Was gilt es beim Einsatz von ERP-Software zu beachten?

Mit Enterprise Resource Planning als Software-Tool lassen sich Unternehmensziele effizient erreichen und Geschäftsprozesse transparent machen. Die Auswahl und der richtige Einsatz einer ERP-Lösung sind dabei entscheidend. Im Fokus stehen die einzelnen ERP-Auswahlkriterien, die Unternehmensziele und wie diese beiden Aspekte einander beeinflussen können.

Die wichtigsten Kriterien für eine ERP-Lösung

Einsatz von ERP-Software
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Bei der Wahl des idealen ERP-Programms sind zahlreiche Faktoren zu berücksichtigen. Schließlich kann das gewählte Programm alle Aspekte des Unternehmens über Jahre hinweg beeinflussen. Die ERP-Software sollte die funktionalen Anforderungen der Firma erfüllen.

Welche Branchenerfahrung hat der jeweilige ERP-System Anbieter mit ähnlichen Unternehmen? Zudem muss die ERP-Lösung im Rahmen des Geschäftsbudgets liegen. Wie lässt sich das Programm in bestehende Systeme integrieren?

Unternehmen sollten ein einzelnes ERP-System wählen, das im gesamten Betrieb funktioniert, und nicht die unterschiedlichsten Programme gleichzeitig nutzen. Erstellen Sie dafür eine klare Liste Ihrer Anforderungen an die ERP-Lösung. Nutzen Sie jede verfügbare Ressource, um diese Liste zu vervollständigen.

Diese detaillierten Angaben geben Ihnen einen Überblick über die Funktionalität eines Systems und darüber, wie die Software Ihre Anforderungen in Zukunft erfüllen kann. Wichtig beim Einsatz ist, ob es sich um eine sofort einsatzbereite Funktionalität, eine Anpassung oder eine Integration durch einen Drittanbieter handelt.

Funktionale Anforderungen in der Praxis

Jedes Unternehmen hat spezifische Anforderungen. Unterstützt die ERP-Lösung beispielsweise Kundenaufträge, die sowohl physische Produkte als auch Dienstleistungen umfassen? Wenn Ihr Unternehmen neben Dienstleistungen auch Produkte anbietet, muss das ERP-Programm diese vollständig abbilden. Ist Ihre Firma in mehreren Ländern tätig, muss die Buchhaltungskomponente des Programms verschiedene Währungen anzeigen und die Fähigkeit besitzen, mit abweichenden Steuersystemen zu arbeiten.

Bestimmte Sektoren aus dem Bereich Industrie 4.0 haben sehr spezifische funktionale Anforderungen. Die ERP-Kriterien sollten die Bedürfnisse und Wünsche von Fertigung, Produktion, Lager und Verwaltung gleichermaßen berücksichtigen und ihre Arbeit erleichtern. Ihre Versorgungskette muss beispielsweise wissen, ob Ihr ERP mit Lieferanten integriert werden kann und ob sie die Sendungen über das neue System verfolgen können.

Der Vertrieb möchte wissen, wie die Lösung mit den verschiedenen Vertriebsgebieten umgehen wird und ob es mehrstufige Aufträge verarbeiten kann. Stellen Sie sicher, dass Sie jede Abteilung in Ihre ERP-Anforderungsliste aufnehmen.

Integration mit bestehenden Systemen

Die meisten Unternehmen, die eine ERP-Auswahl in Betracht ziehen, haben andere Systeme, die für ihre Zwecke ausreichend sind. Wie lassen sich diese Systeme integrieren? Fast immer gibt es gemeinsame Datenelemente. Kann ERP die vorhandenen Daten in dieser anderen Software lesen und nutzen? Welche Integrationswerkzeuge werden geliefert?

Das Programm sollte über eine einfache Integration von Dateien für gelegentliche Datenaktualisierungen verfügen. Webdienste und XML-Dateien können Daten schnell zwischen Systemen zu übertragen.

Viele Kunden und Lieferanten verwenden EDI, die elektronische Datenschnittstelle, um Daten zwischen Unternehmen auszutauschen. Wenn dies erforderlich ist, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Lösung diesen Bedarf unterstützt.

Optionen bewerten und auswählen

Die traditionelle ERP-Lösung, die auf einem Server vor Ort läuft und von einem internen IT-Team unterstützt wird, ist heute nicht mehr die einzige Wahl. Viele Unternehmen entscheiden sich für ein ERP, das über ein SaaS-Framework in der Cloud läuft. Die Anfangsinvestition wird zugunsten von monatlichen Zahlungen reduziert, die die Software und die meisten Supportanforderungen umfassen.

Sie können sich auch für einen hybriden Ansatz entscheiden, bei dem Ihr Unternehmen Eigentümer des ERP-Programms ist, es aber in der Cloud auf gemeinsam genutzten Servern betreibt. Viele Systeme werden heute auch mit Open-Source-Software entwickelt.

Sie profitieren davon, dass die Software kostenlos oder zu sehr geringen Kosten erworben werden kann. Bei Open-Source-Software haben Sie den Quellcode, sodass Sie die Möglichkeit haben, das System vollständig anzupassen.

Die Benutzer aktualisieren Open-Source-ERP überall und beheben Fehler. Diese Verbesserungen stehen allen Nutzern sofort zur Verfügung, ohne dass sie auf die neue Version des Entwicklers warten müssen.

Fazit

Anforderungen, Ressourcen, Branche und Unternehmensgröße sind alles Faktoren, die Sie in Ihre ERP-Auswahlkriterien aufnehmen sollten, um die richtige Software zu finden. Stellen Sie sicher, dass Ihr ERP-Auswahlprojekt nach Plan verläuft, indem Sie eine Checkliste verwenden.

Sie sollten sicherstellen, dass Sie Ihre Checkliste darüber hinaus an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen. So sind Sie auf dem besten Weg, ein ERP auszuwählen und einzusetzen, dass Ihrem Unternehmen jetzt und zukünftig dient.

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