Digitalisierung im Büro: Analoge vs. digitale Stempel

Analoge bzw. klassische Stempel sind heutzutage insbesondere im Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Die Wahl eines geeigneten Stempels hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Z.B. davon, wofür dieser verwendet wird. Dementsprechend gibt es diese in verschiedenen Größen und Motiven. Jede Art von Stempel hat seine Vor- und Nachteile. Die einzelnen Varianten werden im Nachfolgenden miteinander verglichen.

Welche Formen analoger Stempel gibt es?

Die klassischen Stempel gibt es sowohl als Holzstempel als auch als Stempelautomat. Der Holzstempel wird heutzutage immer noch sehr häufig genutzt. Bei Holzstempeln werden externe Stempelkissen verwendet. Sodass sowohl die Farbe als auch das Motiv beliebig ausgetauscht werden kann.

Holzstempel-Beispiel
Holzstempel-Beispiel – Copyright: stempelservice.de

Alternativ kann man sich auch einen Stempelautomaten zulegen. Anders als beim Holzstempel ist das Stempelkissen hier in das Gehäuse integriert. Die Stempelautomaten werden auch als Selbstfärber bezeichnet. Beide Varianten werden im Büroalltag sehr häufig genutzt.

Vorteile analoger Stempel

Der Vorteil klassischer Stempel liegt darin, dass deren Einsatzmöglichkeiten sehr vielseitig sind. Egal ob Holzstempel oder Stempelautomat. Die Stempel gibt es in unterschiedlichen Größen, Motiven und Farben. Der Stempel kann je nach Bedarf oder Vorliebe ausgewählt werden. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist in der Regel sehr gut. Holzstempel gibt es sehr oft sehr günstig zu erwerben. Diese sind von der Handhabung her sehr leicht. Der Holzgriff liegt sehr angenehm in der Hand.

Bei einem Stempelautomaten gibt es ebenso eine Vielzahl an Farben und Motiven. Das Gehäuse kann individuell gewählt werden. Je nachdem für welchen Zweck der Stempelautomat erworben wird. Den Stempelautomaten gibt es sowohl in ganz kleinen als auch in großen Varianten. Er nimmt nicht viel Platz ein. Man profitiert vom Kauf eines Stempelautomaten, da nicht noch separat ein externes Stempelkissen erworben werden muss. All inclusive sozusagen. Der Stempelabdruck ist sehr sauber und deutlich. Das Stempelkissen nimmt ebenfalls Farbe auf, sodass es zu keinen Verschmierungen kommt. Stempelautomaten sind in der Regel sehr langlebig. Nicht allein deswegen, weil Sie sehr robust sind.

Nachteile analoger Stempel

Holzstempel sind zwar die Klassiker und den Stempeln, dennoch haben diese auch einige Nachteile. Z.B. die Tatsache, dass jedes Mal ein externes Stempelkissen angeschafft werden muss. Für jede Farbe und jeden Abdruck benötigt man ein separates Stempelkissen. Diese müssen irgendwo verwahrt werden. Auch besteht die Gefahr, dass ein Stempelkissen austrocknet, da es lange nicht genutzt wurde. Man läuft bei einem Holzstempel Gefahr, sich selbst und seine Umgebung zu verschmutzen. Vor allem wenn das Stempelkissen neu ist. Oder dieses zu viel Farbe abbekommen hat. Dies kann wiederum dazu führen, dass der Stempelabdruck nicht klar bzw. verschmiert ist. Da ist also Vorsicht geboten.

Bei einem Stempelautomaten sollte man manchmal etwas Geduld haben. Da das Stempelkissen in das Gehäuse integriert ist, muss die Farbe nach einiger Zeit aufgefüllt werden. Dies kann, je nach Modell, zu einer Herausforderung werden. Wer auch hier nicht aufpasst, kann sich in Sekundenschnelle beschmutzen. Die Qualität der Abdrücke variiert ebenfalls je nach Modell. Bei der Auswahl des richtigen bzw. eines hochwertigen Stempelautomaten sollte man sich insofern etwas Zeit lassen.

Was sind digitale Stempel?

Digitale Stempel sind seit jüngster Zeit auf dem Vormarsch. Eingesetzt werden diese beispielsweise in den PDF-Editoren. Diese enthalten einige Standardvarianten wie „Datum“, „Erledigt“, „Ablage“ etc. Daneben besteht die Möglichkeit, sein eigenes Motiv zu erstellen. Aber das ist noch nicht alles. Man kann digital einen Stempel in Form einer Word- oder Excel-Tabelle erstellen. Der Stempel kann Text oder Bilder enthalten. Die Ausgestaltung richtet sich je nach Verwendungszweck und den persönlichen Präferenzen. Manche Editoren benötigen eine Grafik-Datei. Diese kann man entsprechend, auch von unterwegs, hochladen. Auch digitale Stempel haben Ihre Vor- und Nachteile. Im Nachfolgenden ein kleiner Vergleich.

TIPP: So nutz man einen digitalen Stempel in einem PDF-Dokument.

Vorteile digitaler Stempel

Ein Vorteil digitaler Stempel besteht darin, dass Sie nicht physisch sind. D.h. sie verbrauchen keinen Platz und müssen nicht herumgeschleppt werden. Der Stempel kann auch von unterwegs nach der Bearbeitung der entsprechenden Datei angebracht werden. So kann man beispielsweise den persönlichen Bearbeitungsstand jeder Zeit schnell und bequem vermerken. Der Stempel kann mit jedem Betriebssystem, sei es Windows oder Mac, jeder Zeit bearbeitet werden. Der digitale Stempel kann individuell gewählt werden. Hier sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt. Auch gibt es, je nach Editor, unterschiedliche Vorlagen. Vorteilhaft wirkt sich die Tatsache aus, dass das Motiv jeder Zeit bearbeitet, geändert oder gelöscht werden kann. Der digitale Stempel soll zudem eine gewisse Echtheit und Nachprüfbarkeit gewährleisten.

Nachteile digitaler Stempel

Die Verwendung eines digitalen Stempels bietet sich insbesondere dann an, wenn man ein PDF-Dokument verwendet. Im Umkehrschluss heißt das, dass bei der Nutzung einer anderen Software bzw. Formate der Stempel möglicherweise ungeeignet wird. Oder gar nicht erkannt wird. Es kann also vorkommen, dass das eigentliche Dokument geöffnet wird, der Stempel jedoch nicht sichtbar ist. Auch wirkt sich nachteilig die Tatsache aus, dass einige Editoren erst einmal eine Grafik-Datei verlangen. Die ebenfalls ein bestimmtes Format haben muss. Für diejenigen, die weniger EDV-affin sind, wird der EDV-Stempel eher Zeit rauben. Denn dieser muss erst einmal zusammengestellt werden. Ebenso stellt sich die Frage: „Wie fälschungssicher sind PDF-Daten?“. Hierzu empfehlen wir folgenden Artikel.

Fazit

Bei den analogen Stempeln hat man u.a. die Auswahl zwischen einem Holzstempel und einem Stempelautomaten. Beide haben Ihre Vor- und Nachteile. Die Art des Stempels hängt vor allem vom Verwendungszweck ab. Ebenfalls auf dem Vormarsch sind sog. digitale Stempel. Diese sind beim PDF-Editor häufig anzutreffen. Digitale Stempel können im Programm selbst zusammengestellt werden. Diese bieten aber auch Ihre Nachteile. Die Entscheidung ist jedem selbst überlassen.

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