Zeiterfassung mit Excel: So erstellt man einen Stundenzettel

Immer mehr Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern flexible Arbeitszeit-Modelle an – von diesen profitiert schließlich nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern ebenfalls die Produktivität.

Die Grundlage, damit flexible Arbeitszeiten erfolgreich umgesetzt werden können, besteht jedoch in Vertrauen. Ergänzt werden sollte dies durch eine systematische Arbeitszeiterfassung, mit welcher die Mitarbeiter gegenüber ihren Vorgesetzten ihre Stundenabrechnung belegen können. Diese profitieren von dieser wiederum hinsichtlich der Abrechnung und der Qualitätskontrolle.

Um einen digitalen Stundenzettel zu erstellen, ist dabei nicht mehr nötig als die beliebte Software für die Tabellenkalkulation – Excel. Wie das Grundgerüst für die Arbeitszeiterfassung mit Excel aufgebaut werden kann, zeigt der folgende Beitrag.

Das leistet die Zeiterfassung mit Excel

Zeiterfassung Stundenzettel mit Excel

In den Stundenzettel, der mithilfe von Excel überaus einfach und unkompliziert erstellt werden kann, können die Uhrzeiten durch die Mitarbeiter eingetragen werden, zu denen sie ihre Schicht begonnen beziehungsweise beendet haben. Daneben sind außerdem die entsprechenden Pausenzeiten zu dokumentieren.

Durch die Software werden die geleisteten Arbeitsstunden dann automatisch berechnet. Gleichzeitig findet außerdem eine Berechnung der gesammelten Minus- und Plusstunden des Mitarbeiters statt. Der Aufwand für den Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung lässt sich auf diese Art und Weise maßgeblich reduzieren. Daneben erhalten die Angestellten die Möglichkeit, ihre Kranken- und Urlaubstage schriftlich festzuhalten, denn auch für diese findet eine automatische Erfassung durch Excel statt.

Werden außerdem eine übersichtliche Farbgestaltung und Formatierung in dem Programm gewählt, lassen sich die entscheidendsten Informationen, wie etwa die Minus- und Plusstunden sowie die IST-Arbeitsstunden, auf nur einen Blick sofort ablesen.

Einfache Anleitung für die Excel-Zeiterfassung

Zeiterfassung mit Excel

Der erste Schritt für die Arbeitszeiterfassung mithilfe von Excel besteht in der Einrichtung der Spalten und der Kopfzeile.

Die Kopfzeile ist mit sämtlichen relevanten Informationen auszustatten und die Spalten so zu formatieren, dass sich der digitale Stundenzettel als möglichst übersichtlich zeigt. Die Kopfzeile enthält den Namen des Mitarbeiters, die Soll-Arbeitszeit in dem Format hh:mm. Auch auf eine aktuelle Datumsanzeige sollte nicht verzichtet werden. Genutzt werden kann für diese die Formel =HEUTE.

Die Zeile drei des Dokumentes wird dann mit den Bezeichnungen Datum, Arbeitsbeginn, Pausenbeginn, Pausenende, Arbeitswende, Abwesenheit, IST-Arbeitsstunden sowie Plus-/Minusstunden ausgestattet.

Die Formatierung der Tabelle kann grundsätzlich frei nach dem persönlichen Geschmack vorgenommen werden, beispielsweise mithilfe von verschieden Schriftfarben, -größen und -arten. Die Breite der einzelnen Spalten sollte sich im Sinne der Übersichtlichkeit einheitlich gestalten. Der letzte Schritt der Einrichtung besteht darin, die drei obersten Zeilen der Tabelle zu fixieren, damit diese auch dann sichtbar bleiben, wenn sich das Dokument füllt und in diesem gescrollt werden muss.

Danach geht es darum, die Tabelle mit einem fortlaufenden Datum auszustatten. Die Wochenenden sind farblich hervorzuheben. Es ist anschließend nötig, eine neue Regel für die Spalten zu etablieren. Der Regel-Typ, der dafür gewählt werden muss, besteht in „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“. Die Formel selbst lautet: „=WOCHENTAG($A1;2)>=6“

Darüber hinaus sind noch die Abwesenheits-Optionen als praktisches Drop-Down-Menü für den digitalen Stundenzettel zu konfigurieren. Dafür ist die Abwesenheits-Spalte in der ersten Zeile zu markieren. Im Menü ist dann bis zum Dialogfeld „Quelle“ fortzuschreiten. Dort können dann die Optionen eingegeben werden, welche das Drop-Down-Menü enthalten soll, etwa Krankheit, Urlaub oder Home-Office.

Damit die IST-Arbeitsstunden automatisch berechnet werden, ist die entsprechende Spalte zu markieren. Im Kontextmenü muss erste die Option „Mehr“ ausgewählt werden, danach wird die Schaltfläche „Benutzerdefiniert“ unter „Menü“ gewählt. In dem „Typ“-Dialogfeld ist die Formatierung [hh]:mm zu wählen. Die erste Zeile ist dann noch mit der Formel =WENN(ODER(F5=“Urlaub“;F5=“Krankheit“);$D$1;E5-(D5-C5)-B5) auszustatten.

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