Elektronische Rechnungen ermöglichen es Unternehmen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten, Kosten zu reduzieren und einen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten. Die Umstellung von Papierrechnungen auf digitale Formate bietet nicht nur Vorteile hinsichtlich der Geschwindigkeit und Zugänglichkeit, sondern auch im Hinblick auf die Archivierung und Nachverfolgung.
Trotz dieser Vorteile bringen elektronische Rechnungen jedoch auch spezifische Herausforderungen mit sich, insbesondere in den Bereichen Sicherheit und Compliance.
Dieser Artikel beleuchtet die rechtlichen Grundlagen und Sicherheitsrisiken, die Unternehmen bei der Implementierung eines Systems für elektronische Rechnungen beachten sollten und bietet entsprechende Best Practices für die Umsetzung.
Grundlagen elektronischer Rechnungen: Vorteile im Überblick
Bei den elektronischen Rechnungen handelt es sich um digitale Formen von Rechnungsdokumenten, die zwischen Verkäufer und Käufer elektronisch ausgetauscht werden.
Diese digitale Umstellung wird aufgrund ihrer zahlreichen Vorteile gegenüber traditionellen Papierrechnungen immer beliebter und in vielen Ländern deshalb auch gesetzlich vorangetrieben.
Zu den Hauptvorteilen zählen eine signifikante Effizienzsteigerung in der Rechnungsbearbeitung, erhebliche Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Druck- und Versandkosten sowie eine Reduktion des Papierverbrauchs, was den ökologischen Fußabdruck entsprechend verkleinert.
Die Digitalisierung des Rechnungswesens ermöglicht eine schnellere Verarbeitung von Zahlungen, verbessert die Transparenz und erleichtert die Archivierung, wodurch die Nachverfolgung von Transaktionen vereinfacht wird.
Rechtliche Rahmenbedingungen und Standards für elektronische Rechnungen
Seit November 2020 ist die digitale Rechnungsstellung an Behörden zur Norm geworden. Die entsprechenden Anforderungen sind durch die europäische Norm EN 16931 für elektronische Rechnungsstellung, die E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV), sowie die Nutzungsbedingungen der jeweiligen Rechnungseingangsplattform des Bundes definiert.
In diesem regulatorischen Rahmen stellen XRechnung und ZUGFeRD die gesetzeskonformen Formate dar.
Während beide Formate den gesetzlichen Anforderungen genügen, bietet ZUGFeRD spezifische Vorteile, die es besonders attraktiv machen: Eine ZUGFeRD-Rechnung wird dank ihrer strukturierten Daten automatisch erkannt, was eine nahtlose Integration in Buchhaltungssysteme ermöglicht.
Zudem dient die im PDF-Format beigefügte Rechnung als menschenlesbarer Beleg, was insbesondere für Betriebsprüfungen von Vorteil ist. Genau deshalb gilt oftmals ZUGFeRD als bevorzugte Lösung für Unternehmen, die Effizienz in der Rechnungsverarbeitung und Compliance mit gesetzlichen Vorgaben anstreben.
Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz elektronischer Rechnungen
Die Sicherheit elektronischer Rechnungen ist für Unternehmen wichtig, um die Vertraulichkeit sensibler Finanzdaten zu gewährleisten.
Mit der Zunahme digitaler Rechnungsstellungen steigen auch die Risiken durch Phishing, Malware und Datenlecks. Angreifer nutzen ausgeklügelte Methoden, um an sensible Informationen zu gelangen oder Schadsoftware in Unternehmen einzuschleusen.
Um diesen Bedrohungen effektiv zu begegnen, ist der Einsatz modernster Sicherheitstechnologien und -praktiken empfehlenswert. Firewalls und Intrusion Detection Systems (IDS) bilden die erste Verteidigungslinie gegen unautorisierte Zugriffe und Angriffe.
Antivirus- und Anti-Malware-Software, wie Norton 360 oder McAfee Total Protection, hilft dabei, Schadsoftware zu identifizieren und zu entfernen, die über infizierte Anhänge oder Downloads in das Netzwerk gelangen kann. Diese Software wird konstant aktualisiert, um auch die neuesten Malware-Varianten erkennen zu können.
Verschlüsselungstechniken wie Transport Layer Security (TLS) und Advanced Encryption Standard (AES) schützen die Daten während der Übertragung und Speicherung, indem sie sicherstellen, dass Informationen nur von autorisierten Parteien entschlüsselt und gelesen werden können.
Compliance und Archivierung: Richtlinien elektronischer Rechnungen
Die Archivierung elektronischer Rechnungen unterliegt strengen Vorgaben, um die Compliance mit gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen. Elektronische Rechnungen und Papierrechnungen müssen gleichermaßen für zehn Jahre aufbewahrt werden.
Wichtig ist, dass elektronische Rechnungen in ihrem ursprünglichen Format archiviert und über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg sowohl lesbar als auch maschinell auswertbar bleiben. Eine Umwandlung in ein internes Format erfordert, dass beide Versionen miteinander verknüpft und gemeinsam aufbewahrt werden.
Für die Archivierung ist zwingend ein elektronisches Medium zu verwenden. Der Ausdruck und die Aufbewahrung in Papierform genügen den gesetzlichen Anforderungen nicht.
Best Practices zur Implementierung sicherer elektronischer Rechnungssysteme
Für Unternehmen, die ein sicheres und den Compliance-Vorgaben entsprechendes System für elektronische Rechnungen implementieren möchten, ist zunächst die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung entscheidend, die sowohl den aktuellen Sicherheitsstandards entspricht als auch die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllt.
Wichtig ist zudem die Schulung der Mitarbeiter, um ein Bewusstsein für Sicherheitsrisiken und Compliance-Vorgaben zu schaffen. Eine regelmäßige Überprüfung der Compliance und Sicherheitsmaßnahmen hilft, das System aktuell zu halten und potenzielle Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren.
Ein zentraler Aspekt ist die Gewährleistung der Endpoint Security. Organisatorische und technische Maßnahmen müssen ergriffen werden, um zu verhindern, dass Malware unbefugten Zugriff auf Endgeräte erhält und um zu garantieren, dass das Sicherheitsniveau der Systeme zu jeder Zeit aufrechterhalten wird.
Die Sicherheit und Compliance von elektronischen Rechnungssystemen sind für Unternehmen in der heutigen Zeit enorm wichtig. Eine proaktive Auseinandersetzung mit diesem Thema trägt nicht nur zur betrieblichen Effizienz bei, sondern erhöht auch die Sicherheit und das Vertrauen der Kunden.
Die Implementierung bewährter Verfahren und die kontinuierliche Bewertung der eigenen Systeme sind dabei die entscheidenden Faktoren, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.