Es gibt viele Methoden, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen: eine Stechuhr im Unternehmen, Stundenzettel auf Papier oder eine Excel-Tabelle. Die digitale Zeiterfassung über eine App oder Webanwendung hat heute allerdings die alten Methoden der Zeitauffassung schon längst überholt.
Die digitale Zeiterfassung bietet mehr Flexibilität
Elektronische Methoden der Zeiterfassung lassen mehr Flexibilität zu. Egal, ob Gleit- oder Funktionszeit, Heim- oder Büroarbeit, die mobile Zeiterfassungssoftware ermöglicht eine übersichtliche Darstellung aller Zeiträume, sodass die Mitarbeiter ihre Stunden jederzeit und von jedem Ort aus dokumentieren können.
Durch die Digitalisierung von personalbezogenen Prozessen können auch kleine Unternehmen ihre Attraktivität als Arbeitgeber in einer Zeit, in der Heimarbeit und andere flexible Arbeitsmodelle immer beliebter werden, steigern.
Sie bietet mehr Transparenz
Zeiterfassungssoftware erhöht die Transparenz sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer, wenn sie korrekt eingesetzt wird. Da die Mitarbeiter ihre individuellen Zeitkonten einsehen können, egal wo sie arbeiten, müssen sie am Ende des Monats keine gedruckten Zusammenfassungen mehr erstellen. Die digitale Zeiterfassung liefert dabei nicht nur Daten darüber, wie lange die Mitarbeiter arbeiten, sondern gibt auch Aufschluss darüber, ob sie ihre Mittagspause einhalten.
In Heimbüros ist die Gefahr besonders groß, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verschwimmen. Die digitale Zeiterfassung ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre eigene Zeit zu überwachen. Die Mitarbeiter können eventuelle Fehler bei der Zeiterfassung sofort erkennen und beheben – und Personalleiter und Führungskräfte können für die Planung und Bewertung von Aufgaben auf eine korrekte und vollständige Datenbank zugreifen.
Sie bietet Rechtssicherheit
Es muss strengstens sichergestellt werden, dass die Daten jedes Arbeitnehmers geschützt sind. Der Datenschutz muss auch bei Zeiterfassungssystemen eingehalten werden. Dies kann gewährleistet werden, indem die Zeiterfassungssoftware so programmiert wird, dass sie rechtskonform und sicher ist. Somit können vertrauliche und persönliche Daten der Mitarbeitenden nicht von Unbefugten eingesehen werden.
Ältere Zeiterfassungsmethoden sind hingegen nicht so sicher und können leichter von Personen eingesehen werden, die eigentlich keinen Zugriff auf die Daten haben sollte.
Sie spart Zeit
Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung per App oder PC sind vielfältig. Mit modernen Zeiterfassungstools wird ein großer Teil der Arbeit erledigt, die sonst mit viel Aufwand verbunden wäre. Bei traditionellen Zeiterfassungsansätzen wurde ein Großteil der Arbeit manuell ausgefüllt, die digitale Zeitauffassung ist hingegen stark automatisiert. Unregelmäßigkeiten werden durch das Zeiterfassungssystem erkannt und die Zeitkonten der Mitarbeiter können sofort überprüft werden.
Auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist einfacher, da die Personalverantwortlichen jederzeit auf alle notwendigen Informationen zugreifen können und die Übermittlung der Daten an Buchhaltungsfirmen oder Steuerberater automatisch erfolgt. Das zeitaufwendige Sammeln von Stundenzetteln, das Übertragen manuell ausgefüllter Daten und das Verknüpfen verschiedener Informationen entfällt somit.
Sie ist nachhaltig
Unternehmen können Anträge, Zeiterfassungsbögen und Bescheide in Echtzeit digital abbilden und anzeigen, was uns dem papierlosen Arbeitsplatz einen Schritt näherbringt. Ein digitales Zeiterfassungssystem schont nicht nur die Umwelt, sondern beseitigt auch Papierberge und die damit häufig einhergehende Unordnung der Notizen.
Sie steigert die Mitarbeiterzufriedenheit
Die digitale Zeiterfassung kann auch dabei helfen, den Mitarbeitern flexible Arbeitszeiten anzubieten, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern. Mit einem Gleitzeitkonto können Arbeitnehmer die Möglichkeit bekommen, in dem Zeitfenster zu arbeiten, das für sie am besten geeignet ist.
Überstunden und Fehlzeiten können mit einem Gleitzeitkonto ebenfalls erfasst werden. So kann jederzeit der aktuelle Stand ermittelt und sichergestellt werden, dass die Überstunden rechtzeitig und vorschriftsmäßig abgebaut werden.
Fazit
Die Zeiterfassungsmethoden von früher sind mittlerweile stark veraltet. Die viel bessere Lösung von heute ist die digitale Zeiterfassung. Sie bietet nicht nur mehr Flexibilität und Transparenz, sondern ist auch rechtssicher und zeitsparend.
Durch die fehlenden Papierberge der manuellen Zeiterfassung, ist die digitale Methode überdies wesentlich nachhaltiger für den Planeten und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit, da auch flexible Arbeitszeiten angeboten und besser erfasst werden können.