In vielen Betrieben hat der Lohnzettel aus vergangenen Zeiten längst ausgedient. Dies gilt sowohl für das Handwerk als auch für nahezu alle anderen Branchen.
Dies ist kaum verwunderlich, denn digitale Zeiterfassungssysteme bieten den Unternehmen vielfältige Vorteile. Der folgende Artikel zeigt anhand drei konkreten Beispielen, inwiefern Unternehmen durch die digitale Zeiterfassung profitieren.
Digitale Zeiterfassung: Vorteile für das Controlling
Beispielsweise nutzt eine Tischlerei eine digitale Zeiterfassungssoftware bereits seit circa 1½ Jahren. Die Anforderung, die das Unternehmen an die Software stellte, war vor allem, dass diese nutzerfreundlich gestaltet und intuitive Bedienoberfläche aufweisen sollte. Das System, welches die Tischlerei nun nutzt, erfüllt diese Kriterien. Dadurch wurde es möglich, die Umstellung auf die digitale Zeiterfassung in nur kurzer Zeit durchzuführen.
Der größte Vorteil, der sich aus der neuen Methode zur Zeiterfassung ergibt, ist, dass das Controlling davon ebenfalls in hohem Maße profitiert. Es ist möglich, aktuelle Bauprojekte anzulegen, auf welche die Mitarbeiter dann ihre jeweiligen Stunden buchen können. So können die Zeiten aller Mitarbeiter stets im Blick behalten werden. Ebenfalls ist zu jeder Zeit überprüfbar, wie viele Arbeitsstunden ein Projekt bereits in Anspruch genommen hat und ob der angestrebte Zeitplan eingehalten werden kann.
Darüber hinaus wird im Betrieb viel Zeit durch die digitale Zeiterfassung eingespart. Die Abrechnung erfolgt monatlich elektronisch, sodass die händische Addition nicht mehr nötig ist. Dadurch wird auch die Fehleranfälligkeit maßgeblich reduziert. So wird pro Monat ein halber Arbeitstag eingespart und die Mitarbeiter merklich entlastet.
Präzise Abrechnung und optimaler Überblick
Auch ein Raumausstatter ist von der digitalen Zeiterfassung mehr als begeistert. Er vertritt die Überzeugung, dass darin das System der Zukunft liegt. Die Eingewöhnungszeit dauerte in dem Betrieb lediglich zwei bis drei Monate. Das Unternehmen nutzt ein mobiles Zeiterfassungssystem, welches über ein Handerfassungsgerät oder eine App gesteuert werden kann.
Auch der Raumausstatter bemerkt durch die digitale Zeiterfassung vor allem im Bereich des Controllings große Vorteile. Es werden nämlich nicht nur pro Mitarbeiter die jeweiligen Arbeitszeiten erfasst, sondern diese können auch den einzelnen Projekten und Arbeitsbereichen zugeordnet werden. Dies hilft vor allem bei der Nachkalkulation.
Ebenfalls verbesserte die digitale Zeiterfassung in dem Betrieb den generellen Überblick, da die Abrechnung der Stunden präziser erfolgt und eine ordentliche Dokumentation der Zeiten der Mitarbeiter stets gewährleistet ist. Die Gefahr, etwas zu vergessen, besteht nicht mehr. Auch die Mitarbeiter profitieren von dem System: Durch die äußerst genaue Abrechnung finden sie am Ende des Monats oft eine Stunde mehr auf ihrem Lohnzettel.
Nutzerfreundlich, verständlich und schnell
Ebenfalls vertraut ein Bauunternehmer auf die digitale Zeiterfassung. Bei ihm betrug die Phase der Eingewöhnung rund drei Monate. Er beschreibt die Software, die sein Betrieb nutzt, als bedienerfreundlich, verständlich und schnell.
Die Zeiten der Mitarbeiter werden von dem Teamführer in der Regel direkt vor Ort auf der Baustelle eingegeben. Darüber hinaus ist es möglich, feste Baustellenzeiten zu hinterlegen. So entsteht der Vorteil, dass Zeiten auch nachträglich im System ergänzt werden können, wenn beispielsweise ein Abmelden versäumt wurde. Den Mitarbeitern steht die Möglichkeit zur Verfügung, ihre Zeitkonten selbständig abzufragen und durch eine Schnittstelle erhalten sie am Ende des Monats den Zugang zu ihrer persönlichen Abrechnung.
Allerdings leistet das System noch mehr. Zusätzliche Funktionen lassen sind im Bereich der Baustellendokumentation gewinnbringend nutzen, inklusive nachfolgender Unternehmen, Materialverbrauch und Geräteeinsatz. So können beispielsweise auch Baustellenfotos hinterlegt werden, um die aktuellen Wetterverhältnisse zu dokumentieren, die sich auf das Bauprojekt auswirken.