Missbräuchliche Falschbuchungen sowie Betrugssoftwares haben in den letzten Jahren zu bundesweiten Steuerausfällen in Milliardenhöhe geführt. Dem will das Bundesfinanzministerium nun Einhalt gebieten. Ab 1. Januar 2020 sind daher nur noch Kassensysteme zugelassen, die über eine interne zertifizierte technische Sicherungseinrichtung (TSE) verfügen.
Wer ist davon betroffen?
Vor allem Einzelhändler sowie der Gastronomie-Bereich sind von dieser Neuregelung betroffen. Wer noch nicht über eine zertifizierte Kasse verfügt, sollte dringend nachrüsten. Statt jedoch direkt eine neue Kasse zu kaufen, kannst du dich erst einmal informieren, ob deine alte Kasse aufgerüstet werden kann. Häufig reicht ein Anruf bei deinem Kassenhersteller, ob es für dein Kassensystem ein Update gibt.
Falls nicht, lasse dir vom Hersteller bestätigen, dass das System technisch bedingt nicht nachgerüstet werden kann. Die Bestätigung sowie die Rechnung über den Kassenkauf solltest du in die Dokumentation deiner „Kassenführung“ mitaufnehmen.
Für den Fall, dass du ein neues Kassensystem kaufen musst, findest du hier einen Vergleich unterschiedlicher Kassen mit zertifizierter Sicherheitseinrichtung.
Was müssen elektronische Kassen nun leisten?
Im Grunde genommen können zertifizierte Kassen nicht manipuliert werden. Sie speichern zahlreiche Parameter unveränderbar ab, sodass diese bei einer Steuerprüfung nachvollziehbar sind.
Folgende Informationen werden gespeichert:
- Zahlungsmethode
- Stornobuchungen
- Entnahmen
- Retouren
- Ausgabe eines Kassenabschlussbeleges
- Einzelpositionen
Kommt es zu einer Betriebsprüfung, musst du dem Prüfer folgende Dinge vorweisen:
- Einrichtungsprotokolle z.B. bei Testbuchungen zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Bedienungsanleitung der Kasse
- Programmieranleitung des Kassensystems
- Aufzeichnung der Programmänderungen
Übergangsregelung für alte Registrierkassen
Sofern es sich bei der Kasse um ein älteres Modell handelt, das baubedingt nicht aufrüstbar ist, gilt folgende Übergangsregelung: Alle Registrierkassen, die zwischen dem 26.11.2010 und dem 31.12.2019 angeschafft wurden, können weiterhin bis zum 31.12.2022 verwendet werden.
Da ca. zwei Millionen Kassen bundesweit umgerüstet oder ausgetauscht werden müssen, hat das Bundesfinanzministerium (BMF) am 6. November 2019 ein Schreiben veröffentlicht, in dem es heißt:
„Die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen sind umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen. Zur Umsetzung einer flächendeckenden Aufrüstung elektronischer Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO wird es nicht beanstandet, wenn diese elektronischen Aufzeichnungssysteme längstens bis zum 30. September 2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.“ Quelle: BMF-Schreiben vom 6. November 2019
Damit kommt das Ministerium für Finanzen der Forderung des Deutschen Steuerberaterverbandes (DStV) nach, der dafür plädiert hatte die Frist aufgrund des hohen Aufwandes zu verlängern. Auch wenn somit keine sofortige Strafe bei Nichteinhaltung dieser Neuregelung droht, sobald ein neues Kassensystem eingeführt wurde, musst du dies innerhalb eines Monats an das zuständige Finanzamt melden.
Elektronische Kassen müssen GoBD-konform sein
Neben den Neuerungen für elektronische Kassen ab 2020 wird strengstens überprüft, ob die Buchführung jedes Unternehmens den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, abgekürzt GoBD, entspricht. Was es damit auf sich hat, wird auf der Ratgeberseite „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) für Kleinunternehmer“ anschaulich erklärt. Zusammenfassend kann gesagt werden, dass alle elektronischen und computergestützten Kassen jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet festhalten müssen.
Wie stelle ich eine GoBD-konforme Buchhaltung sicher?
Um sicherzugehen, dass deine Buchführung ordnungsgemäß ist und die zahlreichen Gesetzesvorlagen erfüllt, empfiehlt sich, eine fiskalkonforme Software zu nutzen. Diese aktualisiert sich regelmäßig selbst, sodass du keine Frist oder Gesetzesänderung verpasst. Außerdem kannst du deinen Steuerberater direkt über eine Schnittstelle anbinden und ihm somit Einsicht in deine Daten gewähren.
