Veränderte Büroumgebung als Chance und Herausforderung der Zukunft


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Wenn man sich Büros heute ansieht und diese mit Bildern von Büroumgebungen aus der Vergangenheit vergleicht, dann erkennt man durchaus zum Teil sehr große Unterschiede. Natürlich verändert sich der Stil und das Design aufgrund unterschiedlicher Life-Style Trends im Lauf der Zeit. Diese Bewegung ist völlig normal. Der Einfluss der Digitalisierung im Büro hat aber nicht nur für eine effizientere Arbeitsweise im Büroalltag geführt, sondern auch zu einer veränderten Optik.

Wenn man sich zum Beispiel vor Augen führt, dass viele Aktenschränke wegen der sich aufdrängenden Digitalisierung aus den Office-Umgebungen verschwunden sind, dann hat dies auch rationale Hintergründe. Zum einen werden viele Aktenordner nicht mehr benötigt und etwa durch den Einsatz von Blumen ersetzt (auch im Sinne der nun wieder aufkommenden Umweltbewegung), zum anderen sind aber auch EDV-Anlagen in die Büros eingezogen.

Die verbliebenen Aktenordner verschwinden heute auch in einem Abstellraum, weil man sie erstens nicht täglich für die Arbeit benötigt und der Imagewandel zu einem erhöhten Maß an Komfort beigetragen hat. Besucher erwarten sich eine Sitzecke und ein anspruchsvolles Design. Große Schränke, die mit Akten gefüllt werden, sind hier eher hinderlich.

Aktenordner verschwinden heute mehr und mehr

All diese Entwicklungen sind Folgen der Digitalisierung im Büro, wobei hier gar noch nicht die veränderte Arbeitsweise erläutert wurde. Natürlich ist gerade in diesem Bereich die größte Veränderung zu beobachten. Denken wir nur zum Beispiel an die Buchhaltung. Sie wird heute aus den verschiedensten Gründen in der Regel in ein externes Lohnbüro ausgelagert.

Die Gründe dafür sind in Wahrheit aber nicht bloß auf die Digitalisierung im Büro zurückzuführen, sondern sehr vielschichtig. Zum einen ist gerade die Lohnbuchhaltung von einem sehr großen Ausmaß der Spezialisierung betroffen. Es vergeht kaum ein Jahr, in dem der Gesetzgeber nicht neue Bestimmungen beschließt und somit die Anforderungen für die Unternehmen in die Höhe schraubt.

Der Kernbereich eines Unternehmens liegt aber nicht in der Durchführung der Lohnbuchhaltung, sondern jedes Unternehmen verfolgt einen bestimmten Geschäftsgegenstand. Manche Unternehmen sind in der industriellen Produktion, andere wiederum in der Verarbeitung von Industriegütern tätig. Dienstleistungsbetriebe verüben wiederum ebenso unterschiedliche Tätigkeitsbereiche und haben mit der Lohnbuchhaltung nichts zu tun.

Was nun als logische Konsequenz auszuweisen ist, ist der Umstand, dass die Lohnbuchhaltung an einen Dienstleister ausgelagert wird, der sich auf diese Tätigkeit spezialisiert hat. Es werden nur Mitarbeiter beschäftigt, die diesen Beruf erlernt haben und sich auch mit den aktuellen Regeln und Gesetzen beschäftigt. Ihre Erfahrung haben sie ebenso in diesem Geschäftsbereich gesammelt.

Dieses Beispiel verdeutlicht dem Leser und der Leserin vielleicht, welche weit- und tiefgreifende Veränderung die Digitalisierung im Büro zur Folge hat. Die Lohnbuchhaltung ist natürlich nur ein auserwähltes Beispiel, welches auf verschiedene Branchen und Dienstleistungen ausgelegt werden kann.

Aktuelle Trends im Transformationsbereich aufgrund der Digitalisierung im Büro

Wenn man sich aktuelle Trends ansieht, dann fällt die stetige Überarbeitung des digitalen Arbeitsplatzes auf. Es scheint sich somit auch ein Fokus auf den Arbeitsplatz zu legen, der damit auch nachhaltigen Veränderungen unterworfen ist. Natürlich ist die Büroausstattung ebenso ein großes Thema, da Design-Themen immer themenbestimmend im Trend-Setting sein werden.

Allerdings ist eine Veränderung der Rangordnung zu erkennen. Man sieht sich im Zuge der Veränderungen auch dahingehend bemüßigt, viele Trends neu zu überdenken. Besonders die Frage, welcher Trend welcher Trendsequenz zu folgen hat, ist bestimmendes Thema geworden. Als Beispiel könnte genannt werden, wie sich der Arbeitsplatz aufgrund von Bildschirmen mit geringer Breite verändert haben.

Nicht nur die Arbeitsweise hat sich verändert, sondern in einem erhöhten Maße auch die Büroumgebung. Die Schreibtische wurden zum Beispiel kleiner, was letztlich zur Folge hatte, dass viele Mitarbeiter sich einen Schreibtisch teilen mussten. Besonders zahlreiche Konzerne im Beratungsumfeld (Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung) machen auch heute noch davon Gebrauch, um Kosten zu sparen.

Man erkennt sehr schnell, dass die Technologie aber auch in Zukunft weiterhin große Wellen schlagen wird. Sie wird unsere Arbeit verändern und in weiterer Folge auch die Büroumgebung.

Technische Veränderung als Grundlage der Digitalisierung

Cloud-basierte ServiceangeboteEinen Bereich, den man im Zusammenhang mit der Digitalisierung im Büro keinesfalls weglassen kann, ist die „Cloud“. Sie wird heute zur Grundlage jeder Arbeit im Büro. Cloud-basierte Serviceangebote werden von allen Branchen und Kategorien erfasst und verändert die Arbeitsweise enorm. Wenn wir uns an das bereits oben erwähnte Beispiel der an externe Spezialisten ausgelagerten Lohnbuchhaltung erinnern, dann ist die Cloud auch in diesem Servicebereich beheimatet.

Die meisten Mitarbeiter sind heute jedoch Anwender der Cloud. Da die Anwendung aber zunehmend komplexer wird, müssen besonders große Unternehmen eine eigene IT-Abteilung aufbauen, um die gesamte Infrastruktur als Service im Unternehmen zu etablieren. Vielfach ist von Begriffen, wie zum Beispiel „Plattform als Service“ und „Software als Service“ die Rede.

Allein diese beiden Bereiche haben in den letzten Jahren unsere Büroumgebungen sehr stark verändert. Die Vorteile der Cloud liegen auf der Hand. Sie schaffen nicht nur physisch Platz im Büro, sondern erleichtern die tägliche Arbeit. Außerdem wird die Kommunikation mit Partnern erleichtern.

Um das oben erwähnte Beispiel zu zitieren, sei hier nur angemerkt, dass gerade im Bereich einer Lohnbuchhaltung alle Dokumente einfach eingescannt werden können und in die Cloud geladen werden.


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