Was ist ERP-Software?

Lesen Sie hier, welche wichtigen Funktionen eine ERP-Software in Unternehmen erfüllt. Im Zeitalter der digitalen Transformation setzen immer mehr Unternehmen auf softwareseitige Unterstützung in allen Bereichen. Dabei spielt ERP-Software als Herzstück der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur eine zentrale Rolle. Doch worum handelt es sich konkret bei einer ERP-Software und welche Funktion erfüllt sie in Unternehmen?

ERP: Eine Definition

„ERP“ ist eine Abkürzung und bezeichnet die unternehmerische Aufgabe des Enterprise Resource Planning zu Deutsch Geschäftsressourcenplanung. Unternehmen aller Art müssen sich dieser fundamentalen Aufgabe annehmen. Im Kern geht es darum, alle geschäftsrelevanten Ressourcen wie

  • Rohstoffe
  • Betriebsmittel
  • Boden
  • Energie
  • (Arbeits-)Zeit
  • Personal
  • Finanzielle Mittel

Im Unternehmen zur richtigen Zeit an richtiger Stelle in benötigter Qualität und Quantität sowie mit den richtigen Ressourcen versehen zur Verfügung zu stellen. Ziel ist es, vorhandene Ressourcen möglichst effizient einzubringen.

Geschäftsprozesse

Zur Erfüllung dieser unternehmerischen Aufgabe bedarf es abhängig vom Unternehmen einer Vielzahl teils komplexer Geschäftsprozesse, welche aufeinander aufbauen oder anderweitig miteinander vernetzt sind.
Um vorhandene Ressourcen gezielt und möglichst effizient einbringen zu können, müssen Unternehmen zu jeder Zeit den Überblick über all diese Prozesse behalten.

Dashboard der ERP-Software weclapp
Lena Thutewohl, CC BY-SA 4.0, via Wikimedia Commons

Was ist ERP-Software?

An dieser Stelle kommt ERP-Software ins Spiel. Sie ermöglicht es Unternehmen, sämtliche Geschäftsprozesse digital abzubilden. So entsteht eine Art digitales Abbild des gesamten Unternehmens mit all seinen Prozessen.

Diese lassen sich dann innerhalb des Systems

  • Verwalten
  • Steuern
  • Verschlanken
  • Optimieren
  • Automatisieren

Dies hat zur Folge, dass vorhandene Ressourcen eingespart und an gewinnbringenderen Stellen zielführender eingesetzt werden können. So kann der Einsatz einer geeigneten ERP-Software Unternehmen langfristig dabei helfen, einen Wettbewerbsvorteil auf- und auszubauen.

Vorteile einer ERP-Software

Die Software fungiert dabei nicht nur als zentrale Verwaltungsstelle für sämtliche Prozesse, sondern auch für alle unternehmensrelevanten Daten. Dies bringt gleich mehrere Vorteile mit sich.

Reduzierung des administrativen Aufwands

Da sich simple, repetitive Vorgänge teilweise automatisiert durch das System abwickeln lassen, wird der administrative Aufwand für die Belegschaft maßgeblich reduziert.

Zufriedenere Mitarbeiter

Diese kann sich stattdessen zielführenderen Aufgaben zuwenden. Davon profitiert nicht nur das Unternehmen, sondern auch die Mitarbeiter, da der Anteil meist monotoner Aufgaben reduziert wird.

Höhere Datenqualität

Durch die zentrale Ausrichtung einer ERP-Software und Schnittstellen bzw. Anbindungen an andere Systeme kann ein lückenloser Informationsfluss zwischen allen Komponenten der IT-Infrastruktur gewährleistet werden. Somit wird eine anderenfalls notwendige doppelte Datenpflege hinfällig.

Dies hat auch zur Folge, dass Übertragungsfehler vermieden werden und die Qualität der im System verwalteten Daten steigt.

Da Daten auch als „Öl des 21. Jahrhunderts“ bezeichnet werden, ist die Sicherstellung einer möglichst hohen Datenqualität essenziell für den eigenen Geschäftserfolg.

Zufriedenere Kunden

Letztlich profitieren auch die Kunden von der effizienteren Gestaltung bestehender Prozesse mittels ERP-Software. Da alle Mitarbeiter abteilungsübergreifend mit denselben, korrekten Daten im selben System arbeiten, wird auch die geschäftsbereichübergreifende Kollaboration verbessert.

Mitarbeiter haben darüber hinaus die Möglichkeit, Daten anderen Geschäftsbereiche einzusehen, sofern sie über entsprechende Zugangsberechtigungen verfügen. So können beispielsweise Kundenservicemitarbeiter Bestände einsehen und Kunden schnell und gezielt Auskunft geben. Dies verbessert die Customer Experience (CX) und sorgt letztlich für zufriedenere Kunden und eine bessere Kundenbindung.

Aussagekräftige Analysen

Zu guter Letzt lässt sich eine ERP-Software auch als leistungsstarkes Analysetool nutzen. Da bereits alle Daten, die für die Durchführung von Analysen benötigt werden, im System vorliegen, bietet sich ERP-Software für diese Zwecke an. Durch automatisierte Berichterstellung werden die Ergebnisse durchgeführte Analysen dann anschaulich aufbereitet.

Unternehmen können so wertvolle Erkenntnisse über interne wie auch externe Faktoren gewinnen und entsprechend reagieren, um auch weiterhin profitabel operieren zu können.

Erp-platform-demo
MejorerpMejorerp, CC BY-SA 4.0, via Wikimedia Commons

Wahl der richtigen ERP-Software

Diese Vorteile stellen sich jedoch nicht automatisch mit der Anschaffung einer beliebigen ERP-Software ein. Vielmehr muss sichergestellt werden, dass die ERP-Software auch für den Einsatz im jeweiligen Unternehmen geeignet ist, um einen größtmöglichen Mehrwert für den Betrieb darstellen zu können.

Lastenheft erstellen

Da der ERP-Markt überaus vielfältig ist, sollten sich Unternehmen vor der Wahl eines Systems zunächst ausgiebig mit ihren individuellen Anforderungen auseinandersetzen und diese detailliert in Form eines Lastenheftes festhalten. Dieses dient dann als Grundlage bei der Auswahl einer geeigneten ERP-Software.

Vergleichstools nutzen

Darüber hinaus haben Unternehmen die Möglichkeit, anbieterunabhängige ERP-Vergleichswebsites zu nutzen. Anhand diverser Kriterien lässt sich hier eine Vielzahl potenzieller Systeme Filtern, sodass Unternehmen einen ersten Überblick über potenzielle Anbieter erhalten und sich ein Bild von ihren Auswahlmöglichkeiten machen können.