Multifunktionsdrucker Zuhause: Darum lohnt sich die Anschaffung auch für das Homeoffice

Was ist ein Multifunktionsdrucker? Multifunktionsdrucker ist nur einer von vielen Namen: Multifunktionsgerät, All-in-one-Gerät, MuFuG, Mufu, Multifunktionsdrucker, MFD oder MFP sind weitere Bezeichnungen für ein Gerät, das die wichtigsten Funktionen in einem Büro übernehmen kann. Der zutreffendste Name scheint Multifunktionsgerät zu sein.

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Das Gerät ist ein typisches Kind des Digitalisierungszeitalters. Arbeiten, wie die Ein- und Ausgabe von Daten in Form von Texten und Bildern, die früher von Hand erledigt wurden, übernimmt heute, seit seinem Einzug in Büro und Privathaushalten ein Computer.

Auch preislich ist ein Multifunktionsdrucker auch für das Homeoffice interessant, immerhin gibt es entsprechende Geräte in einer Preisspanne zwischen 70 und 600 Euro, je nach Leistung, Ausstattung und Hersteller. Und gerade die günstigeren Geräte bieten auch für den Einsatz zuhause meist eine ausreichende Leistung.

Welche Funktionen kann ein Multifunktionsdrucker zuhause übernehmen?

Multifunktionsdrucker zuhause im Homeoffice
Bild von WangXuefei auf Pixabay

Im Wesentlichen sind es im Homeoffice dieselben Aufgaben, wie in einem normalen Büro. Dabei handelt es sich um die klassischen Aufgaben von üblicherweise vier Geräten. Darum lohnt sich die Anschaffung auch für das Homeoffice.

  1. der Daten-Ausgabe durch den Drucker,
  2. der Daten-Eingabe durch den Scanner als Ergänzung zur Tastatur,
  3. des Daten-Kopierens durch Scanner und Drucker,
  4. der Daten-Übermittlung (Text und Audio) durch ein Faxgerät. Eher selten anzutreffen ist die zusätzliche Übertragung von Audio-Daten (Sprache/Musik), wobei das Faxgerät zusätzlich noch die Aufgaben eines Telefons übernimmt.
  5. Gemeinsame funktionsübergreifende Datennutzung

Je nach Qualität der eingebauten Software, kann eine funktionsübergreifende Nutzung gespeicherter Daten, bei Netzwerkanschluss auch vom Arbeitsplatz aus, zu erheblicher Arbeitser­leichterung beitragen.

Datenausgabe durch Druckfunktion

Die beiden häufigsten Arten von Druckern unterscheiden sich durch die Art, wie Texte und Bilder farbig oder schwarz/weiß auf das Papier gelangen.

Tintendrucker gelten als besonders preisgünstig. Doch Vorsicht ist geboten, denn der Verbrauch von Tinte lässt sich wesentlich schlechter einschätzen als beispielsweise bei Tonern von Laserdruckern, weil Tinte bei seltenem Gebrauch eintrocknen kann und dann erst durch eine Art Spülung durch die Tinte selbst und durch das Gerät wiederbelebt werden kann.

Dabei wird ein nicht geringer Anteil von Tinte verbraucht. Das erhöht die Kosten pro Ausdruck erheblich, ist aber bei den Prospekt-Angaben so gut wie nie aufgeführt. Deshalb ist ein Laserdrucker bei nur sporadischer Benutzung meistens vorzuziehen.

Laserdrucker galten bis vor kurzem noch als sehr teuer. Nicht nur bei der Anschaffung, sondern auch beim Austausch von Tonerpatronen und der Lasertrommel, um die wichtigsten Teile zu nennen. Das hat sich aber deutlich gebessert. Auch die Einschränkung gegenüber Tintendruckern, dass Farbdrucke fast unbezahlbar sind, gilt heute nicht mehr so eindeutig.

Sowohl Farbdrucker selbst, all auch deren Ersatz- und Verbrauchsmaterialien haben eine gute Vergleichbarkeit mit Tintendruckern pro Ausdruck zur Folge, die nicht immer zugunsten von Tintendruckern ausgeht.

Allerdings sollten Laserdrucker wegen des Toner-Feinstaubs möglichst nicht in unmittelbarer Nähe zu Personen betrieben werden.

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Dateneingabe durch Scanner-Funktion

Vor gar nicht langer Zeit war ein Scanner noch eher ein Exot in einem Büro. Sofern dort nicht Spezialaufgaben zu erfüllen waren. Durch Multifunktionsdrucker hat sich das deutlich geändert, weil sie ein Teil dieses Gerätes sind und nicht extra angeschafft werden müssen.

