CRM- und / oder ERP-Systeme sind Softwarelösungen, die heute für nahezu jedes Unternehmen von zentraler Bedeutung sind und zunehmend auch einen Wettbewerbsfaktor darstellen. Sie bilden alle relevanten Geschäftsprozesse in Echtzeit ab, ermöglichen weitgehende Automatisierung zahlreicher Abläufe und ermöglichen detaillierte Analysen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Auch Kundenbeziehungen, der Vertrieb oder das Marketing können mit entsprechenden Lösungen wesentlich effektiver und besser gestaltet werden.
Bei beiden Systemen gibt es sowohl integrierte als auch separate Softwarelösungen, die ihre jeweiligen Vor- und Nachteile aufweisen. Welche Option ist besser?
Die Vorteile von separaten Softwarelösungen
Separate Softwarelösungen werden auch als Insellösungen oder Einzellösungen bezeichnet, da sie nur einen einzelnen Geschäftsbereich abbilden. So kommt beispielsweise in der Buchhaltung eine Software X zum Einsatz, in der Lagerhaltung eine Software Y und das Kundenmanagement wiederum eine andere, separate Software.
Zwar können diese in vielen Fällen miteinander verbunden werden, ein vollständiger Datenaustausch bzw. Datenabgleich ist aber in der Regel nicht möglich, da die unterschiedlichen Systeme unterschiedliche Sprachen sprechen, was zu zahlreichen Problemen führen kann.
Separate Softwarelösungen sind also auf einen spezifischen Anwendungsfall bzw. einen Bereich innerhalb eines Unternehmens abgestimmt und können nur diesen abbilden. Dennoch kann eine solche Lösung oder mehrere unter bestimmten Voraussetzungen durchaus Vorteile für Unternehmen darstellen:
- Eine separate Lösung ist ein dezidierter Spezialist für einen bestimmten Aufgabenbereich.
- Für jeden einzelnen Geschäftsbereich kann eine spezielle Software ausgewählt werden.
- Für besonders sensible Geschäftsbereiche, die aus Gründen der Sicherheit vom restlichen Geschäftsbetrieb abgeschottet werden müssen, sind separate Lösungen vorteilhaft.
Die Vorteile von integrierten Softwarelösungen
Eine integrierte Softwarelösung, wie beispielsweise TOPIX, kann als eine All-in-One-Software verstanden werden, welche alle Unternehmensbereiche miteinander verbindet. Integrierte Softwarelösungen können in der Regel umfassend konfiguriert und an die Branchenanforderungen und individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden.
Auch die hohe Skalierbarkeit ist ein nicht zu unterschätzender Faktor, denn somit wird gewährleistet, dass die Software auch mit einem Unternehmen mitwachsen und neuen Anforderungen gerecht werden kann.
Die allgemeinen Vorteile einer solchen integrierten Lösung sind folgende:
- Alle relevanten Informationen werden zentral in einer Software gespeichert und können jederzeit von berechtigten Nutzern eingesehen werden.
- Sämtliche relevanten Geschäftsprozesse werden nahtlos miteinander verbunden.
- Integrierte Softwarelösungen sind in der Regel mit weniger IT-Aufwand verbunden.
- Integrierte Softwaresysteme sind meist aus kostentechnischer Sicht die wirtschaftlichere Option, da nicht in mehrere, sondern in nur eine einzige Software investiert wird.
Eine individuelle Betrachtung ist unumgänglich
Sich für eine Software zu entscheiden ist in der Regel eine langfristige Entscheidung, schließlich macht es wenig Sinn, sich ständig in neue Software einzuarbeiten. Daher sollte man keinesfalls das erstbeste Angebot wählen, sondern sich einen fundierten Überblick über mögliche Lösungen verschaffen. In vielen Fällen kann man die Produkte kostenlos testen, um sich einen Eindruck von der Bedienbarkeit und den Funktionen machen zu können.
Die beste Lösung sollte dabei optimal zu den eigenen Bedürfnissen und Ansprüchen sowie dem zur Verfügung stehenden Budget passen. Ganz allgemein sollte man auch folgende Aspekte bei der Auswahl berücksichtigen:
- Welche spezifischen Prozesse soll die Software übernehmen können? Um die Anforderungen an die Software bestmöglich zu definieren, ist eine genaue Bestandsaufnahme sämtlicher relevanten Prozesse erforderlich.
- Unternehmen, die bereits über eine IT-Infrastruktur verfügen, müssen klären, ob sie diese oder Teile dieser Infrastruktur beibehalten oder ersetzen möchten. Sofern Teile beibehalten werden sollen, muss eine Kompatibilität gewährleistet sein.
- Die Benutzerfreundlichkeit von verschiedenen Softwareanwendungen, unabhängig von integrierter oder separater Lösung, zum Teil höchst unterschiedlich. Eine intuitive Benutzeroberfläche reduziert den Einarbeitungsaufwand und erleichtert die Bedienung.
- Bei der Kostenkalkulation ist es wichtig, nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch die laufenden Kosten im Blick zu haben.
- Der Hersteller der Software sollte einen zuverlässigen Support und regelmäßige Updates anbieten.
- Die Implementierung einer neuen Software ist in der Regel auch mit einem zeitlichen Aufwand verbunden, neben einer möglichst frühzeitigen Einführung ist auch der Aufwand für etwaige Datenmigration und die Schulung der Mitarbeiter nicht zu unterschätzen.
Fazit
Kaum ein Unternehmen kann es sich heute leisten, auf effektive Unternehmenssoftware zu verzichten, wenn es langfristig wettbewerbsfähig bleiben möchte. Was für das eine Unternehmen eine optimale Lösung darstellt, kann für ein anderes aber durchaus ungeeignet sein. Insgesamt bieten separate Softwarelösungen spezifische Funktionen für einzelne Unternehmensbereiche, integrierte Systeme hingegen einen umfassenderen Ansatz, der sämtliche relevanten Geschäftsbereiche miteinander verbindet.
Um eine bzw. mehrere Lösungen zu finden, die den individuellen Anforderungen eines Unternehmens am besten entsprechen, ist es unumgänglich, die verschiedenen Angebote unterschiedlicher Anbieter einem genauen Vergleich zu unterziehen.
