkt wohl das Wichtigste für ein Unternehmen. Daher lässt sich gerade hier durch die richtige Softwarelösung einiges optimieren.

Das Breitband, die wichtigste Voraussetzung für die Digitalisierung

Fakt ist aber, dass sämtliche digitalen Geschäftsmodelle auch entsprechende Gigabit-Netze benötigen. In der heutigen Zeit gehört das Breitband ebenso zu unserer Alltags-Infrastruktur wie Gas, Wasser und Strom. Von größter Relevanz sind hier auf jeden Fall die entsprechenden Versorger, da sie sich in den Regionen, in denen ein Unternehmen seinen Sitz hat, genau auskennen. Aus diesem Grund sind die Stadtwerke auf dem Vormarsch, sich ein digitales Geschäft mit der Verlegung von Glasfaser aufzubauen.

Hier sollte man unbedingt wissen, dass diesen Versorgern meist jegliches Knowhow in dem Bereich Telekommunikation fehlt. Das Hauptaugenmerk sollte daher auf der Suche nach einem kompetenten Partner liegen, der den Netzbetrieb übernimmt.