Bekanntlich kommt der Appetit aber beim Essen, d. h. je häufiger der Scanner im Einsatz ist, desto weniger verzichtbar wird er. Ob als Teil der Kopier- oder Fax-Funktion oder um kurz mal ein Bild- oder einen Zeitungsausschnitt per Fax oder Mail zu versenden.

Daten Kopieren durch Scanner/Drucker-Funktion

Ein Multifunktionsdrucker kann ohne Computeranschluss, wie ein Kopierer, eigenständig Kopien anfertigen und diese oft, im Gegensatz zu den meisten einfachen Normal-Kopieren, abspeichern, mit oder ohne Zugriff auf diese Daten vom Arbeitsplatz aus. Das bedeutet eine erhebliche Arbeitsvereinfachung.

Datenübermittlung durch Fax-Funktion

Auch wenn heute Faxe immer häufiger durch Mails ersetzt werden, sind Faxe, zumindest im Geschäftsverkehr, in manchen Fällen immer noch unverzichtbar, weil diese, im Gegensatz zu Mails als rechtssicher gelten, was im Streitfall vor Gericht entscheidende Bedeutung haben kann. Denn bei einem Fax lässt sich, zusätzlich zur Nachricht selbst, ein Sendeprotokoll als Versandnachweis mit Datum und Uhrzeit erstellen.

Auch wenn heute fast alle digitalen Vorgänge grundsätzlich nicht sicher vor Fälschung sind, wäre der Aufwand für einen Fälscher und damit die Gefahr der Aufdeckung jedenfalls beim Fälschen einer Fax-Nachricht erheblich größer als beim Fälschen einer Mail-Nachricht.

Gemeinsame funktionsübergreifende Datennutzung

Es lohnt sich oft, vor der Anschaffung eines Multifunktionsdruckers, sich in die Gerätebeschreibung zu vertiefen und genauer hinzusehen. Vielleicht sogar durch das vorherige Herunterladen einer genauen Gebrauchsanleitung. Diese enthält umfasst oft viele Seiten und enthält wesentlich mehr Details als das etwas oberflächliche Verkaufsprospekt, die für oder gegen den Kauf dieses in Aussicht genommenen Gerätes sprechen können.

Dazu gehört besonders ein funktionsübergreifender Zugriff auf im Gerät abgespeicherte Daten, bei Netzwerkanschluss auch vom Arbeitsplatz aus, die bei gut gemachter Software, die Arbeiten mit dem Gerät erheblich erleichtern können.

Vorteile und Nachteile von Multifunktionsgeräten gegenüber Einzelgeräten

moderner Multifunktionsdrucker von Epson
Foto von FilterGrade auf Unsplash

Vorteile

  • Selbstständiges Erledigen von Arbeiten (Kopieren, Faxen, Scannen) ohne Computer
  • Platzbedarf wesentlich geringer
  • Zentraler Aufstellungsort für mehrere Personen
  • Preisgünstige Anschaffung
  • Bedienung einfacher und einheitlicher
  • Einbindung in ein vorhandenes Netzwerk als Standard vorhanden
  • Dadurch Bedienung vom Arbeitsplatz aus möglich
  • Gemeinsamer Stromanschluss und bessere Verbrauchsübersicht
  • geringerer Energieverbrauch

Nachteile

  • Bei Gerätemitnahme durch Kundendienst zur Werkstatt-Reparatur entfallen alle Funktionen gleichzeitig
  • Qualität und Leistungsumfang von Einzelgeräten ist häufig besser
  • Kompakte Bauweise bewirkt höheres Gewicht als bei sonstigen Bürogeräten
  • Betriebsstörungen einzelner Funktionen, z. B. Drucken, können andere Funktionen beeinträchtigen

Zukunftsaussichten

Viele der oben beschriebenen Aufgaben können heute durch andere Techniken und Zusatzfunktionen von anderen, bereits in Büro und Haushalt vorhandenen Geräten übernommen werden. Die Notwendigkeit, dafür extra ein Gerät, beispielsweise ein Multifunktionsdrucker anzuschaffen, nimmt deshalb eher ab.

Der aktuell niedrige Preis, bedingt durch die bisherige große Nachfrage und der damit verbundenen hohen Stückzahlen, könnte bei einem Rückgang der Nachfrage infolge der Verwendung alternativer Methoden für die Hersteller unrentabel werden. Ebenso das Vorhalten von Ersatzteilen.

Da es sich beim Multifunktionsdrucker um Hardware handelt, die deutlich reparaturanfälliger und wartungsintensiver ist als Software-Funktionen, ist die Frage berechtigt, wie lange sich diese Geräte noch zu diesen günstigen Preisen auf dem Markt halten werden können.

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